2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
Ogni organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni, nello svolgimento di attività di quasi ogni tipo, si trova di fronte alla necessità di utilizzare denaro contante. E se, di norma, i pagamenti non in contanti vengono utilizzati per pagare i materiali necessari o i servizi ordinati, il pagamento per il viaggio e alcune altre spese avviene con l'aiuto di contanti. Per fare ciò, nell'impresa viene creata una cassa e la contabilità delle transazioni in contanti deve essere conservata in conformità con atti legislativi e documenti normativi.
L'organizzazione del controllo sul contante è svolta dall'ufficio contabilità, mentre i suoi sforzi sono volti a rafforzare la disciplina dei pagamenti, nonché a garantire il corretto utilizzo e distribuzione delle risorse finanziarie. A sua volta, la contabilizzazione delle transazioni in contanti implica la documentazione corretta, completa e tempestiva, nonché la legalità delle transazioni in contanti.
La contabilità analitica e più approfondita delle transazioni in contanti e dei documenti monetari include il mantenimento dei conti pertinenti. Ad esempio, su un determinato conto numero 50 (nel piano dei conti è chiamato "Cassa"), si riflettono il saldo, la ricezione e l'emissione di tutti i documenti in contanti e monetari relativi all'intera cassa generale dell'impresa. Se necessario, viene aperto un conto secondario con il numero 50-1, chiamato "Cassa dell'organizzazione", e deve essere aperto un conto separato per ciascuna valuta.
Il conto 50-2 (nome - "Cassa operativa") è necessario se l'organizzazione effettua il movimento di fondi presso le casse di sedi operative, uffici merci e punti di sosta.
Il sottoconto numero 50-3, chiamato "Documenti di denaro", riflette francobolli, biglietti aerei interamente pagati, cambiali e francobolli statali nel registratore di cassa per l'importo dei costi reali (effettivi) sostenuti in la loro acquisizione. L'analisi in questo caso implica la contabilizzazione dei documenti monetari per tipo.
La contabilità per le transazioni in contanti presso un'impresa è impossibile da immaginare senza l'esecuzione dei documenti pertinenti. Il loro elenco include ordini in entrata (KO-1) e, di conseguenza, in uscita (KO-2), un giornale di registrazione per riflettere (registrazione) di tutti i tipi di documenti di cassa in entrata e in uscita (modulo KO-3), nonché un libro di cassa del modulo approvato KO-4.
Tutte le organizzazioni operative di solito ricevono il denaro di cui hanno bisogno dalle loroconti di regolamento. Ciò richiede un altro documento del modulo stabilito: un assegno in contanti. La banca di servizio emette tali assegni alle organizzazioni sotto forma di libri contenenti 25 o 50 assegni.
I warrant in contanti hanno una propria procedura di riempimento, regolata dai relativi documenti normativi. Inoltre, tali documenti possono essere redatti sia manualmente che utilizzando un computer.
Il libro cassa è una specie di registro. In esso, la contabilità delle transazioni in contanti viene effettuata in ordine cronologico e la correttezza della condotta è controllata dal capo contabile. Un'organizzazione può avere solo uno di questi libri, e deve essere chiaramente numerato, accuratamente allacciato e sigillato a colpo sicuro. Cancellazioni e correzioni nei documenti che supportano il processo contabile sono inaccettabili. In casi eccezionali, le correzioni apportate devono essere certificate dalle firme del cassiere e, naturalmente, del capo contabile.
I seguenti dipendenti dell'impresa possono elaborare documenti di cassa: capo contabile, impiegato contabile o qualsiasi altra persona determinata dal capo in accordo con il capo contabile, che dovrebbe riflettersi nel relativo documento amministrativo. Nei casi in cui per qualche motivo (una piccola azienda) non esiste un ufficio contabile e nemmeno un capo contabile, i documenti di cassa vengono elaborati dal capo stesso. La base per la preparazione dei documenti di cassa sono varie carte: dichiarazioni di pagamento e regolamento, assegni, domande, fatture.
Per il normale funzionamento dell'impresa, un chiaro controllo di tutte le aree di attività è un prerequisito. Ecco perché la contabilità delle transazioni in contanti richiede un'attenzione e una sistematizzazione speciali. A sua volta, la corretta documentazione e la garanzia della sicurezza dei fondi e dei documenti monetari garantisce la soddisfazione di tutte le esigenze urgenti dell'impresa relative al contante.
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