Campione di regolamentazione dell'interazione tra dipartimenti, esempi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Ogni impresa ha documenti locali che regolano le sue attività. Una delle più significative è la regolamentazione dell'interazione tra i reparti (di seguito verrà descritto un esempio di documento). Per il capo dell'organizzazione, è uno strumento di gestione efficace. Consideriamo in dettaglio un esempio di regolamento di interazione tra i reparti.

Requisiti

Quale dovrebbe essere il regolamento? L'interazione tra i dipartimenti di contabilità e servizio economico, funzionari del personale e unità di regolamento e pianificazione, altre unità strutturali dell'impresa è inevitabile nel processo di attività. Allo stesso tempo, il contatto dei dipendenti dovrebbe garantire l'attuazione dei compiti stabiliti nel più breve tempo possibile. Un campione della regolamentazione dell'interazione tra i dipartimenti, in primo luogo, dovrebbe essere disponibile per gli esecutori. Se la persona responsabile del suo sviluppo annota tutte le disposizioni, ma i subordinati non riescono a capire nulla, non ci sarà alcun significato nel documento. A questo proposito, formando un regolamento campioneinterazioni tra i dipartimenti, dovrebbero essere presi in considerazione tre principi chiave:

1. Il documento viene compilato in base al modello di processo aziendale. La qualità dei regolamenti dipenderà direttamente dalla completezza dello schema.
2. La struttura del documento è determinata dal modello di processo. Tutti i punti dello schema devono essere presenti nel regolamento.
3. La presentazione delle informazioni avviene in un linguaggio ufficiale e asciutto. Si consiglia di utilizzare frasi brevi e semplici nel testo del documento. Le disposizioni dovrebbero essere formulate in modo inequivocabile. Tutte le abbreviazioni e i termini devono essere precisati.

Goal

Un esempio di regolamentazione dell'interazione tra i dipartimenti fornisce:

1. Stabilire e mantenere l'ordine nella predisposizione della documentazione, efficace contatto tra le unità strutturali.
2. Prevenzione delle situazioni di conflitto nella squadra. Se gli schemi di interazione per il lavoro sono determinati in anticipo, la quota di partecipazione dell'uno o dell' altro dipendente ai processi, non sorgeranno controversie.
3. Entrata rapida nella squadra dei nuovi arrivati. Il regolamento aiuta a comprendere la struttura delle interazioni, indica quali documenti verranno utilizzati dal dipendente, quali servizi contatterà.
4. Controllo disciplinare.
5. Trasferimento più rapido dei casi a un altro dipendente (in caso di partenza o in vacanza).
6. Prevenzione della perdita di risorse finanziarie, umane e temporali.

Struttura

Qual è la regolamentazione dell'interazione tradipartimenti si possono ritenere correttamente redatti? In genere, un documento include le seguenti sezioni:

1. Disposizioni generali.
2. Definizioni, termini e abbreviazioni.
3. Descrizioni dei processi.
4. Responsabilità.
5. Controllo.

Atti legislativi, GOST e altri documenti possono fungere da fonti di definizione. Questi ultimi, in particolare, comprendono Ordini di ministeri, dipartimenti, decreti governativi. Allo stesso tempo, dovrebbero essere inseriti nei regolamenti per l'interazione tra i servizi i riferimenti ai documenti normativi, le cui disposizioni sono state utilizzate. Il campione per le strutture sanitarie, in particolare, contiene indicazioni degli Ordini del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale, del Ministero della Salute della regione.

Applicazione

Di solito contiene un modello grafico del processo aziendale. È rappresentato come un diagramma composto da più blocchi. L'immagine grafica può essere creata utilizzando prodotti software per PC. I regimi riflettono una procedura specifica per l'attuazione di determinati compiti. La visualizzazione è più conveniente del testo. Il diagramma mostra chiaramente l'inizio del processo e ogni fase, la relazione tra loro e il risultato finale. Questo modello è spesso utilizzato dagli sviluppatori dei regolamenti per l'interazione tra i dipartimenti dell'azienda secondo 223-FZ. Lo schema evidenzia parametri chiave come output e input, partecipanti e clienti. Se un principiante conosce un tale modello, capirà immediatamente le specifiche del processo e sarà pronto per implementare un compito specifico.

Istruzioni

Nella prima fase, è necessario determinare l'oggetto del documento e le persone responsabili, ovvero chiredige e quali regolamenti. L'interazione tra i reparti contabili, in particolare, avviene secondo uno schema chiaro, sancito dalla normativa. In questa unità strutturale c'è sempre la persona più importante responsabile del rispetto degli obblighi di rendicontazione. Può diventare il preposto alla redazione dei regolamenti per l'interazione tra i dipartimenti. Un documento di esempio dovrebbe essere discusso da tutti i dipendenti. Per questo, viene organizzata un'assemblea generale. Se il documento regola un processo in cui si scontrano gli interessi di più di due dipartimenti, allora è importante coinvolgere nella discussione i dipendenti chiave. La persona responsabile dello sviluppo dovrebbe spiegare ai colleghi l'importanza di implementare le regole.

Descrizione dei processi

Il suo volume dipenderà dalla complessità dell'interazione. Se il processo è semplice e il dipendente responsabile comprende bene tutte le fasi dell'implementazione, allora lui stesso può elaborare uno schema di lavoro con altre unità strutturali. Dopodiché, dovrebbe discutere il documento con il resto dei partecipanti. Se il processo aziendale è complesso, ogni dipendente sviluppa la propria parte del modello. Dopodiché, tutti i progetti vengono compilati e discussi. Nel corso della familiarizzazione con il documento di base, tutti i dipendenti interessati possono proporre alcune correzioni e integrazioni. Successivamente, le regole di interazione tra i dipartimenti dell'azienda vengono trasferite al capo.

Dichiarazione

Può essere fatto direttamente. In questo caso, la testa stessa firma le regole di interazione tradipartimenti della società. Un documento campione può essere approvato anche indirettamente. In questo caso, il leader emette un ordine. I dati di registrazione dell'atto amministrativo sono inseriti nel timbro di approvazione.

Le specifiche del lavoro della persona responsabile

In alcune organizzazioni, la posizione di responsabile della qualità è prevista nello stato. In pratica sono state sviluppate alcune fasi di preparazione dei documenti. Devono essere osservati dal responsabile che redige le regole di interazione tra i reparti. Esempio di passaggi di base:

1. Definisci processi.
2. Costruire un grafico.
3. Descrizione dettagliata.
4. Composizione del testo.

Lo specialista responsabile studia il programma dei dipendenti nei diversi reparti. Ciò è necessario per compilare una descrizione delle situazioni standard contenute nella normativa per l'interazione tra i servizi. Esempio: "La stazione di servizio viene ispezionata utilizzando mezzi tecnici come… Al termine dell'ispezione viene generato un rapporto."

Definire l'obiettivo finale

Il responsabile della redazione dei regolamenti deve avere un'idea di tutti i processi, conoscere i doveri dei dipendenti, avere le qualifiche e il livello di professionalità adeguati. Lo scopo del documento dovrebbe essere chiaro ai dipendenti. In caso contrario, l'attuazione dei regolamenti costituirà un onere aggiuntivo per i dipendenti.

Ottimizzazione e design

Lo studio completo dei processi che si svolgono nell'impresa, consente di identificarepunti deboli. L'analisi di situazioni, risultati, operazioni permette di ottimizzare le attività. Questo, a sua volta, ci consente di creare diversi scenari per un ulteriore sviluppo. Quindi, l'impresa può lasciare tutto com'è, creare un nuovo modello di lavoro o correggere quello vecchio.

Sfumature

È importante che ogni dipendente capisca chiaramente cosa deve fare e come i risultati raggiunti influiranno sui suoi guadagni. Ecco perché è necessario discutere il regolamento prima della sua approvazione. Il ruolo chiave nella redazione del documento è assegnato, ovviamente, al capo del gruppo di lavoro (progetto). Il compito di questo specialista è quello di sollevare questioni critiche. Deve essere in grado di presentare un modello di processo chiaro. Ogni partecipante vede l'immagine con i propri occhi. Ci deve essere una comprensione comune. Ogni partecipante deve spiegare la responsabilità nella creazione del regolamento. Nella maggior parte dei casi, i team sono scettici sull'attuazione di tale documento. A seconda della complessità del processo, l'introduzione dei regolamenti richiede 4-12 mesi.

Caratteristiche di introduzione

Per introdurre un nuovo regolamento, devi:

1. Riconosci i documenti precedenti come non validi.
2. Introdurre nuovi atti locali per attivare il regolamento.
3. Sviluppare i documenti necessari per applicare le regole approvate.
4. Perfeziona o implementa nuovi moduli di infobase automatizzate.
5. Crea moduli di documenti non standardizzati.
6. Cambia o integra il personaleprogramma.
7. Trova candidati per nuove posizioni, nomina o trasferisci lavoratori.
8. Insegna agli artisti le nuove regole.
9. Condurre contatti con i dipendenti.
10. Esegui un'implementazione di prova del regolamento.
11. Correggi il testo in base ai risultati dell'esecuzione sperimentale.
12. Mettere in atto la versione finale del documento.
13. Definire le procedure per il controllo di qualità del regolamento.

Dopo che le misure per l'attuazione del documento sono state determinate, il manager emette un ordine. Si precisa che, a causa della durata degli eventi, la data di approvazione e l'entrata in vigore diretta del regolamento differiranno. Consideriamo ulteriormente i principali errori che i dipendenti commettono durante la compilazione di un documento.

Incoerenza con la pratica

È importante affidare la creazione dei regolamenti a un dipendente direttamente correlato alle attività lavorative dell'impresa. Supponiamo che l'organizzazione sia diventata molto grande. La leadership può permettersi di formare un servizio speciale, i cui compiti includeranno la risoluzione di problemi di sviluppo. Di conseguenza, il dipartimento stabilirà il compito di descrivere tutti i processi dell'impresa. Ma lo scopo di questo evento non è importante per loro. Se i regolamenti sono fatti da persone che non sono coinvolte in attività reali, il dipendente che lo gestisce non eseguirà lo schema. Di conseguenza, il documento non ha senso per funzionare.

Mancanza di flessibilità

Molte persone responsabili si sforzano di ottenere il massimodettaglio. Questa situazione è causata dall'ignoranza delle differenze tra l'elaborazione dei regolamenti e la descrizione dei processi produttivi reali. Se il compito è automatizzare le operazioni, i loro dettagli hanno lo scopo di aiutare i dipendenti. La necessità di regolamentazioni sorge quando molte persone sono coinvolte nella produzione. Le loro azioni sono spesso duplicate, ma ognuno interpreta questa o quell'operazione a modo suo. Il regolamento mira a risolvere le controversie. Va tenuto presente che i dipendenti dell'organizzazione devono avere una certa libertà di azione, consentendo loro di prendere una o l' altra decisione a seconda della situazione. Ad esempio, è possibile rispondere a un cliente immediatamente anziché dopo un po' di tempo.

Grande volume e complessità del testo

I regolamenti composti da 5-7 pagine sono considerati ottimali. Allo stesso tempo, il suo contenuto dovrebbe essere capiente, ma breve. Non è consigliabile utilizzare frasi complesse in più parti. Il testo deve essere comprensibile. Inoltre, dovresti prestare attenzione ai termini. Non sostituire i concetti con i sinonimi, utilizzare le abbreviazioni senza decodificare.

Interazione tra sicurezza delle informazioni e dipartimenti IT

Attualmente, in molte aziende, i contatti di questi servizi sono molto difficili. Le difficoltà sono associate a conflitti interni dei dipartimenti IT e di sicurezza delle informazioni. Esistono diverse opzioni per garantire la loro effettiva cooperazione. La prima e più semplice è la presenza di dipendenti (uno o più) specializzati nella sicurezza delle informazioni all'interno del servizio informatico. Regole di interazione tra i dipartimenti IT eIB in questo caso riflette approcci tipici alla cooperazione. L'organizzazione del lavoro è svolta sulla base dello stereotipo prevalente secondo cui la sicurezza delle informazioni fa parte della fornitura di tecnologia dell'informazione. Se non ci sono conflitti tra questi servizi all'interno dell'azienda, il manager potrebbe pensare di organizzare il servizio di sicurezza delle informazioni come una struttura separata del reparto IT. Di conseguenza, sarà necessario destinare più risorse, anche finanziarie, per garantire tali attività.

Campione tipico

Le Disposizioni Generali specificano:

1. Lo scopo del documento. Di norma, c'è una frase del genere: "Il presente regolamento determina la procedura …".
2. Ambito di applicazione. Il regolamento può applicarsi ai lavoratori o alle strutture.
3. Documenti normativi in base ai quali è stato sviluppato l'atto.
4. Regole per l'approvazione, l'adeguamento, la cancellazione dei regolamenti.

Nella sezione "Termini, abbreviazioni, definizioni" sono riportati i concetti utilizzati nel documento. Tutte le abbreviazioni devono essere scritte. I termini devono essere indicati in ordine alfabetico. Ogni concetto è indicato su una nuova riga in unità. h. La definizione del termine è data senza la parola "questo", tramite un trattino. Nella sezione "Descrizione del processo" viene fornita una descrizione dettagliata. Si consiglia di introdurre i sottoparagrafi. Ciascuno di essi corrisponderà a una fase specifica. Nella stessa sezione sono indicati i dipendenti coinvolti nello svolgimento di determinate operazioni. Non vengono descritte solo le azioni, ma anche il loro risultato.

Responsabilità e controllo

Il regolamento dovrebbe contenere l'indicazione della possibilità di applicare sanzioni a chi non si attiene alle disposizioni. La responsabilità è consentita dalla legge. Può essere penale, amministrativa o disciplinare. È obbligatorio indicare il nome completo e la posizione del dipendente che vigila sull'attuazione della normativa.