Descrizione del lavoro di amministratore di ufficio: doveri, funzioni e diritti

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Nella maggior parte dei luoghi pubblici, la prima persona che incontri non appena varchi la soglia è l'addetto alla reception. Questi specialisti sono assunti da hotel, saloni di bellezza, ristoranti e, naturalmente, istituzioni d'ufficio. Hanno molte responsabilità, dalla comunicazione con ospiti e partner all'elaborazione della documentazione.

Caratteristiche

Vale la pena dire che l'amministratore è una professione molto versatile, che può includere compiti versatili. Il vantaggio per i principianti è che non richiede alcuna conoscenza approfondita in una particolare area.

I potenziali datori di lavoro prestano maggiore attenzione alle qualità personali. Un potenziale candidato per la posizione di amministratore di ufficio dovrebbe essere moderatamente socievole, essere in grado di stabilire contatti con persone diverse ed esprimere correttamente i propri pensieri. Sarà anche un vantaggio avere un interesse nel campo prescelto.attività e capacità di affrontare lo stress. Quest'ultima qualità tornerà sicuramente utile per il futuro amministratore. Dovrà comunicare con un numero enorme di visitatori, tra i quali sicuramente si incontreranno conflitti. Tuttavia, anche in tali situazioni, l'amministratore deve essere in grado di rimanere educato.

Va notato che, a seconda della politica di assunzione dell'azienda, potrebbero esserci requisiti per l'istruzione superiore, la capacità di lavorare con le apparecchiature per ufficio, ecc.

Il programma di lavoro per questa posizione è solitamente determinato dagli orari di apertura dello stabilimento, poiché è l'amministratore che lo apre la mattina e lo chiude la sera. Tuttavia, quando si lavora 24 ore su 24 per i dipendenti, viene redatto un programma dei turni. Di norma, gli uffici non funzionano in questa modalità.

Vale anche la pena prestare attenzione al fatto che l'amministratore e il manager dell'ufficio sono professioni diverse. Il responsabile dell'ufficio in re altà supervisiona gli altri dipendenti. L'amministratore, a differenza di lui, non svolge questa funzione. Svolge solo le proprie funzioni, interagendo con altri dipendenti dell'ufficio se necessario.

Responsabilità principali

Un amministratore di ufficio, essendo sul posto di lavoro, deve svolgere un numero considerevole di compiti che la direzione gli assegna. Elenchiamoli brevemente.

• Ricezione e successiva distribuzione delle telefonate. Durante le negoziazioni, l'amministratore deve registrare le informazioni e trasferirle ai dipendenti. Se necessario, la chiamata dovrebbereindirizza a un altro dipartimento.
• I doveri di un amministratore di ufficio includono una clausola che richiede a un dipendente di fornire una consulenza iniziale ai potenziali clienti.
• La necessità di elaborare la documentazione in entrata e in uscita.
• Pubblicazione di annunci di lavoro su portali specializzati e agenzie di reclutamento. Inoltre, i compiti dell'amministratore dell'ufficio comportano lo svolgimento di colloqui iniziali con potenziali candidati.
• Acquisto di cancelleria e materiali di consumo necessari per garantire il buon funzionamento delle apparecchiature per ufficio.

Oltre ai compiti sopra elencati, l'amministratore dell'ufficio interagisce costantemente con le persone. Questi sono sia potenziali clienti che attuali dipendenti dell'azienda. È questo specialista che è responsabile della pianificazione dei dipendenti.

Diritti

Il numero dei diritti, a differenza dei doveri, è molto inferiore. Quindi, cosa fanno le istruzioni per l'amministratore dell'ufficio?

• Agire per conto dell'azienda, rappresentando i suoi interessi nell'interazione con altre imprese.
• Per interagire con altri dipendenti all'interno dell'autorità assegnata.
• Fare proposte da prendere in considerazione per migliorare le prestazioni dell'organizzazione.

Funzioni dell'amministratore dell'ufficio

Essere sul posto di lavoro, questo specialista dovrebbesvolgere un numero considerevole di compiti a lui assegnati:

• Preparare l'ufficio.
• Mantieni l'ordine.
• Servire i visitatori.
• Servizio telefonico.

In effetti, il numero di funzioni potrebbe essere maggiore. Dipende dall'elenco delle responsabilità lavorative dell'amministratore dell'ufficio in una particolare istituzione.

Preparare l'ufficio

L'adempimento delle funzioni assegnate, di norma, inizia con la preparazione per una nuova giornata lavorativa. Arrivato sul posto di lavoro, l'amministratore controlla il lavoro delle apparecchiature per ufficio, la disponibilità di materiali di consumo e articoli di cancelleria. Successivamente, lo specialista deve familiarizzare con l'elenco dei visitatori e creare le condizioni per il loro incontro.

Mantenimento dell'ordine

L'amministratore non dovrebbe essere direttamente coinvolto nelle pulizie e in altre attività per mantenere l'ordine in ufficio. Tuttavia, tra i suoi compiti vi è la necessità di coordinare il lavoro del personale addetto alla manutenzione. Deve programmare la pulizia, oltre a indicarne la durata.

Servizio clienti

I compiti dell'amministratore consistono anche nel negoziare con i visitatori l'orario della visita, coordinandoli con il responsabile. Il programma delle visite deve essere redatto in modo tale che non ci siano sovrapposizioni e nessuno debba perdere tempo in attesa. Inoltre, l'amministratore deve incontrare i visitatori. È lui che crea il primoimpressione.

Servizio telefonico

Questa funzione è assegnata all'amministratore per liberare il manager dalle negoziazioni e non distrarlo dal flusso di lavoro. Un dipendente può risolvere alcuni problemi da solo o fissare un appuntamento per un visitatore in base al programma del manager. Nell'espletamento di tali funzioni, il dipendente deve assolutamente mantenere la riservatezza, non divulgando a estranei le informazioni a sua disposizione.

Campione

La descrizione del lavoro dell'amministratore dell'ufficio può includere elementi diversi a seconda dei requisiti di una particolare organizzazione. Tuttavia, di norma, in esso verranno prescritte condizioni standard, che vengono prese come modello.

• Disposizioni generali.
• Requisiti di qualificazione. Di norma, per un potenziale amministratore è sufficiente un'istruzione secondaria specializzata. L'esperienza sarà sicuramente una risorsa.
• Responsabilità. Nessuna descrizione del lavoro è completa senza questo articolo.
• Diritti. L'amministratore, ad esempio, ha il diritto di fare proposte per migliorare le attività dell'impresa.
• Disposizioni aggiuntive che possono includere elementi non inclusi in altre sezioni.

È consuetudine fornire una descrizione del lavoro a un nuovo dipendente per la revisione, il fatto di cui deve confermare con la propria firma.

Posto di lavoro

L'istruzione sulla protezione del lavoro per l'amministratore dell'ufficio prevede alcuni requisiti per le condizioni di lavoro. Ad esempio, il posto di lavoro dovrebbe essere posizionato in modo tale che il dipendente si senta a suo agiosvolgere i propri compiti. Di norma, si trova accanto all'ufficio del manager e consente di monitorare altri dipendenti.

Devi capire che quando svolgono compiti, l'amministratore, così come gli altri dipendenti, spesso devono utilizzare le apparecchiature per ufficio. Ecco perché deve essere posizionato in modo tale da essere disponibile per un uso a breve termine.

Uno dei compiti importanti che non è chiaramente esplicitato nella descrizione del lavoro dell'amministratore è fungere da collegamento tra il supervisore diretto e i subordinati. Pertanto, il dipendente dovrebbe cercare di creare un ambiente favorevole e stabilire contatti con altri specialisti. È importante non solo trasmettere correttamente le istruzioni del leader, ma anche essere in grado di controllare l'accuratezza della loro attuazione.

Per questo motivo, la capacità di connettersi con gli altri diventa un fattore importante per raggiungere il successo in questa posizione. Questo vale sia per i leader che per i subordinati. Per quanto riguarda le qualità personali, l'organizzazione e la resistenza allo stress sono considerate abbastanza importanti, che consentono di gestire gli altri dipendenti e mantenere la calma anche quando si ha a che fare con visitatori in conflitto.