Obiettivi e responsabilità dell'ufficio acquisti

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Perché abbiamo bisogno di un ufficio acquisti? In ogni organizzazione, questo dipartimento è rappresentato in una forma o nell' altra. E il suo lavoro influisce direttamente sull'efficienza dell'intera organizzazione nel suo insieme. Diamo un'occhiata più da vicino a come il lavoro del dipartimento influenza i risultati dell'organizzazione.

Obiettivi del dipartimento

L'Ufficio Acquisti è un dipartimento specializzato nell'acquisto di merci da un fornitore alle condizioni più favorevoli per l'azienda.

Il lavoro del dipartimento ha un impatto diretto su tutte le attività dell'azienda. Per l'assortimento, per le vendite, la pienezza dei magazzini, la disponibilità della merce necessaria, l'uso efficace del capitale circolante.

Gli obiettivi di acquisto possono essere classificati in base agli obiettivi globali dell'azienda, ma l'elenco generale spesso assomiglia a questo:

• determinare la necessità dell'azienda per un prodotto particolare;
• acquista beni al miglior prezzo possibile;
• promuove un fatturato elevato;
• creare condizioni per ricevere la merce in tempo;



• valutaqualità del prodotto e acquisto della massima qualità;
• mantenere una relazione con uno o più fornitori;
• lavora efficacemente con il resto dell'azienda;
• Tieni traccia in modo efficace dei beni acquistati;
• monitora il fatturato, ottenendo il massimo beneficio per l'azienda.

Funzioni principali

In diverse organizzazioni, le funzioni dell'ufficio acquisti possono differire in modo significativo l'una dall' altra. Eppure ci sono funzioni e responsabilità che caratterizzeranno un dipartimento in quasi tutte le aziende:

• Monitoraggio del mercato dei fornitori;
• monitorare la disponibilità della merce in magazzino;
• rifornimento tempestivo dell'assortimento;
• cerca i migliori fornitori e prezzi;
• negoziazioni con i fornitori;
• controllo della consegna e del trasporto merci delle merci;



• ricezione merce;
• controllo della qualità dei beni acquistati;
• reclami, se necessario.

Funzioni aggiuntive dell'ufficio acquisti, che possono essere o meno presenti nell'organizzazione, a seconda delle sue specificità e struttura:

• gestione dell'assortimento;
• raccolta di informazioni sui concorrenti;
• coinvolgere i fornitori nell'organizzazione di marketing.

Struttura

La struttura dell'ufficio acquisti è strutturata in base a:

• dimensione dell'organizzazione;
• industrie;
• numero di unità di assortimento nel fatturato;
• numero di fornitori;
• la loro posizione geografica.

A seconda del tipo di organizzazione, l'ufficio acquisti può essere gestito a livello centrale o regionale.

Di norma, si tratta di una struttura a matrice composta dal capo (capo, direttore) del dipartimento acquisti e dai manager (specialisti) per gli acquisti.

Il numero medio di articoli o categorie per manager è di circa 7, ma può variare a seconda del volume di produzione o del fatturato.

Doveri del dipartimento e dei suoi dipendenti

Per il lavoro efficace dell'ufficio acquisti, è necessaria una chiara distribuzione delle responsabilità dell'ufficio acquisti tra i suoi dipendenti.

La responsabilità principale del capo del dipartimento è garantire la continuità e la stabilità della fornitura dei beni necessari ottimizzando il lavoro del dipartimento e coordinando le attività dei dipendenti. Inoltre, il responsabile acquisti deve avere un'idea di tutti i contratti e le categorie conclusi al fine di organizzare e continuare il lavoro effettivo del reparto anche in assenza di uno qualsiasi dei dipendenti.

I compiti dei responsabili degli acquisti o degli specialisti ordinari del dipartimento includono l'organizzazione della fornitura delle merci, il monitoraggio del trasporto delle merci, il controllo del pagamento per i lotti acquistati e la pianificazione degli acquisti.

Un modello efficace sarà quello in cui ogni acquirente ha la propria area di responsabilità, costituita da un elenco di articoli o categorie di prodotti.

Requisiti per i dipendenti

Date le responsabilità dei dipendenti e le funzioni del dipartimento, puoi fare un elenco di requisiti percandidato ideale per la posizione di acquirente.

I dipendenti del reparto acquisti dovrebbero avere rispettivamente le seguenti abilità, conoscenze e qualità personali:

• Capacità di analizzare le informazioni. La scelta del fornitore dovrebbe basarsi su molti criteri. Questo è il miglior prezzo, un vantaggio geografico e l'allineamento della logistica dell'azienda fornitrice e della tua organizzazione.
• Conoscenza dei principi di determinazione dei prezzi.
• Conoscenza del quadro giuridico per gli app alti.
• La capacità di redigere e concludere contratti.
• La capacità di negoziare. A volte è molto importante elaborare condizioni individuali con un fornitore per la tua azienda. La riduzione del prezzo del fornitore o l'utilizzo delle risorse del fornitore per promozioni, formazione specifica sul prodotto per il personale, rate del prodotto e sistemi di pagamento posticipato possono tutti rappresentare un buon vantaggio competitivo tra aziende simili.
• La capacità di mantenere relazioni d'affari.
• La capacità di pianificare le tue attività.

Motivazione degli acquirenti e del responsabile acquisti

Il sistema di motivazione dell'ufficio acquisti dovrebbe essere costruito in modo tale che il dipendente lavori con la massima efficienza. Ma allo stesso tempo, non dovrebbero essere presentati requisiti contrastanti e requisiti che eccedono le capacità del dipendente.

Per implementare un sistema di motivazione mensile, hai bisogno di:

• Crea un modello KPI per il dipartimento. Questi sono indicatori come l'adempimento del piano di approvvigionamento, il rapporto di fatturato, la redditività delle venditemerci, la presenza e l'assenza di merci stantie.
• Creare un modello di indicatori chiave di prestazione per ciascun dipendente basato su criteri quali il delta dei prezzi dell'organizzazione rispetto ai concorrenti, la disponibilità del prodotto richiesto, la qualità del prodotto acquistato, il lancio di nuovi marchi, l'individuo condizioni dei fornitori e altro.
• In base al modello KPI, viene calcolato il premio. Inoltre, sarà efficace pagare un bonus composto da due parti: un bonus per le prestazioni del dipartimento e un bonus per l'adempimento personale dei piani.

Allo stesso tempo, ogni criterio KPI deve avere proprietà come:

• misurabilità;
• trasparenza;
• Il criterio di pianificazione dovrebbe essere creato tenendo conto delle tendenze del mercato.

Ovvero, l'acquirente può, se lo desidera, calcolare autonomamente l'importo del suo premio.

Il bonus del capo dipartimento può essere basato sugli indicatori dell'intero dipartimento e includere anche gli indicatori di performance di ciascun dipendente individualmente.

Allo stesso tempo, la parte bonus di un dipendente ordinario del dipartimento acquisti dovrebbe essere circa il 50% dell'intero stipendio e il bonus del capo dipartimento dovrebbe essere circa il 30-40%. Il resto è stipendio, perché non tutti gli indicatori di performance dipartimentali possono essere legati alle attività di un determinato dipendente.

Le vendite rientrano nella responsabilità dell'acquirente

Nei calcoli del KPI dell'ufficio acquisti, puoi utilizzare un criterio come il fatturato dei beni acquistati - il rapporto tra le vendite e le sue attività.

Sembra che l'acquirente dovrebbeoccuparsi solo dell'acquisto di beni, ma comunque la qualità dei beni acquistati, la sua attrattiva di prezzo per il consumatore finale o per il cliente dell'azienda influiscono in modo significativo sull'attuazione del piano di vendita.

Pertanto, la metà della quantità e della qualità delle vendite dipende da acquisti ben condotti.

Posizione dell'ufficio acquisti nella struttura dell'organizzazione

Le attività che vengono risolte dall'ufficio acquisti, in conformità con le moderne tendenze di marketing, devono essere risolte in questo ordine:

• In primo luogo, viene costruita una strategia di vendita (prodotto finito o merce acquistata).
• Quindi, se l'ufficio acquisti è nell'azienda, si decide la questione della strategia di produzione.
• E solo allora viene sviluppata una strategia di approvvigionamento per i beni, le materie prime oi componenti necessari.

Il capo degli acquisti riporta spesso direttamente al CEO dell'azienda.

Deve esserci anche una comunicazione efficace tra l'ufficio acquisti e l'ufficio marketing e vendite. Senza questo, molti sforzi per creare un ufficio acquisti, migliorarne la struttura e la motivazione rimarranno senza il giusto risultato.

Se un sistema di gestione delle categorie viene implementato in un'azienda o organizzazione, l'acquirente deve collaborare con il responsabile della categoria. Allo stesso tempo, è necessario delimitare l'area di responsabilità di ogni specialista in modo che il sistema motivazionale rimanga trasparente e comprensibile a tutti.