Quali sono i compiti di un segretario

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Per definire chiaramente le responsabilità lavorative di una segretaria, devi sapere chi è esattamente. Dopotutto, questa posizione può essere vista da diverse angolazioni. Noto, ad esempio, è il segretario referente come impiegato d'ufficio, il Segretario generale come capo (capo) di una certa organizzazione, il Segretario di Stato come funzionario pubblico, il segretario come persona diplomatica, il segretario del capo come dipendente e altre opzioni. Molto spesso, quando si fa riferimento a questa posizione, si intende un dipendente che svolge i compiti (incarichi) sia del direttore dell'impresa che dei singoli capi delle sue divisioni strutturali. Si scopre che i compiti ufficiali del segretario in questo caso si riducono all'esecuzione di incarichi una tantum per risolvere problemi organizzativi e tecnici.

Cosa deve sapere e fare una segretaria

Giornalieramente la segretaria deve svolgere le seguenti funzioni:

1. Accetta le informazioni dai subordinati per trasferirle al manager.
2. Predisporre la comunicazione telefonica della testa. In sua assenzaricevere informazioni e portarle all'attenzione del direttore.
3. Ricevi e conserva un registro dei messaggi telefonici.
4. Creare le condizioni per il normale lavoro della testa: monitorare la necessità di cancelleria e attrezzature per ufficio.
5. Aiutare all'organizzazione di riunioni e riunioni di produzione. Informare i partecipanti su data, luogo e ora dell'evento. Raccogli i materiali necessari, assicurati la presenza dei presenti e scrivi i verbali della riunione.
6. Condurre il lavoro d'ufficio presso l'impresa. Per fare ciò, il segretario deve ricevere, sistematizzare la corrispondenza in arrivo e sottoporla alla direzione per l'esame. Quindi, sulla base del visto imposto, trasferire i documenti agli esecutori contro firma. I compiti del segretario includono anche il controllo sull'andamento, sui tempi e sui risultati della loro esecuzione.
7. Esegui la stampa e la riproduzione dei documenti.
8. Organizzare l'accoglienza dei visitatori al capo dell'azienda e, se possibile, creare le condizioni per una rapida risoluzione dei problemi.

Per svolgere questi compiti di lavoro apparentemente semplici di una segretaria, un dipendente deve sapere:

• l'intera composizione della gestione dell'impresa e delle sue divisioni strutturali;
• carta, personale e struttura dell'impresa, profilo, prospettive di sviluppo e specializzazione;
• documenti normativi per una corretta tenuta dei registri;
• regole per l'utilizzo delle apparecchiature per ufficio e delle comunicazioni;
• regole di VTR, OT, sicurezza antincendio e igiene industriale;
• regole di organizzazione del lavoro sul lavoroposizione;
• atti normativi e giuridici, ordini, delibere, ordini di pianificazione, contabilità e gestione della qualità del lavoro svolto.

Specifiche del personale

Se stiamo parlando di una specializzazione più specifica e ristretta, la situazione è leggermente diversa. Prendi, ad esempio, i compiti di segretario-impiegato. Il titolo stesso della posizione definisce chiaramente l'aspetto del lavoro da svolgere. Di solito, ogni impresa ha già una descrizione del lavoro, che indica le aree di attività di uno specialista della tenuta dei registri. Se non esiste tale istruzione, è meglio crearla. Per fare ciò, dovresti usare la guida alla qualifica, che contiene campioni approssimativi. Successivamente, la versione standard deve essere finalizzata in relazione a una particolare organizzazione, tenendo conto delle specificità e delle caratteristiche interne. In generale, 3 direzioni principali dovrebbero essere chiaramente tracciate nei doveri di un segretario-impiegato:

1. Lavora con la corrispondenza. Ricezione, elaborazione moderna e invio tempestivo.
2. Documentazione interna corretta.
3. Registrazione, contabilità rigorosa e trasferimento dei documenti all'archivio per la conservazione.

Caratteristiche del lavoro del referente

In alcune imprese, tale posizione viene introdotta nello stato, che comprende un'ampia gamma di compiti: dal "banco di riferimento" all'"assistente direttore". Un tale specialistadeve avere una vasta gamma di conoscenze e una buona padronanza della situazione. Le funzioni del segretario di riferimento sono leggermente ampliate per l'aumento dei poteri. In generale, questo è il solito lavoro di un segretario, ma la parola "referente" apporta alcune aggiunte all'elenco standard. In particolare, l'assistente segretario può ricevere autonomamente visitatori su determinate tematiche. Avendo determinate informazioni, è in grado di prendere decisioni in modo indipendente. Inoltre, il referente esegue le istruzioni responsabili del capo in merito alle attività economiche dell'organizzazione (impresa). A volte l'assistente segretario ha la responsabilità di condurre la gestione dei registri del personale. Questo viene fatto solo quando la quantità totale di lavoro ti consente di svolgere compiti aggiuntivi.