Collegamenti orizzontali: concetto, struttura di gestione, tipi di collegamenti e interazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Una delle tendenze moderne nella gestione è l'organizzazione della gestione in base al tipo di collegamenti orizzontali. Tale struttura è caratterizzata da una riduzione del numero delle decisioni assunte al livello più alto, dall'attribuzione di poteri più ampi ai dipendenti di livello inferiore. Di conseguenza, aumenta il tempo di risposta a nuovi problemi e situazioni. Tuttavia, un tale sistema presenta anche degli svantaggi. Una certa difficoltà è la selezione di personale di iniziativa in grado di impostare e risolvere autonomamente i problemi.

Concetto generale

In qualsiasi organizzazione dovrebbe essere svolto il coordinamento delle attività dei dipendenti e dei dipartimenti. L'interazione tra loro e il management definisce un insieme di legami stabili che forniscono un meccanismo ben coordinato, coordinamento di ruoli e funzioni. L'insieme dei collegamenti che si trovano allo stesso livello della gerarchia costituisce la fase di gestione.

I principali tipi di connessione sono i seguenti:

• Collegamenti di controllo orizzontali. Questa nozionecaratterizza la relazione tra lo stesso livello di unità di gestione o membri dell'impresa.
• Collegamenti verticali. Collegano diversi livelli gerarchici e formano la distribuzione dei poteri. Il loro scopo principale è il trasferimento di informazioni amministrative (top-down) e di reporting (bottom-up). Questo tipo di relazione è tipico delle grandi organizzazioni. Un esempio di versione idealizzata è il sistema dell'amministrazione statale durante l'era sovietica, costruito sulla base del federalismo e dell'unitarismo.

I collegamenti di gestione orizzontale e verticale interagiscono in un unico ambiente aziendale. I primi contribuiscono al rafforzamento dei secondi e aiutano l'organizzazione nel suo insieme a diventare più resiliente ai cambiamenti esterni e interni. I compiti delle connessioni verticali sono di sistematizzare varie forme di connessioni orizzontali, trasferire informazioni amministrative e di rendicontazione e garantire stabilità.

Link funzionali e lineari

I collegamenti verticali e orizzontali in un'organizzazione possono essere lineari e funzionali. Il primo tipo è caratterizzato dal fatto che il capo di un dipartimento o di un'organizzazione esercita il controllo diretto sui subordinati (gerarchia verticale). I vantaggi dello schema di controllo lineare sono i seguenti:

• chiarezza e semplicità nell'impostazione dei compiti e nel monitoraggio della loro attuazione;
• rapido processo decisionale;
• coerenza del lavoro degli interpreti.

Gli svantaggi includono:

• manager esovraccarico di informazioni del gestore;
• necessità per un leader altamente qualificato;
• Mancanza di flessibilità manageriale in condizioni esterne mutevoli.

Quando si costruiscono collegamenti verticali e orizzontali funzionali in un'organizzazione, le decisioni manageriali vengono prese a livello consultivo. Lo schema più semplice che riflette questo tipo di gestione è una divisione a due livelli. Può essere applicato solo alle piccole imprese. Ciascuna unità strutturale (dipartimento marketing, servizio di ingegneria, produzione, finanza e contabilità, gestione del personale) ha una propria gamma specifica di compiti e funzioni e i suoi specialisti sono responsabili di una parte ristretta del lavoro.

Controllo funzionale lineare

Esiste anche uno schema di gestione combinato lineare-funzionale che combina le caratteristiche delle relazioni lineari e funzionali. Le informazioni e le decisioni dei dipartimenti sono comunicate sia attraverso i direttori di linea che a livello di singoli esecutori e servizi. Le sue virtù sono:

• promozione della crescita professionale all'interno della struttura manageriale;
• alto livello di competenza dei manager funzionali grazie alla loro specializzazione;
• migliorare la coerenza del lavoro nella gestione del personale, nelle risorse, nella qualità, nella produzione e in altre aree;
• ridurre il numero di funzioni ripetitive per esecutori di diversi dipartimenti.

Agli svantaggi di questoi diagrammi si riferiscono a:

• mancanza di collegamenti orizzontali di qualità tra le strutture organizzative;
• rischio di differenze di interessi e obiettivi tra le unità;
• necessità di introdurre quadri manageriali aggiuntivi;
• Ridotta flessibilità di interazione tra i dipendenti dell'apparato amministrativo per la presenza di procedure e regole formali;
• basso interesse per l'innovazione.

L'uso di tale schema è razionale all'interno delle organizzazioni di piccole e medie dimensioni.

Schema di gestione divisionale

Nelle grandi aziende, l'approccio divisionale è sempre più utilizzato: una struttura di gestione del prodotto in cui ciascuna delle divisioni produce beni o servizi orientati a mercati diversi. All'interno di ciascuna divisione esistono servizi funzionali e un sistema di collegamenti orizzontali.

Le strutture divisionali sono gestite con l'ausilio di livelli intermedi aggiuntivi. La crescita della gerarchia verticale, da un lato, aiuta il management dell'azienda a concentrarsi sulle attività strategiche e, dall' altro, aiuta a contrapporre gli obiettivi comuni agli obiettivi delle singole divisioni. Se le risorse materiali, finanziarie e lavorative sono distribuite tra loro a livello centrale, può sorgere un conflitto di interessi.

Caratteristiche principali

I legami orizzontali sono nella natura di un allineamento che promuoveinterazione produttiva delle strutture aziendali per risolvere i problemi che sorgono tra di loro. Aiutano a sviluppare l'autosufficienza e l'iniziativa tra i dipendenti. Tuttavia, non tutte le persone sono pronte a mostrare queste qualità, quindi c'è un certo problema nella selezione del personale per l'attuazione di tale schema di gestione.

I collegamenti orizzontali nell'organizzazione riflettono il livello di specializzazione dei dipendenti e mirano a differenziare le funzioni. Più tipi di lavoro richiedono conoscenze e abilità speciali, più complesso diventa il sistema di connessioni.

Quando si descrive una tale struttura di gestione, vengono utilizzati anche i seguenti concetti:

• Campo di controllo - il numero di subordinati che devono riferire allo stesso manager.
• La funzionalizzazione è l'interazione tra top, middle e bottom manager.
• Divisione geografica del lavoro. Se l'organizzazione ha divisioni regionali, ciò complica notevolmente la struttura delle relazioni verticali e orizzontali. Anche il coordinamento delle azioni e il loro controllo è difficile.

Le connessioni orizzontali servono come una sorta di risorsa motivazionale. È impossibile garantire la crescita verticale della carriera per tutti i dipendenti dell'organizzazione. Il compito dei collegamenti orizzontali nel moderno sistema di gestione è incoraggiare il dipendente a svolgere più compiti all'interno dell'unità e farlo al più alto livello. Di conseguenza, può salire la scala della carriera al gradino successivo nella gerarchia.

La differenza tra i collegamenti orizzontali è che loroè impossibile formalizzare in modo accurato, cioè descrivere le regole dei rapporti, la distribuzione delle funzioni e dei ruoli, poiché sorgono tra reparti e dipendenti che non sono direttamente subordinati. Nella maggior parte dei casi, queste connessioni vengono stabilite attraverso processi informali che migliorano la struttura formale complessiva.

Forme di base

Le forme più comuni di connessioni orizzontali nella struttura di gestione di un'organizzazione sono:

• contatti diretti tra i capi dipartimento;
• transizione orizzontale dei dipendenti;
• formazione di gruppi temporanei per risolvere un problema specifico o realizzare un progetto;
• istituzione di gruppi permanenti per affrontare problemi ricorrenti;
• formazione di ulteriori strutture per l'integrazione e la gestione dei processi orizzontali;
• Introduzione di un duplice sistema di responsabilità nella struttura di gestione funzionale. Il project manager lavora con specialisti che non sono direttamente subordinati a lui. La responsabilità si estende ai punti critici che devono essere soddisfatti secondo un programma specifico.

Contatto diretto dei dirigenti

Un esempio di contatto diretto tra leader può essere la seguente situazione. L'ufficio acquisti ha soddisfatto eccessivamente il piano. Un' altra officina, un'officina di assemblaggio meccanico, non è attualmente in grado di far fronte a un tale volume di grezzi a causa di un grande carico. Attraverso il contatto direttoi responsabili di queste due strutture risolvono questo problema tra loro senza coinvolgere il direttore dell'impresa (creando un arretrato di magazzino nell'officina acquisti o nel magazzino intermedio).

Questa forma di collegamenti orizzontali nella struttura di gestione dell'organizzazione è la più semplice e la meno costosa. Con questo approccio, il senior management può concentrarsi sulla risoluzione di problemi strategici più complessi. Tuttavia, possono verificarsi casi in cui la decisione di due leader potrebbe non essere nell'interesse generale dell'azienda. Ad esempio, nella situazione discussa sopra, questa è una violazione del ritmo di produzione. Pertanto, è importante stabilire un chiaro collegamento di comunicazione.

Transizione dei dipendenti

Le transizioni orizzontali dei dipendenti tra i reparti sono una forma più "esotica" di quella discussa sopra. Questo schema è solitamente implementato come parte dello sviluppo professionale dei dipendenti.

Tali transizioni non solo contribuiscono all'accumulo di esperienza professionale e all'acquisizione di nuove conoscenze e abilità, ma anche allo sviluppo della comunicazione informale tra il personale, che aiuta a rafforzare i legami orizzontali nell'organizzazione. I problemi che sono sorti vengono risolti più spesso attraverso il contatto orale e non attraverso la forma scritta di comunicazione (promemoria e altri tipi di lettere ufficiali). Si consiglia di effettuare tali transizioni più spesso, poiché le informazioni ricevute dai dipendenti diventano obsolete nel tempo.

Gruppi target

I gruppi di destinazione vengono creati nei casi in cui è richiesta la fornituracollegamenti orizzontali nella struttura organizzativa tra un gran numero di unità. In questo caso, i contatti diretti non sono praticamente applicabili. Tali problemi di solito richiedono una soluzione di livello superiore e l'integrazione degli sforzi di specialisti di diversi dipartimenti e persino divisioni.

La forma di partecipazione al gruppo target può essere diversa: impiego durante l'intera giornata lavorativa, parte di essa o solo sotto forma di assistenza consulenziale. Dopo aver risolto il compito e sciolto il gruppo, i suoi membri tornano alle loro precedenti mansioni lavorative. Si stanno sviluppando regolamenti e un piano di lavoro per coordinare il loro lavoro.

Squadre permanenti

Se le precedenti forme di interazione si rivelano inefficaci, vengono creati dei gruppi permanenti, il cui scopo è quello di risolvere i problemi che sorgono frequentemente. Possono essere discussi a intervalli diversi, ogni giorno o una volta alla settimana.

I team possono essere organizzati a vari livelli manageriali. I suoi membri possono essere sia specialisti di primo piano che capi di dipartimento. Maggiore è l'eterogeneità dei compiti, maggiore è l'autorità del team e più livelli di gestione coinvolti in esso. La struttura di un gruppo permanente può avere una descrizione formalizzata nel progetto.

Condizioni per l'efficacia dei gruppi e delle relazioni

Nella gestione delle organizzazioni si distinguono le seguenti condizioni per l'efficacia dei gruppi temporanei e permanenti:

• Motivazione dei dipendenti. Risoluzione dei problemi assegnati al gruppopercepito dai dipendenti come un onere aggiuntivo. Pertanto, è necessario liberarli dalle loro precedenti funzioni o sviluppare un sistema di incoraggiamento. L'esperienza mostra che la rimozione parziale dei compiti di routine ha un effetto maggiore, poiché non perde il contatto con il dipartimento in cui lavora il dipendente.
• Identificazione dei manager di linea che dovrebbero essere responsabili della risoluzione dei problemi.
• Supporto informativo. La partecipazione all'attuazione dei compiti dovrebbe essere presa da tutte le unità interessate.
• Dare ai membri del gruppo i poteri necessari per poter coinvolgere altri specialisti nel lavoro.
• Selezione razionale dei membri del team in base allo stato gerarchico nella gestione dell'organizzazione. Se c'è una barriera tra loro a causa di una grande differenza nella posizione ufficiale, il lavoro del gruppo diventerà inefficace.
• Combinazione di collegamenti orizzontali e verticali. I processi orizzontali sono più spesso usati per risolvere i problemi quotidiani, mentre i processi verticali sono più spesso usati per quelli strategici.
• Esperienza nella risoluzione dei conflitti. Quando si prende una decisione in un gruppo, spesso si verificano situazioni in cui gli interessi dei diversi dipartimenti si scontrano. In questo caso, dovrebbe esserci uno scambio produttivo di informazioni per ottenere un'opzione alternativa.