Simboli nel foglio presenze. Come compilare un foglio presenze (campione)

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'orario di lavoro e la sua contabilità sono componenti importanti di qualsiasi organizzazione, consentendoti di controllare le attività dell'azienda e disciplinare i dipendenti. Per semplificare questa procedura, è stato sviluppato un modulo speciale: un foglio presenze. Esiste sia in versione cartacea che elettronica. E ciascuna delle specie ha le sue sfumature nel riempimento.

Chi compila il foglio presenze

Ogni organizzazione nomina una persona responsabile della manutenzione del foglio presenze, concentrandosi sulle specificità dell'attività e sul numero del personale. Se l'organizzazione è piccola e tutto il lavoro viene svolto in ufficio, l'ispettore del personale, il contabile o altra persona autorizzata programmerà i dipendenti.

Nel caso in cui un'impresa disponga di diverse strutture, è molto più semplice registrare le presenze dei dipendenti direttamente sul posto di lavoro. In questo caso, questa responsabilità spetta al caposquadra o al caposuddivisioni con ordine separato o prescritte nel contratto di lavoro.

Algoritmo per lavorare con la scheda attività

Prima di tutto, devi sapere che ogni impresa deve avere un foglio presenze regolare (cioè in versione cartacea). Il modulo può essere stampato da solo o ordinato presso una tipografia.

Esistono due moduli approvati: T-12 e T-13. La loro differenza è che il primo non solo tiene conto dell'orario di lavoro, ma ha anche colonne per il calcolo del salario mensile. Vengono compilati secondo lo stesso schema, ovvero ogni mese il primo giorno viene aperto un nuovo foglio presenze. È necessario compilare le colonne:

• Nome dell'azienda (secondo i documenti costitutivi), numero di serie e data di completamento.
• Il periodo di apertura della scheda attività.
• Numero ordinario del personale e relativi dati da tessere personali.

Il resto dei dati viene inserito entro un mese e la compilazione della parte relativa alla retribuzione rimane all'addetto alla contabilità.

Simboli nel foglio presenze

Per un riempimento più rapido e conveniente del foglio presenze, è stato sviluppato e approvato un sistema di annotazione. Riflettono la modalità di lavoro e riposo e altre sfumature. Sono fornite 36 designazioni. Ma a volte questo numero non è sufficiente per visualizzare accuratamente tutte le informazioni su un dipendente.

Simboli nel foglio presenze

	Nome	Lettera di designazione	Denominazione numerica
1	Orari diurni e serali	Io	01
2	Orari di apertura notturna	N	02
3	Lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi	RP	03
4	Overtime	c	05
5	Viaggio di lavoro	K	10
6	Vacanza principale	da	14
7	Congedo extra	uno	15
8	Vacanza studio	U	16
9	Orari di lavoro ridotti per gli studenti	UV	17
10	Congedo di studio aggiuntivo senza retribuzione	UD	18
11	Congedo di maternità	r	19
12	Congedo di paternità (parzialmente retribuito)	veh	20
13	Congedo di paternità (non retribuito)	gu	21
14	Congedo non retribuito	da a	22
15	Congedo non retribuito per motivi legali	OZ	24
16	Congedo per malattia	B	25
17	Non pagatodisabilità	t	26
18	Ore di lavoro ridotto	canale	27
19	Tempo di inattività (per motivi non dipendenti)	vp	28
20	Assenza per motivi legali (a pagamento)	g	29
21	Assenza ingiustificata	OL	31
22	Ore non lavorate (se il datore di lavoro ha impostato un lavoro part-time)	NS	32
23	Fine settimana	da a	33
24	Strike	ZB	34
25	Assenza per ragioni poco chiare	НН	35

La tabella mostra i simboli più comunemente usati nel foglio presenze. Una descrizione più dettagliata e un elenco completo si trovano solitamente nella prima pagina del modulo. Ciò semplifica la navigazione tra i simboli e determina in quale situazione cosa inserire in una cella.

Compilazione regolare di moduli

Compilare il foglio presenze è un lavoro scrupoloso che richiede attenzione. Può essere fatto utilizzando, ad esempio, il metodo della presenza e dell'assenza continua.

In questo caso, i dati vengono inseriti in ciascuna colonna. I simboli indicano sia la presenza dei dipendenti sul posto di lavoro che la loro assenza, indicandone i motivi. Indica anche il numero di oretrascorso sul posto di lavoro.

Nella scheda attività stessa, apparirà così: in un giorno libero, metti la lettera "B", sotto lo 0, in un giorno lavorativo, rispettivamente, "I" e il numero di ore, ad esempio 8. Simile ai fine settimana, si notano vari motivi di assenteismo, dai viaggi di lavoro alle assenze per motivi poco chiari.

Il calcolo del foglio presenze in questo caso è un po' più semplice, perché tutti i numeri e le designazioni necessari sono davanti ai tuoi occhi. Ciò è particolarmente vero per gli specialisti con poca esperienza lavorativa, quindi è meno probabile che si confondano e commettano errori.

Compila la scheda attività con saggezza

C'è anche un metodo per registrare le deviazioni. Si applica quando la giornata lavorativa ha la stessa durata per tutto il periodo. In questo caso, si notano solo situazioni non standard, ovvero assenteismo, lavoro straordinario, viaggi di lavoro, ecc. Quando si utilizza questo metodo, si impiega molto meno tempo e il risultato finale è lo stesso in entrambi i casi.

Sul foglio appare così: la riga superiore contiene informazioni sull'assenza del dipendente sul posto di lavoro - V, K, DA, HH, PR, B e altri. La riga inferiore viene lasciata vuota. Infatti, nel calcolo finale delle ore lavorate, gli zeri non contano e, a parità di durata della giornata lavorativa, resta solo da eseguire le azioni più semplici: contare il numero di celle vuote nella riga superiore (queste sono le presenze) e moltiplicare per il numero di ore.

Questo metodo è più conveniente per gli espertifunzionari del personale e contabili. È adatto anche per piccole organizzazioni in cui il numero di dipendenti è ridotto. Se la tua direzione non è a conoscenza di un sistema di monitoraggio del tempo più semplice, allora è il momento di suggerirglielo.

Mantenimento di un foglio presenze su un computer

Oltre alla versione cartacea, ce ne sono anche diverse elettroniche. Come accennato in precedenza, le schede attività devono essere duplicate a colpo sicuro. Ciò è necessario affinché i dati sul lavoro dei dipendenti non vadano persi e la loro affidabilità sia confermata (dopotutto, non è possibile utilizzare un computer ovunque).

Una delle opzioni più convenienti è una scheda attività creata nei programmi per ufficio. Excel è perfetto per questo scopo. I fogli di calcolo consentono di creare qualsiasi tipo e dimensione di un documento. Inoltre, grazie alla possibilità di impostare formule, sommare e calcolare i dati intermedi è molto più semplice.

Utilizzo di un software dedicato

In caso di capacità insufficienti del foglio di calcolo, un dipendente o la direzione possono scegliere un altro programma simile. Il foglio presenze in questo caso sarà simile alla versione cartacea. Ciò contribuirà a ridurre il tempo necessario per elaborare il documento.

Va inoltre tenuto presente che ogni programma prevede l'uso di versioni con licenza. A diversi fornitori, ovviamente, hanno i propri costi. Ad esempio, il programma Time Sheet costerà agli utenti1000 rubli. e oltre - a seconda del numero del personale.

Un altro vantaggio di tali utilità è che non devi compilare un foglio presenze cartaceo. Il modulo con tutti i segni è facile da stampare in qualsiasi momento. Questa funzione è sicuramente presente in ogni programma simile.

Informazioni sulla memorizzazione dei documenti

A cosa serve il foglio presenze? Questa è la base per contabilizzare le buste paga in un importo o nell' altro, nonché la principale prova che il dipendente era sul posto di lavoro e ha svolto le sue funzioni. Senza dubbio, questo documento è molto importante per ogni organizzazione.

Allora per quanto tempo viene conservato questo modulo? Il foglio presenze deve essere conservato per un anno. Questo è stabilito dalla legge e tali norme devono essere osservate.

Se perdi un foglio presenze già chiuso, niente panico. Può sempre essere ripristinato utilizzando altri documenti. Per questo vengono utilizzate spiegazioni, congedi per malattia, informazioni su viaggi di lavoro, programmi delle vacanze, ecc.. Tutto ciò che conferma e spiega l'assenza di una persona sul posto di lavoro può essere utilizzato per ripristinare i dati.

Chi potrebbe aver bisogno di una pagella?

Questo documento è spesso richiesto per vari controlli. Ad esempio, il servizio fiscale verifica la sua presenza nell'organizzazione e la correttezza della compilazione.

L'assenza di un foglio presenze anche nell'azienda più piccola può essere motivo di una multa abbastanza grande. Stessosi verifica quando vengono commessi errori nella compilazione dei moduli. Questo vale sia per i calcoli che per l'uso improprio dei simboli.

La presenza dei fogli presenze è obbligatoria. Sono necessari sia per l'azienda stessa (contabilità, disciplina dei dipendenti) sia per le organizzazioni di revisione contabile. E, soprattutto, applica correttamente i simboli nel foglio presenze. Quindi puoi evitare una serie di problemi con i dipendenti e le autorità di regolamentazione.