2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
La lettera commerciale è uno dei più importanti mezzi di comunicazione nel mondo degli affari tra i rappresentanti di diverse organizzazioni. È caratterizzato da uno stile rigoroso, preciso, formale.
Lettera commerciale
Ora, nell'era di Internet, l'importanza della corrispondenza commerciale non è diminuita, ma ha semplicemente cambiato i media - dalla carta all'elettronica - ed è diventato più veloce. Pertanto, è estremamente importante per ogni dipendente, persona in cerca di lavoro, così come per le persone in posizioni di leadership, essere in grado di comporre correttamente vari tipi di lettere commerciali.
Inoltre, questo lo caratterizza in parte come professionista, ampliando le sue opportunità di carriera. Pertanto, è così importante per qualsiasi persona che non è indifferente alla sua carriera conoscere le regole per condurre la corrispondenza commerciale e tener conto dei suoi vari tipi. E il contenuto delle lettere commerciali, così come la loro qualità, dipenderà dalla professionalità del corrispondente.
Con l'aiuto della corrispondenza commerciale, i problemi vengono risolti, presentatireclami, contratti vengono discussi, oggetti di valore e documenti vengono scortati.
Stile aziendale
Lo stile delle lettere commerciali dovrebbe essere preciso e non consentire interpretazioni varianti delle parole. Ci deve essere una rigida subordinazione ufficiale, anche se questa è una lettera a un amico. La ripetizione (in quantità limitata) di timbri lessicali è consentita, e anche gradita. Di norma, i vari tipi di lettere commerciali coprono diverse questioni, limitate ad argomenti commerciali. Il tono è usato solo in modo neutro, non consentendo valutazioni personali ed emotività inappropriata.
La corrispondenza commerciale è sempre ufficiale, spesso viene registrata e registrata.
Tipi di lettere
Lo sviluppo del business, la tecnologia dell'informazione colpisce la scrittura aziendale e le sue tipologie, costringendola ad assumere nuove forme. Ad oggi si distinguono i seguenti tipi di lettere:
- Argomenti commerciali e di affari. Con l'aiuto delle imprese risolvono questioni economiche, organizzative, legali. Il volume di questi messaggi va da poche righe a diverse pagine. Commerciale risolvere i problemi di vendita di servizi o beni e fornitura. Queste sono richieste, offerte, reclami.
- Lettere che richiedono una risposta (come richieste, ricorsi, richieste, reclami, suggerimenti) e non richiedono (contengono eventi e fatti già descritti - accompagnamenti equivalenti a ricevute, conferme).
- Ci sono tali d
- La corrispondenza è considerata standard e contiene moduli già pronti di documenti, campioni. I tipi di lettere commerciali presentate in questo modo sono chiamati regolamentati. Se il mittente scrive un messaggio da se stesso, allora non è regolamentato.
- Quando una lettera rivela un argomento, viene chiamata aspetto singolo, se diversi - multiaspetto.
- Posizionare separatamente i tipi di lettere commerciali che riflettono le informazioni individuali per il destinatario: congratulazioni, ringraziamenti, condoglianze, raccomandazioni, accompagnamenti.
lettere di abete: regolari e circolari - con un mittente ediversi destinatari di rango inferiore.
Contenuto di una lettera commerciale
- Appello progettato per attirare attenzione, interesse, stabilire il livello di contatto. Il ricorso può essere per posizione, cognome, nome e patronimico o generalizzato.
- Introduzione all'essenza della lettera, chiarimento dello scopo o del motivo della lettera, consistente in una descrizione, collegamento, ringraziamenti, congratulazioni, affermazioni e così via.
- La parte principale (deve avere qualsiasi corrispondenza commerciale). Le tipologie di lettere commerciali a vario scopo contengono le principali informazioni, proposte, requisiti, inviti, richieste, ordini. Contiene motivazioni, affermazioni rigorosamente cronologiche, analisi dei problemi, guadagni strutturati o possibili perdite.
- Tutti i tipi di lettere commerciali dovrebbero avere una conclusione, composta da conclusioni, proposte, accordi, rifiuti, avvertimenti. Ad esempio, ad esempio: ricorda, offri, chiedi, avvisa.
- Frasi di chiusura standard,finalizzato a predisporre per ulteriore collaborazione, termine, eventuale rifiuto. Inoltre, l'appello finale è soggetto al sistema di valori e priorità sociali.
Raccomandazioni per scrivere lettere
1. La lettera deve essere alfabetizzata e di facile lettura, non accumulare parole e utilizzare unità lessicali il cui significato esatto non è noto.
2. Tutti i tipi di lettere commerciali non dovrebbero essere troppo grandi, è meglio ridurre e strutturare le informazioni il più possibile.
3. Nel processo di lettura, il destinatario dovrebbe provare rispetto, individualità della lettera, proprietà dell'argomento, infusione positiva dell'autore.
4. È importante nel processo di scrittura stabilire accordi su tempi, termini, condizioni di contatto e contratti. Questo può essere fatto sotto forma di un elenco di opzioni o di domande principali.
5. Un tono gentile, professionale e benevolo della lettera preparerà sicuramente il destinatario per una risposta positiva e rapida.
Uno dei componenti di un'attività di successo è il rispetto delle regole della corrispondenza commerciale, che costituisce almeno l'80% di tutta la documentazione delle organizzazioni. Il rigoroso rispetto di tutte le norme sottolinea il valore legale delle lettere commerciali e garantisce il rapido raggiungimento degli obiettivi commerciali.
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