Direttore d'ufficio. Responsabilità lavorative

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Nella posizione di "Direttore d'ufficio" la maggior parte dei datori di lavoro vede un dipendente che svolge una gamma abbastanza ampia di compiti. Lo scopo dell'introduzione di questa unità nell'elenco del personale è di garantire il buon funzionamento dell'ufficio o anche di diversi servizi responsabili. Se non hai bisogno di una segretaria ordinaria che risponda alle chiamate, riceva posta e visitatori, allora, ovviamente, un dirigente d'ufficio è un leader, poiché questo dipendente ha bisogno di determinati poteri e autorità. Senza questo, non sarà in grado di adempiere efficacemente ai compiti assegnatigli.

Come parte del suo compito principale, l'elenco dei compiti che un responsabile dell'ufficio deve svolgere dovrebbe coprire almeno cinque aree. Allo stesso tempo, va inteso che l'ufficio non è una stanza dove siede il capo, ma un luogo dove si svolgono ancora le funzioni amministrative e gestionali. Ciò significa che la loro qualità e le scadenze dipenderanno da come verrà costruito il lavoro del responsabile dell'ufficio.

Responsabilità manageriali. Questi includono la pianificazione dell'ufficio, la struttura organizzativa, la gestione dei dipendenti, la cultura aziendale, lo sviluppo delle politiche.comunicazione con le controparti e controllo sulla sua osservanza.

Funzioni amministrative. Riguardano l'organizzazione del lavoro d'ufficio, l'instaurazione di relazioni tra i servizi, la distribuzione dello spazio ufficio tra i dipendenti.

Lavori domestici. Il responsabile dell'ufficio deve organizzare l'acquisto di attrezzature per ufficio, cancelleria, materiali di consumo e elettrodomestici. Inoltre, deve garantire la pulizia dell'ufficio, la manutenzione delle attrezzature per ufficio, il pagamento tempestivo delle bollette, dell'affitto, ecc.

Incarichi di controllo. Questa area di attività include la conduzione di audit, revisioni, inventario delle risorse materiali, documentazione.

Segnalazione. Includono la preparazione della documentazione di rendicontazione (informazioni) per il manager.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, questo dipendente può essere un singolo dirigente con autorità manageriale (per piccole imprese) o può dirigere un intero dipartimento. Allo stesso tempo, il capo dell'organizzazione dovrebbe capire che il desiderio di universalizzare i dipendenti, imputando cose che rientrano nella competenza di altri servizi nelle loro funzioni non è sempre giustificato. Ad esempio, non dovresti caricare un tale dipendente con contabilità, gestione del personale, ecc. Tale miscelazione di solito influisce negativamente sulla qualità del lavoro. La ragione di ciò risiede nel fatto che queste responsabilità sono molto più ampie delle responsabilità di mantenere l'ufficio, permeano l'intera organizzazione nel suo insieme. Pertanto, quando si scrive un curriculum, deve farlo un responsabile dell'ufficioconcentrarsi sull'esperienza lavorativa e sulle competenze nelle cinque aree di attività di cui sopra, piuttosto che diffamarle in una gamma troppo ampia di compiti, spesso non correlati al funzionamento dell'ufficio. Allo stesso tempo, un datore di lavoro che cerca un dipendente qualificato in quest'area non dovrebbe dimenticare perché ha bisogno di questo dipendente e non presentare requisiti ridondanti che non sono correlati alla funzione principale.