Inventario - che cos'è? Obiettivi, metodi e tipi di inventario

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'inventario è una procedura speciale, il cui scopo principale è identificare determinate violazioni in diverse aziende. Attraverso questo processo è possibile stabilire quanto siano veritieri e accurati i dati relativi agli articoli in magazzino. Vengono rivelati errori nel lavoro di vari specialisti dell'impresa. Inoltre, agisce come un certo metodo per monitorare il lavoro dei dipendenti.

Concetto di processo

L'inventario è un certo metodo di contabilità in un'impresa che ha funzioni di controllo. È progettato per determinare se la quantità effettiva di determinati beni nell'azienda corrisponde alle informazioni contenute nella documentazione dell'organizzazione.

Se vengono rilevati vari errori o carenze durante il processo di inventario, questo diventa la base per un'indagine interna in relazione ai dipendenti finanziariamente responsabili dell'azienda.

I problemi sorgono non solo quando c'è carenza, ma anche quando c'è un eccesso di valori, poiché ciò comporta difficoltà nel recupero creditirimborso di debiti o prestiti. I risultati dell'inventario sono importanti per l'ispettorato fiscale, poiché gravi discrepanze possono essere il risultato di atti illegali da parte della direzione o dei dipendenti dell'azienda.

Quali funzioni vengono eseguite?

L'inventario è un processo complesso, durante l'implementazione del quale possono essere eseguite diverse funzioni:

• controllo;
• account;
• rilevare i crimini.

Ci sono diversi tipi di questa procedura, che vengono selezionati in base allo scopo della condotta e alle circostanze.

Caratteristiche della procedura

Il management di qualsiasi azienda è interessato a condurre un inventario. Ciò è dovuto al fatto che i suoi risultati possono rivelare le minime discrepanze tra la proprietà reale e i dati contenuti nei registri dell'azienda.

Gli specialisti che non sono interessati ai suoi risultati sono coinvolti nella verifica, pertanto esperti indipendenti sono spesso assunti per questo dalla direzione dell'impresa.

Lo scopo principale dell'evento

Lo scopo principale dell'inventario è determinare la correttezza della contabilità, per la quale gli indicatori reali vengono confrontati con i dati contenuti in numerosi documenti aziendali. Pertanto, si ottengono risultati diversi controllando:

• tutti gli articoli coinvolti nel processo di inventario vengono ricalcolati, misurati o pesati;
• i totali risultanti vengono confrontati coni dati disponibili nella documentazione contabile;
• monitorare l'attuazione delle regole stabilite in azienda e volte a preservare l'integrità dei diversi valori;
• vengono identificati beni o materiali che presto verranno danneggiati;
• La proprietà danneggiata viene scoperta;
• vengono identificati tutti gli oggetti di valore non utilizzati nell'impresa, che spesso vengono semplicemente venduti dopo l'inventario;
• Le discrepanze si trovano in diversi documenti;
• verifica delle condizioni in cui le merci e gli articoli sono immagazzinati;
• controlla la corretta visualizzazione di numerose transazioni commerciali in contabilità.

Se ci sono davvero gravi errori contabili, questo può causare conseguenze negative per l'azienda, rappresentate da perdite materiali. Pertanto, un inventario della cassa è necessariamente effettuato regolarmente.

Se gli ispettori fiscali, a seguito del controllo di un'azienda, scoprono che l'organizzazione non effettua regolarmente un inventario, ciò è equiparato all'assenza di contabilità nell'impresa, pertanto possono essere applicate sanzioni amministrative significative a tali imprese. Spesso i risultati della verifica sono redatti in modo errato da un contabile o da un altro responsabile, il che è considerato un illecito amministrativo per il quale è inflitta una sanzione dall'ispettorato delle tasse.

Regolamento legislativo

Le regole per la conduzione e la contabilizzazione dell'inventario possono essere studiate nelle disposizioni dell'Ordine del Ministero delle Finanze n. 49. Inoltre, ci sono linee guida speciali contenenti informazioni sulla procedura per condurre un audit.

Ogni azienda può inoltre creare un proprio regolamento interno, in base al quale vengono fissate regole uniche per l'attuazione di questo processo. Alcune aziende preferiscono condurre un inventario delle proprietà mensilmente o trimestralmente. È la direzione dell'impresa che risolve autonomamente questo problema.

Obbligatorio è il controllo effettuato prima dell'immediata redazione del bilancio annuale. Se non esiste tale inventario, la società può essere ritenuta responsabile amministrativamente, così come sanzioni ai funzionari dell'azienda.

Principali tipi di processo

Ci sono diverse classificazioni che caratterizzano questo controllo. Differiscono in molti modi.

La scelta dell'uno o dell' altro tipo dipende dallo scopo dell'inventario.

Sulla verifica obbligatoria

L'inventario può essere obbligatorio o di iniziativa. Nel primo caso, è tenuto a condurlo sulla base di requisiti di legge, pertanto in azienda si verificano solitamente situazioni predeterminate dalla legge. I dipendenti del Servizio fiscale federale o di altre agenzie governative possono richiedere tale controllo.

La verifica dell'iniziativa viene effettuata sulla base dell'adozione di una decisione appropriata da parte dei leader dell'organizzazione. In questo caso, non ci sono restrizioni sui motivi per lo svolgimento del processo. Di solito la necessità di questo processosi verifica quando la direzione ha dubbi sull'onestà dei dipendenti.

Alla sede

L'inventario è una procedura per verificare che la proprietà effettiva corrisponda ai dati dei documenti, quindi può essere eseguita da società in luoghi diversi.

Pertanto, la procedura può essere implementata alla cassa di un'impresa o in produzione, nei magazzini o in un negozio.

Oggetti da controllare

Gli oggetti di inventario possono avere valori diversi appartenenti a una determinata azienda. Ciò include le immobilizzazioni rappresentate da edifici, strutture o attrezzature, scorte, denaro, prodotti finiti o persino obbligazioni finanziarie dell'impresa.

Un oggetto specifico viene preselezionato dall'iniziatore del controllo, dopodiché questa informazione viene trasferita alla commissione coinvolta nella procedura.

Secondo il metodo di implementazione del processo

La procedura può essere completa o parziale. Ogni varietà ha le sue caratteristiche:

• Controllo completo. Viene effettuato prima della formazione dei conti annuali o prima di un audit. Spesso implementato durante la revisione. Tutti i valori materiali, denaro e passività disponibili presso l'impresa e riflessi nella contabilità della società sono soggetti a verifica. Anche la proprietà ricevuta dalla società sulla base di un contratto di locazione è soggetta a inventario.
• Parziale. Può essere effettuato in qualsiasi momento, il che richiede solo l'opportuna decisione della direzione aziendale. Per questo, di solitocopre proprietà raggruppate per tipo, ubicazione o altri principi. Ad esempio, è possibile ispezionare un solo magazzino o oggetti di valore di cui è responsabile un dipendente.

Le aziende stesse dovrebbero essere interessate a un regolare inventario parziale dei fondi, poiché in questo caso è possibile monitorare la correttezza del lavoro dei vari specialisti dell'azienda.

Secondo il metodo

Secondo il metodo di conduzione di un inventario, può essere selettivo o continuo.

L'ispezione casuale viene eseguita in base alla decisione della direzione dell'impresa. La rilevazione viene effettuata in relazione a diversi valori scelti dal regista. Spesso questo metodo di verifica è utilizzato nelle grandi aziende. Se i risultati di un tale inventario rivelano discrepanze anche minori, verrà sicuramente assegnato un controllo completo.

Un inventario completo può essere effettuato in qualsiasi momento dopo che la decisione è stata presa dalla direzione dell'azienda. Durante questo processo, tutte le proprietà dell'azienda sono soggette a valutazione, così come vari oggetti di valore situati in divisioni o filiali.

Inaspettatamente

L'inventario può essere:

• pianificato, tenendo conto del programma redatto all'inizio dell'anno dalla direzione dell'impresa, e i termini della sua attuazione sono inoltre annunciati in anticipo;
• non programmato, implementato in caso di determinate circostanze impreviste, ad esempio la sostituzione di una persona responsabile o si verifica un'emergenza nell'impresasituazione;
• ripetuto, nominato a condizione che i risultati dell'ultima verifica siano ritenuti inattendibili o dubbi, pertanto è tenuto a confermare alcuni fatti;
• controllo, effettuato a completamento di un inventario completo, per il quale vengono valutate tutte le azioni della commissione e verificata l'accuratezza della procedura.

Tutti i suddetti tipi di inventario possono essere effettuati in base alla decisione della direzione dell'azienda.

Il concetto di verifica tecnica

L'inventario tecnico è rappresentato da un inventario dell'immobile che ne determina tutte le caratteristiche e il valore catastale. Solitamente effettuato in relazione a diverse proprietà.

Procedura da seguire prima dei conti annuali. In base all'atto redatto si può capire quanto sia cambiato il prezzo catastale dell'oggetto.

Quando è necessario l'inventario?

Questo controllo è assolutamente necessario in queste situazioni:

• immobile acquistato, venduto o affittato;
• prima dei conti annuali;
• persona responsabile sostituita;
• vengono rilevati furti o danni a cose;
• dopo un disastro naturale o altre emergenze;
• quando si chiude o si riorganizza un'azienda.

L'inventario può essere effettuato anche in altre situazioni previste dalla legge.

Procedura di verifica

L'ordine di inventario è considerato semplice, per cuivengono eseguite azioni sequenziali:

• viene emesso un ordine appropriato dalla direzione dell'azienda;
• si sta formando una commissione di inventario;
• stabilire le scadenze per il processo;
• i documenti vengono trasferiti da dipendenti finanziariamente responsabili;
• viene effettuato l'inventario diretto, che prevede la pesatura, il conteggio, la misurazione e l'esecuzione di altre azioni simili;
• i risultati ottenuti dopo l'implementazione dell'inventario vengono confrontati con i dati disponibili negli archivi dell'azienda;
• sono state identificate discrepanze;
• determinare le cause dei problemi;
• risultati in corso di elaborazione.

Al termine del controllo, si forma un atto di inventario. Contiene tutti i fatti rivelati a seguito dell'inventario. Sulla base di questo documento, puoi capire quanto fosse efficace l'inventario. Un esempio di questo documento si trova sotto.

L'atto dovrebbe contenere informazioni diverse. Include informazioni:

• data di ispezione;
• elenca tutte le persone che sono membri della commissione di inventario;
• vengono consegnati gli oggetti in studio;
• descrive tutti i metodi utilizzati per ottenere informazioni;
• risultati adatti;
• I segni di tutti i partecipanti vengono messi alla fine.

Act è considerata una documentazione importante in qualsiasi azienda. Può essere soggetto a verifica da parte dei dipendenti del Servizio fiscale federale, pertanto deve essere conservato presso l'impresa per almeno cinqueanni. In caso di dubbi sull'accuratezza delle informazioni contenute in questo documento, il capo dell'azienda può nominare una nuova verifica.

Conclusione

L'inventario è considerato un processo importante, in base al quale i dati effettivi vengono riconciliati con le informazioni registrate nei registri dell'azienda. Può essere presentato in numerose forme.

Ci sono situazioni in cui un audit deve essere effettuato senza fallo in base ai requisiti delle autorità statali. Il processo viene eseguito solo da una commissione di inventario appositamente creata, che include solo professionisti e spesso anche esperti esterni che non sono interessati ai risultati dell'inventario sono invitati qui.