La principale funzione di controllo nella gestione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Ogni leader svolge le funzioni di base della gestione: pianificazione, organizzazione, motivazione, controllo. I quattro elementi della funzione di controllo: definizione di indicatori e metodi per misurare i risultati, misurare i risultati, determinare se i risultati sono sulla buona strada e azioni correttive.

Tutte le funzioni di gestione: pianificazione, organizzazione, motivazione, controllo sono strettamente interconnesse. Sono ugualmente importanti per una gestione efficace. Non possono essere divisi in maggiori e minori. Allo stesso tempo, le funzioni di gestione: organizzazione, motivazione e controllo si basano su una pianificazione ponderata ed efficace.

• La pianificazione è la funzione primaria e fondamentale. Sulla base degli obiettivi strategici, viene costruito un piano per raggiungerli, prevedendo l'allocazione di determinate risorse e collegando tale allocazione nel tempo. La pianificazione documenta l'allocazione delle risorse e unisce gli sforzi dei singoli reparti e dipendenti per raggiungere un obiettivo comune. Per questo, viene eseguitoscomposizione di obiettivi comuni in obiettivi personali. È fondamentale prevedere la pianificazione e il controllo dell'organizzazione. Le funzioni di gestione, oltre alla definizione degli obiettivi, prevedono anche la compilazione di un elenco di lavori che devono essere eseguiti in una determinata sequenza per raggiungere l'obiettivo. Allo stesso tempo, ogni opera è legata all'ora del suo inizio e della sua fine, alle risorse ad essa assegnate e alle opere successive (o precedenti) nel tempo.
• L'organizzazione, in funzione della gestione, consiste nel creare una struttura che consenta ai singoli elementi del sistema di lavorare insieme secondo determinate regole e di spendere razionalmente le risorse stanziate per il raggiungimento degli obiettivi. La struttura organizzativa è descritta da una serie di regole formalizzate: regolamenti, regolamenti, istruzioni.
• La motivazione, in funzione del management, è incoraggiare i dipendenti a tutti i livelli a lavorare insieme in modo efficace per raggiungere i propri obiettivi. Questa è la funzione di governance più umanistica e meno formalizzata.
• Il controllo, in quanto funzione, il processo di gestione consiste nella contabilizzazione quantitativa e qualitativa dei risultati del lavoro, questo è un processo che garantisce che l'organizzazione raggiunga i propri obiettivi

Assegnazione del controllo

Il controllo è la funzione principale della gestione. È per:

• Ridurre l'incertezza del processo produttivo e del processo di gestione.
• Previsione e prevenzione dei guasti.
• Supporta un'azione riuscita.

Il controllo è impensabile senza misurazione. Per capire cosail lavoro procede secondo i piani, è necessario confrontare gli indicatori quantitativi raggiunti al momento del controllo con alcuni pianificati precedentemente noti.

Il controllo di processo è un sistema che consente di pianificare, misurare, identificare deviazioni e correggere qualsiasi attività commerciale, come produzione, confezionamento, consegna al consumatore e altro ancora.

La funzione di controllo nella gestione è una parte essenziale del processo di gestione.

In assenza di una funzione di controllo, qualsiasi controllo perde il suo significato. Non saprai se ciò che era stato pianificato è stato fatto e, in generale, se è stato fatto qualcosa.

Senza la funzione di controllo è anche impossibile gestire il personale.

Il processo di gestione è un processo funzionale al controllo dell'organizzazione, dovrebbe crescere dagli obiettivi e dai piani strategici dell'organizzazione

Quattro elementi della funzione di controllo

Ci sono quattro passaggi principali nella funzione di controllo di gestione:

1. Definisci gli indicatori e come misurare i risultati.
2. Misura i risultati.
3. Determina se i risultati sono quelli pianificati.
4. Applica un'azione correttiva.

"Controllo" significa un elenco tenuto in duplice copia (francese contrôle, da contrarôle -, dal latino contra - contro e rotulus - scorrere).

Impostazione di obiettivi e metodi per misurare i risultati

È necessario formare una serie di indicatori importanti per il processo controllato e determinare i valori pianificati per ciascuno in determinati momenti. Quando in questo momento l'effettivoDi conseguenza, i manager ricevono segnali su come stanno andando le cose e quindi non hanno bisogno di controllare ogni fase dell'attuazione dei piani.

Gli indicatori dovrebbero essere chiaramente articolati, misurabili e materiali da monitorare. In uno stabilimento di produzione, le metriche potrebbero includere vendite e produzione, efficienza del lavoro, prestazioni di sicurezza e altro ancora.

Nella fornitura del servizio, invece, le metriche dovrebbero includere, ad esempio, il numero di clienti che devono fare la fila in banca o il numero di nuovi clienti portati a seguito di una campagna pubblicitaria aggiornata.

Anche i punti di misurazione sulla timeline non dovrebbero essere scelti casualmente, ma dovrebbero essere associati a periodi di importanza critica, dal punto di vista di un processo controllato, o all'inizio/fine di fasi importanti del processo. Potrebbe essere

• Inizio o fine del periodo di pianificazione - turno, giorno, settimana o mese.
• Inizio o fine di una fase importante: completamento della pre-produzione, inizio dell'assemblaggio finale del prodotto, spedizione del prodotto al cliente.
• Un rilascio di un nuovo prodotto o il raggiungimento dei volumi di servizio pianificati.

Le funzioni di pianificazione e controllo nella gestione sono strettamente interconnesse e non hanno senso l'una senza l' altra. Nessun piano controllato si trasforma in un pezzo di carta vuoto. Sono correlate anche le funzioni di gestione della motivazione e del controllo.

Risultati della misurazione

Misurare i risultati nei punti di controllo e confrontarli con quelli pianificatigli indicatori dovrebbero essere eseguiti in modo proattivo in modo che le deviazioni possano essere rilevate il prima possibile o addirittura previste prima che si verifichino, evitando o riducendo al minimo le azioni correttive.

Se i checkpoint sono adeguatamente pianificati e sono disponibili strumenti per determinare esattamente cosa stanno facendo i subordinati, valutare le prestazioni attuali e previste sarà semplice e accurato.

Tuttavia, ci sono molte attività in cui è difficile determinare i punti di controllo esatti, ci sono anche molte attività difficili da misurare.

È abbastanza semplice, ad esempio, stabilire un tempo standard per la produzione di prodotti di massa ed è altrettanto facile misurare i valori effettivi per questi indicatori

La situazione è più complicata con tipologie di lavoro lontane dalla tecnologia. Ad esempio, non è facile monitorare il lavoro di un responsabile delle relazioni industriali, perché non è facile sviluppare una scorecard chiara.

Il capo di questo tipo di manager si affida spesso a vaghi indicatori come le relazioni sindacali, l'entusiasmo e la le altà dei subordinati, il turnover dei dipendenti e/o le controversie di lavoro. In questi casi, anche i risultati della misurazione del subordinato da parte del manager sono vaghi.

Conformità dei risultati con il piano

Questo è un passaggio semplice ma molto importante nel processo di controllo. Implica il confronto dei risultati misurati con obiettivi predeterminati. In questa fase, una tecnica di confronto pre-sviluppata è estremamente importante. In ciòIl documento dovrebbe definire chiaramente cosa viene misurato in modo specifico, in quale momento ea quali condizioni. Segui rigorosamente questa tecnica, altrimenti i risultati della misurazione e del confronto con il piano saranno inaffidabili.

Se la performance è come previsto, la direzione potrebbe ritenere che tutto sia sotto controllo. In questo caso, non è necessario interferire con la gestione quotidiana dell'organizzazione.

Azione correttiva

Questa fase diventa la più importante nel caso in cui gli indicatori non raggiungano quelli pianificati e l'analisi mostri la necessità di azioni correttive. Tali azioni correttive possono includere modifiche a uno o più aspetti delle operazioni quotidiane dell'organizzazione.

Ad esempio, il responsabile di una filiale bancaria deve decidere che devono essere occupati più cassieri nella sala per soddisfare l'attesa massima di cinque minuti precedentemente impostata.

Oppure il responsabile del negozio decide di inviare gli straordinari operatori della macchina per rispettare i tempi di consegna dei prodotti.

Il monitoraggio aiuta anche a identificare gli obiettivi impostati in modo errato, nel qual caso l'azione correttiva sarà correggere gli obiettivi e non combattere per modificare i valori misurati attuali.

Tempestività dell'azione correttiva

Devi sempre sviluppare un modo costruttivo per portare gli indicatori ai valori pianificati, altrimenti dovrai renderti conto tardivamente che il fallimento è già avvenuto. Prima viene identificato un bug o un errore, più è probabile che venga risolto o recuperato. E meno tempo, risorse materiali e di manodopera saranno spese per la sua correzione.

Le deviazioni scoperte in un secondo momento possono essere completamente impossibili da correggere. In questo caso, l'organizzazione subisce significative perdite finanziarie e reputazionali, fino alla cessazione della sua attività.

Le cattive notizie di oggi sono migliori delle stesse notizie di domani.

D. S. Chadwick

Relazione delle funzioni di controllo

Funzioni di gestione: motivazione e controllo sono strettamente correlati tra loro. Per costruire un sistema di motivazione efficace per un subordinato, un manager ha bisogno di accedere a risultati di controllo accurati e tempestivi.

Il controllo può essere effettuato per la conformità:

• indicatori pianificati;
• standard di qualità;
• politiche aziendali;
• requisiti per la sicurezza e la protezione del lavoro;
• requisiti per il controllo di organizzazioni statali o pubbliche.

Il controllo può anche essere periodico e una tantum, programmato e di emergenza, privato e come parte di un audit generale dell'organizzazione.

Conclusione

La funzione principale del controllo nella gestione è garantire l'attuazione del piano e quindi raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. Funzionalità aggiuntive: supporto per l'organizzazione, la motivazione e l'interazione con loro. La funzione di controllo nella gestione è la più importante. Il punto di controllo non lo èal fine di cogliere l'unità oi dipendenti nell'inadempimento del piano e punirli. Il punto è rilevare tempestivamente le deviazioni dal piano. Quindi c'è la possibilità di avere il tempo di intraprendere azioni correttive. Un'organizzazione ponderata dei processi di controllo è la chiave per l'esecuzione accurata e tempestiva dei piani e il raggiungimento degli obiettivi.