Report della carta aziendale: esempio. Contabilità di una carta bancaria aziendale

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-17 18:56

Di recente, i pagamenti con carta aziendale sono diventati comuni per la maggior parte delle aziende. Questi strumenti di pagamento sono facili da usare.

La contabilità per le carte aziendali è abbastanza semplice. I contabili esperti, di regola, non hanno problemi a registrare le transazioni. Possono sorgere difficoltà durante la compilazione di una relazione su una carta aziendale da parte di un dipendente a cui è stata rilasciata. Quindi, considera le caratteristiche del riflesso delle transazioni.

Informazioni generali

Le carte aziendali sono chiamate carte bancarie, i fondi su cui appartengono all'organizzazione. Sono utilizzati per pagare le spese sostenute dai dipendenti nell'ambito delle loro attività professionali.

È possibile pagare con una carta aziendale le spese di viaggio, affari, ospitalità. Questo strumento di pagamento non viene utilizzato per scopi personali della dipendente, accreditando i suoi guadagni, nonché benefici sociali.

Viste

Ci sono carte di credito e di regolamento (debito). Usandol'ultimo pagamento viene effettuato a spese dei fondi detenuti sul conto dell'impresa, o scoperto.

Sulle carte di credito, rispettivamente, i regolamenti vengono effettuati a spese dei fondi presi in prestito forniti dalla struttura bancaria.

Caratteristiche dell'operazione

Il rifornimento viene effettuato tramite bonifico bancario. A tale scopo, viene inviato un ordine di pagamento all'organizzazione bancaria.

I fondi vengono spesi solo con l'uso della carta. Possono essere sia normali transazioni non in contanti che prelievi di contanti.

Le carte aziendali non sono soggette ai limiti di regolamento stabiliti dalla Banca Centrale per i pagamenti in contanti. Nel frattempo, le organizzazioni bancarie, guidate dalle raccomandazioni della Banca Centrale, possono fissare un limite per l'emissione. Ad esempio, su una carta aziendale Sberbank, l'importo massimo è di 100 mila rubli al giorno.

Vantaggi degli strumenti di pagamento

Si possono notare i seguenti vantaggi dell'utilizzo delle carte aziendali:

• Controllare la spesa dei dipendenti. In primo luogo, tutte le transazioni si rifletteranno nel conto della società. In secondo luogo, viene generato un report della carta aziendale, che riflette tutte le spese sostenute per un periodo specifico.
• Possibilità di utilizzare i fondi in qualsiasi momento. L'accesso al denaro nel conto è 24 ore su 24.
• Blocco immediato della carta in caso di problemi.
• La possibilità di utilizzare fondi per viaggi di lavoro all'estero. Non è necessario acquistare valuta estera quando si lascia la Federazione Russa. Allo stesso tempo, dalla Russia è possibilerifornire tempestivamente il conto di un dipendente che si trova all'estero.
• Risparmio di tempo significativo durante la prenotazione e il pagamento di biglietti, camere d'albergo.

Avviso del Servizio fiscale federale e dei fondi

Le informazioni sul conto aperto devono essere inviate alla FIU, al VSS e al servizio fiscale. Attualmente, la notifica viene inviata dall'organizzazione bancaria stessa, che serve il conto.

La notifica viene effettuata entro 7 giorni (lavorativi).

Sfumature importanti

Le carte aziendali per le persone giuridiche vengono emesse per dipendenti specifici dell'impresa, ovvero sono registrate.

La riflessione sulle operazioni contabili sulle carte aziendali viene effettuata, di norma, su un conto separato.

Un conto bancario può essere aperto sia in rubli che in valuta estera. In questo caso, nel primo caso, non è necessario aprire un ulteriore conto in valuta estera. Secondo il Regolamento della Banca Centrale n. 266-P, il pagamento con una carta aziendale può essere effettuato anche in una valuta diversa da quella del conto. Quando si ricevono, ad esempio, dollari, il sistema della banca converte l'importo richiesto (converte automaticamente i rubli in dollari).

Scopo di spesa

Gli atti normativi stabiliscono un elenco di transazioni che possono essere effettuate in valuta estera utilizzando una carta aziendale:

• Ricevuta di contanti in valuta estera della Federazione Russa per pagare l'ospitalità, le spese di viaggio.
• Pagamento delle spese (di rappresentanza/di viaggio) in organizzazioni commerciali/di servizi in valuta estera al di fuori della Russia.

Altre operazioni sono considerate illegali. Il monitoraggio del rispetto dell'elenco è svolto dalla struttura bancaria.

Documento dell'organizzazione locale

L'impresa dovrebbe sviluppare un atto che definisca le regole di base per l'utilizzo delle carte aziendali. Questo documento deve essere installato:

• Elenco delle transazioni e delle spese che un dipendente può effettuare.
• Limiti di regolamento.
• Procedura per l'invio di una segnalazione su una carta aziendale.
• Informazioni sull'inammissibilità della divulgazione del codice PIN a terzi.
• La scadenza entro la quale un dipendente deve presentare un rapporto anticipato su una carta aziendale. Nello stesso paragrafo si consiglia di elencare i documenti che confermeranno le informazioni.

Inoltre:

• La cerchia dei dipendenti che hanno diritto a ricevere le carte aziendali è determinata dall'ordine del capo.
• Concludere accordi di responsabilità con i dipendenti interessati.
• I titolari di tessere dipendenti dovrebbero avere familiarità con la procedura per l'utilizzo delle tessere di firma.

Il reso e l'emissione degli strumenti di pagamento sono tenuti in un registro speciale.

Caratteristiche di riflessione

La contabilizzazione del conto corrente viene mantenuta presso l'impresa sul conto. 55. Gli viene aperto un sottoconto 55.4.

Se il conto ha un saldo minimo, è consigliabile creare sottoconti del secondo ordine: "Saldo minimo" e "Limite di pagamento".

Se un'organizzazione ha aperto diversi account (per ciascuna carta), il subaccount 55.4 viene creato daa ciascuno di loro. Se su un conto vengono emesse più carte di dipendenti diversi che effettuano pagamenti entro il limite generale, la necessità di mantenere registrazioni analitiche nel contesto dei titolari è determinata dall'impresa in modo indipendente.

Nei casi in cui una carta aziendale sia collegata ad un unico conto corrente, si consiglia di creare un sottoconto al conto. 51 o 52.

Contabilità

Le regole per la registrazione delle transazioni sono presentate nella tabella per comodità:

db	cd	Destinazione	Conferma
55.4	51	Trasferimento dell'importo del limite di pagamento e del saldo minimo (in rubli) dal conto dell'impresa al conto della carta (rublo)	Ordine di pagamento, estratto conto bancario.
55.4	52	Trasferimento del limite di pagamento e del saldo minimo in valuta estera da un conto in valuta estera a uno aziendale.	Documento di pagamento, estratto conto bancario.
55.4	67, 66	Ricevuta dei fondi di accredito sul conto della carta alla data di un singolo accredito, se è stato stipulato un apposito accordo con la struttura bancaria	Ordine bancario, estratto conto bancario.
55.4	66	Ricevuta di fondi di credito sulla cartaconto il giorno del pagamento tramite fondi di credito di un organismo bancario in assenza di denaro proprio della società, se è stato firmato un accordo di scoperto con la banca	Estratto conto bancario, mandato.
91.2	51, 52	Pagamento di commissioni bancarie per l'emissione, l'emissione, la manutenzione di una carta	Estratto conto bancario, estratto conto.
91.2	66	Calcolo degli interessi su un prestito fornito da una carta aziendale	Estratto conto bancario, estratto conto.
66	51, 52	Trasferimento di fondi per rimborsare un prestito o interessi su un prestito ricevuto in relazione all'utilizzo di una carta	Ordine di pagamento (documento), estratto conto bancario.

Per riflettere il rifornimento di una carta aziendale in "1C" viene utilizzato il documento "Cancellazione dal conto". Si trova nella sezione "Banca e cassa".

Contabilità degli insediamenti

Ci sono due opzioni per la registrazione delle transazioni: semplificata e accademica. Le loro caratteristiche sono mostrate nelle tabelle.

Metodo semplificato

db	cd	Destinazione	Conferma
71	55.4	Riflessione sull'importo del lavoro pagato dalla carta,servizi, beni, nonché contanti prelevati dalla carta nell'ambito dei titolari (dipendenti dichiaranti) alla data indicata nell'estratto conto	Estratto conto bancario con applicazione di decrittazione per carte aziendali.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 ecc.	71	Riflessione di materiali, lavori, servizi pagati, in conformità con la relazione anticipata presentata dal dipendente con allegati documenti giustificativi, alla data della relazione.	Fatture, biglietti, ricevute, assegni, scontrini originali, assegni bancomat, ecc.

Versione accademica

db	cd	Destinazione	Conferma
10, 20, 26, 44 ecc.	71	Riflessione su materiali, lavori, servizi pagati con carta aziendale, secondo il verbale con documentazione di supporto alla data di presentazione	Biglietti, ricevute, scontrini originali, ricevute terminali, ecc.
71	57	Riflessione di una transazione effettuata su una carta, ma non contabilizzata su un conto bancario	Riferimento contabile.
57	55.4	Riflessione dell'importo di beni pagati, lavori, servizi, contanti prelevati dalla carta, nel contesto delle persone responsabili il giorno in cui vengono riflessi su un estratto conto	Estrattobanca con decrittazione tramite carte.

Se la data di rendicontazione sulla carta aziendale coincide con il giorno in cui la transazione si riflette nell'estratto conto, le transazioni vengono effettuate secondo la prima opzione.

Inoltre, per entrambe le opzioni, si dovrebbe tenere conto dell'ammontare del danno:

db	cd	Destinazione	Conferma
73.2	55.4	Riflessione sull'importo del danno materiale causato dalla mancata presentazione dei documenti giustificativi da parte del dipendente o in connessione con l'utilizzo dei fondi della carta per esigenze personali	Estratto conto bancario, estratto conto.
50, 70	73.2	Risarcimento per danno da parte di un dipendente tramite la cassa dell'impresa o tramite detrazione dai guadagni	Estratto conto, ordine di ricevuta.

Report della carta aziendale: esempio

Il dipendente che ha ricevuto i fondi per il rapporto deve fornire un documento che descriva tutti i costi sostenuti. Ad esso sono allegati i documenti giustificativi. Le relative istruzioni sono stabilite nell'ordine approvato dalla Banca Centrale.

L'ordine del Comitato Statale di Statistica del 2001 ha approvato il modulo standard del rapporto AO-1.

Nel modulo, tuttavia, non ci sono righe in cui puoi riflettere le transazioni su carte aziendali. Ci sono due modi per risolvere la situazione:

• Integra il modulo standard. Come stabilito nell'Ordine, l'organizzazioneha il diritto di aggiungere ulteriori righe al modulo unificato.
• Sviluppa tu stesso un modulo. I moduli unificati dal 2013-01-01 non sono considerati obbligatori per le imprese. La disposizione corrispondente deriva dalla legge federale n. 402.

Consideriamo un esempio. Al dipendente è stata rilasciata una carta aziendale di Sberbank, sulla quale sono disponibili 50 mila rubli. Gli è stato ordinato di acquistare un dispositivo multifunzionale, il cui costo è di 110 mila rubli. In conformità con l'ordine di pagamento, sulla carta sono stati trasferiti 65 mila rubli. Dopo aver acquistato il dispositivo, il saldo si è rivelato essere di 5.000 rubli.

Il contabile dell'impresa integra il modulo standard del rapporto con diverse righe. Innanzitutto, vengono fornite colonne per riflettere gli importi dei fondi alla data di utilizzo della carta:

• "Saldo sulla carta". Questa riga viene compilata se il dipendente non ha consegnato lo strumento di pagamento.
• "Emetti carta …". Questa riga contiene informazioni se lo strumento di pagamento è stato emesso prima dell'esecuzione dell'attività.

Il saldo sulla carta è riconosciuto pari a 0 nelle condizioni dell'esempio, poiché la carta è stata rilasciata al dipendente prima che l'incarico fosse completato. La riga "Carta emessa" ne indica il numero e l'importo disponibile.

Per riflettere la ricostituzione dei fondi, la colonna "Ordine di pagamento" è stata aggiunta al rapporto. La data, il numero del documento è indicato qui.

La riga "Totale" dovrebbe contenere l'importo del saldo sulla carta emessa e l'importo del trasferimento aggiuntivo. Secondo le condizioni dell'esempio, il totale è 115RUB migliaia

Sul retro del rapporto, dovrebbero essere elencati i documenti con cui il dipendente conferma le spese sostenute. Il dipendente deve indicare la data della spesa e l'importo.

Prelievo di contanti

Quando si sviluppa un modulo di segnalazione, è necessario prevedere una situazione in cui il dipendente non sarà in grado di pagare servizi o beni tramite bonifico bancario. Di conseguenza, il dipendente dovrà incassare l'importo richiesto.

Per riflettere tali transazioni, vengono aggiunte le seguenti righe:

• "Ritirato dalla carta".
• "Contanti spesi".
• "Aggiunto alla carta tramite terminale".
• "Saldo di cassa".

Tutte le transazioni con fondi si riflettono nella parte anteriore del rapporto.

Ricevuta di ricezione del documento

Il dipendente responsabile deve presentare una relazione a un contabile o al capo dell'impresa. Successivamente, il documento viene controllato, quindi approvato dal direttore dell'organizzazione.

Le merci, i servizi acquistati da un dipendente vengono accreditati. Il dipendente riceve una ricevuta per l'accettazione del rapporto - in fondo al modulo. Se non viene fornita nella forma sviluppata dall'impresa, la ricevuta viene redatta in forma arbitraria.

Approvazione modulo

Secondo le regole generali, il responsabile deve approvare il modulo sviluppato dall'impresa in modo indipendente. Tale requisito è stabilito nella legge federale n. 402. Lo stesso requisito si applica se l'organizzazione utilizza un modulo unificato.

Di solito campionile forme dei documenti primari sono riportate negli allegati all'ordinanza di approvazione del principio contabile.

Aprire un conto

Per creare un account con carte aziendali, l'azienda avrà prima bisogno dei documenti necessari per aprire un account normale. Inoltre, è necessario scrivere una domanda, il cui modulo è fornito dalla banca. È scritto per ogni titolare di carta dipendente. Si allegano inoltre i documenti con i quali vengono identificati i dipendenti interessati. Si tratta, in particolare, di un passaporto, nonché di documenti che confermano i rapporti di lavoro con l'impresa (una copia del contratto). La banca può richiedere altri documenti, se necessario.