Compiti e scopo del viaggio: esempi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Sai come indicare correttamente lo scopo del viaggio di lavoro? Un esempio può, ovviamente, essere facilmente trovato su tutti i tipi di forum professionali per contabili o specialisti delle risorse umane. Ma copiare l'esperienza di qualcun altro non è sempre giustificato.

Non esiste un elenco di viaggi d'affari nei regolamenti. Tuttavia, il motivo per cui un dipendente viaggia dovrebbe essere indicato in modo tale che le spese di viaggio e giornaliere possano essere contabilizzate per ridurre il reddito imponibile.

Per questo, è importante considerare un certo numero di punti.

Quali?

I contabili praticanti forniscono facilmente vari esempi di scopi di viaggio e indicano quanto segue:

1. Il viaggio di lavoro di un dipendente deve chiaramente essere nel migliore interesse dell'azienda. Lo scopo del viaggio di lavoro è formulato in modo tale che sia chiaro: il "viaggio" è vantaggioso per l'azienda, contribuisce direttamente o indirettamente al profitto dell'azienda, aumentando il volume delle attività e migliorando la qualità delle merci e Servizi. lavoratorel'organizzazione non può essere inviata in viaggio d'affari, ponendogli davanti il compito di "riposo", "recuperare le forze" o "riprendersi". Le ferie sono previste per questo - annuali o per motivi di salute.
2. Lo scopo del viaggio non deve contraddire la descrizione del lavoro del dipendente. Quindi, un contabile non può essere inviato in viaggio d'affari per negoziare con i clienti. E il direttore commerciale dell'azienda non può essere inviato in un' altra città a scopo di "trasporto di dipendenti".
3. Il motivo per fare un viaggio d'affari dovrebbe essere coerente con la durata del "viaggio" e il suo percorso. Se lo scopo del viaggio è, ad esempio, la partecipazione a una mostra, un dipendente dell'organizzazione è obbligato a "muoversi" nella direzione opposta entro un giorno dalla fine della manifestazione.
4. Estremamente attento a giustificare i viaggi di lavoro nei fine settimana. Se un dipendente dell'azienda si reca in un' altra città, ad esempio, per negoziare lunedì e il tempo di viaggio è di un giorno, puoi partire non prima del sabato sera. In caso contrario, il costo dei biglietti o del carburante non può essere imputato a spese.
5. È meglio evitare un linguaggio generico. È importante indicare perché esattamente un dipendente dell'organizzazione viene inviato a lavorare al di fuori del luogo di servizio permanente. In caso contrario, i controllori potrebbero avere dubbi sulla legalità dell'attribuzione delle spese di viaggio alla contabilità fiscale.
6. Lo scopo del viaggio dovrebbe essere formulato in modo tale che sia possibile trarre una conclusione inequivocabile sul fatto che il compito assegnato sia stato completato o meno. Dopo il viaggio, il dipendente sarà tenuto a presentare una relazione sui risultati,allegare documenti attestanti il completamento dell'attività. A proposito, una situazione è possibile in cui lo scopo del viaggio non viene raggiunto. In questo caso, il datore di lavoro richiede al lavoratore di fornire una “nota esplicativa” indicando i motivi per cui non è stato possibile portare a termine l'attività lavorativa. Con questo documento, le spese di viaggio possono essere accettate per la contabilità fiscale.
7. Se lo scopo del viaggio è voluminoso, consiste in diversi compiti, è anche importante annotare compiti separati del viaggio, il completamento di ciascuno dei quali dovrà anche essere confermato.
8. Se il lavoro di uno specialista è un viaggio nella natura e il trasferimento in un' altra località è collegato allo svolgimento delle attività quotidiane, tale "viaggio", secondo il Codice del lavoro, non è riconosciuto come viaggio d'affari presso tutto.

Qualsiasi dipendente può essere inviato in trasferta?

Questo è importante quanto la domanda su come determinare lo scopo del viaggio. Gli esempi di casi in cui un datore di lavoro è stato multato per aver inviato un dipendente che non poteva essere inviato in viaggio in un' altra città non sono isolati.

Prima di inviare un dipendente in un' altra città o paese, è importante considerare che:

1. È severamente vietato "attrezzarsi su strada" donne in gravidanza e lavoratori minorenni (ad eccezione del personale impiegato nel campo della creatività).
2. Un dipendente inviato in viaggio di lavoro deve avere un rapporto di lavoro con il datore di lavoro. Al momento della partenza deve essere già stipulato un contratto di locazione, redattoin conformità con le leggi vigenti.
3. Ci sono categorie di cittadini che hanno il diritto di rifiutare viaggi di lavoro. Inviarli in un' altra città o paese per affari ufficiali è consentito solo con il loro consenso scritto.

Tali persone includono:

• Madri di bambini sotto i 3 anni.
• Genitori o tutori di persone disabili sotto i 18 anni.
• Cittadini che si prendono cura di familiari malati, secondo un referto medico.
• Madri e padri che allevano figli di età inferiore ai 5 anni senza coniugi.

I dipendenti che non appartengono a queste categorie sono soggetti a responsabilità disciplinare per il mancato rispetto dell'ordine di recarsi in viaggio d'affari. In alcuni casi, puoi persino licenziare un dipendente che si è rifiutato di recarsi in un' altra città per affari aziendali.

Quali documenti descrivono lo scopo del viaggio?

Fino al 2015, è stato emesso il viaggio di un dipendente:

1. Ordine.
2. Assegnazione del servizio.
3. ID viaggio.
4. Rapporto.

Attualmente, tutte le caratteristiche del "viaggio" sono indicate nell'ordine. Le forme unificate di "assegnazione del servizio", "certificato di viaggio" e "relazione" sono state cancellate.

A conferma del fatto del viaggio ed evasione dell'ordine ci sono: biglietti, lettere di vettura, assegni per carburanti e lubrificanti, relazioni, note esplicative, protocolli di trattativa, certificati di formazione, contratti conclusi, inventari.

Dalla composizione e dal contenuto di questi documenti dovrebbe essere chiaro chese lo scopo designato del viaggio è stato raggiunto.

Diamo un'occhiata a come vengono definite le attività di viaggio d'affari per le diverse categorie di dipendenti.

Direttore

Il lavoro delle prime persone nelle imprese è spesso associato al "viaggio".

Un viaggio di lavoro di un dirigente d'azienda, di norma, non viene emesso da un ordine, ma da un ordine contenente la frase: "Parto per un viaggio di lavoro con l'obiettivo di …".

Il capo dell'azienda può intraprendere un viaggio di lavoro, in particolare per conquistare nuovi mercati, cercare clienti, concludere contratti per la fornitura di prodotti. Quale sarebbe lo scopo del viaggio del regista in questo caso? Esempi:

• negoziare e concludere un contratto con Firma LLC;
• negoziare con i partecipanti alla conferenza "Products of the Future" a N-sk "_"_ 20_;
• dimostrazione di campioni del prodotto "Articolo-1" della società LLC "Large Customer";
• presentazione di merci per JSC Good Client.

La prima persona dell'azienda può anche recarsi in un' altra città o paese per incontrare i clienti esistenti dell'azienda. In questo caso, gli specialisti delle risorse umane hanno già capito come scrivere lo scopo del viaggio nel certificato di viaggio. Esempi:

• discussione dei termini del contratto per la fornitura di apparecchiature di produzione di Our Friend LLC;
• approvazione del piano di approvvigionamento per la seconda metà dell'anno _ con JSC Concern.

Direttori di società di tanto in tantovengono inviati in altre città o paesi per "aprire una nuova filiale dell'azienda". Tale formulazione del risultato desiderato è accettabile anche nei documenti. Tuttavia, in questo caso, vale la pena individuare sia le mete che gli obiettivi del viaggio. Esempio:

“Parto per N-sk per organizzare i lavori di una nuova unità strutturale.

Compiti:

• Ricerca nel mercato di riferimento.
• Test e assunzione di un dipendente per la posizione di direttore di filiale.
• Coordinamento con il responsabile del ramo dei piani di lavoro per _ anno.”

Inoltre, il capo di una piccola azienda, nonché uno specialista nel reparto acquisti, può recarsi in un' altra città o paese per acquistare nuove attrezzature, concludere contratti per la fornitura di materie prime, materiali, componenti e negoziare i termini di cooperazione con i fornitori. In questo caso, i documenti devono anche indicare correttamente lo scopo del viaggio del direttore. Esempi:

• negoziare con LLC "Partner" sull'acquisto di una partita di merce "Thing";
• conclusione di un accordo per l'acquisto di prodotti di Pomoshnik LLC;
• acquisizione attrezzatura "Macchina";
• studio di campioni del prodotto "Shtuka" da Producer LLC.

In quale altro modo si può formulare lo scopo del viaggio di lavoro della prima persona dell'azienda? Esempi:

• formazione del personale;
• partecipazione a una mostra, seminario, conferenza" (eventi di visita relativi alle attività finanziarie ed economiche dell'impresa);
• sviluppo professionale;
• padroneggiare le nuove tecnologie;
• controllo della qualità del lavorounità.

Responsabile vendite

Nei dipartimenti impegnati nella vendita di beni e servizi, lo scopo dei viaggi di lavoro, di regola, è prescritto in modo molto dettagliato. I dipendenti ricevono istruzioni dettagliate per iscritto, indicando quali attività devono essere completate e quali indicatori quantitativi vengono raggiunti.

In primo luogo, viene fissato l'obiettivo principale del viaggio di lavoro del responsabile delle vendite. Esempi:

• Volumi di vendita in aumento nella regione;
• ricerca di mercato;
• negoziare con potenziali clienti.

Il "grande" incarico di lavoro si articola in fasi, al termine di ciascuna delle quali il dipendente redige una relazione scritta. Al responsabile vendite vengono spesso assegnati i seguenti "obiettivi secondari":

• effettuare visite ai clienti esistenti in base al programma delle visite;
• visitare potenziali clienti in base al programma della riunione;
• raccogliere informazioni su un nuovo mercato per il reparto marketing;
• visita i punti vendita della concorrenza, conduci un'analisi comparativa.

Ingegneri, personale di produzione

I viaggi di lavoro di queste categorie di dipendenti sono a lungo termine, poiché di solito sono associati al funzionamento efficiente di macchine, linee automatiche e robot.

Per ingegneri e lavoratori, è anche molto importante formulare correttamente lo scopo del viaggio nel certificato di viaggio. Esempi:

• installazione, adeguamento delle apparecchiature;
• formare i dipendenti responsabili a lavorare con la linea di produzione;
• verificare, testare il funzionamento delle macchine;
• riparazione in garanzia, servizio di manutenzione dei dispositivi forniti ai sensi del contratto n. _ datato "_" _;
• lavori di manutenzione, manutenzione delle apparecchiature.

Molti ingegneri vanno in viaggio d'affari per comunicare con i colleghi e acquisire nuove conoscenze pratiche. Questo è uno scopo molto comune di un viaggio d'affari. Esempio:

scambio di esperienze con gli sviluppatori di dispositivi "Potenti"

Contabile

I capi contabili si recano in altre città per verificare la qualità del lavoro di specialisti contabili, formare dipendenti, raccogliere informazioni e riassumere le attività finanziarie ed economiche dell'azienda.

Un comune commercialista può intraprendere un viaggio per migliorare le proprie competenze, scambiare esperienze con i colleghi, partecipare a una riunione.

Come si può formulare lo scopo del viaggio di lavoro di un contabile? Esempio:

svolgere un audit interno, verificando la correttezza della riflessione nella contabilità della gestione economico-finanziaria della filiale

È accettabile anche qualsiasi altro scopo del viaggio corrispondente alla descrizione del lavoro del contabile. Esempio:

visita di accoglienza

Lavoratori agricoli

Agricoltori, agronomi, operatori di macchine, allevatori di bestiame, allevatori di pollame si trovano di fronte alla necessità di intraprendere trasferte di lavoro, forse molto più spesso degli specialisti "urbani". Lavorando nelle aree rurali, devono essere costantemente in contatto con la "civiltà": acquistare sementi, mangimi per animali, assistere a mostre di conquiste dell'economia nazionale, conoscere nuove tecnologie e, infine, vendere prodotti alle imprese cittadine e ai privati, commercializzare visitatori.

In accordo con gli obiettivi di un determinato viaggio, viene formulato lo scopo del viaggio di lavoro dei lavoratori agricoli. Esempi:

• acquisto di fertilizzanti;
• ottenimento della documentazione del permesso;
• presentazione di un progetto di investimento in una fiera specializzata;
• partecipazione alla conferenza degli agricoltori, scambio di esperienze;
• acquisizione di attrezzature speciali;
• vendita di prodotti alla fiera cittadina;
• consegna di una spedizione di merce allo stabilimento JSC "Cliente".

Autista

Un' altra categoria di lavoratori la cui occupazione è associata a viaggi frequenti è quella degli autisti. I loro compiti includono il trasporto di dipendenti dell'azienda, merci, oggetti di valore, documenti.

Dipende dall'attività specifica come scrivere lo scopo del viaggio nell'ordine. Esempi di driver:

• consegna della merce a Our Client LLC (indirizzo);
• trasporto del direttore commerciale;
• consegna di merci e materiali, ricezione fatture.

Quale altro potrebbe essere lo scopo di un viaggio di lavoro di un autista? Esempi:

• acquisto di parti di riparazione auto;
• diagnostica programmata del veicolo;
• consegnadocumentazione originale della transazione.

Ricercatore

Scienziati, ricercatori, esperti, teorici di vari settori, insegnanti di istituti di istruzione secondaria e superiore si recano in trasferta per partecipare a conferenze e concorsi, condividere esperienze, studiare fonti uniche, visitare mostre e musei specializzati, partecipare a archeologia scavi.

Come si può formulare lo scopo del viaggio di lavoro? Esempio:

Raccolta di informazioni per il lavoro scientifico sull'argomento (nome)

Oppure:

Esame della documentazione originale

Conclusione

Non è affatto necessario utilizzare i "termini" standard che di solito descrivono lo scopo di un viaggio di lavoro. Gli esempi facilitano solo il processo di scelta delle parole "appropriate". L'esperienza di molti dipendenti dimostra che la formulazione dell'attività può essere gratuita.