Che cos'è la documentazione principale in contabilità? Definizione, tipologie, caratteristiche e requisiti per il riempimento

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

La contabilità di qualsiasi azienda si occupa del reporting primario. L'elenco della documentazione principale in contabilità include diversi documenti obbligatori. Ognuno di essi è correlato alle fasi del processo aziendale. Se i dipendenti dell'organizzazione non conservano la documentazione principale in "1C: Contabilità", l'azienda dovrà affrontare sanzioni tangibili.

Cos'è questo?

La contabilità per la documentazione principale nella contabilità è una priorità assoluta. Tutte le attività svolte in questa direzione sono regolate dalla legge federale "Sulla contabilità". Pertanto, nel primo paragrafo del nono capitolo si dice che qualsiasi atto redatto correttamente e certificato dal management, che rifletta vari episodi dell'attività aziendale, può essere definito documentazione primaria. A proposito, questi episodi si chiamano:

• ricevere denaro per beni o servizi fornitiimpresa;
• trasferimento di fondi per beni e materiali ricevuti.

Quindi, oltre all'elenco obbligatorio della documentazione primaria in contabilità, ce n'è uno aggiuntivo. Di solito viene compilato su richiesta della direzione aziendale. E vi inseriscono moduli che contengono informazioni su compensazioni reciproche che non hanno una base finanziaria.

Caratteristiche dell'utilizzo della documentazione primaria in contabilità

La prima cosa a cui dovresti prestare attenzione è che tutti i moduli "primari" devono essere associati al trasferimento di fondi. Pertanto, non dovresti includere una procura per ricevere documenti in questo elenco.

La conservazione di questo tipo di carta viene effettuata per almeno cinque anni dalla data di sottoscrizione. Durante le verifiche fiscali, l'ispettore richiede la documentazione primaria per un periodo da uno a tre anni. Pertanto, i documenti con un periodo più lungo possono essere inviati all'archivio per la conservazione. Dopo cinque anni, possono essere completamente sm altiti. La distruzione del "primario" viene effettuata in conformità con lo statuto interno dell'azienda e la legislazione del paese. Questa procedura è piuttosto complessa e richiede molto tempo. Pertanto, molte imprese mantengono il "primario" finché c'è un posto nel reparto contabilità. Il periodo di conservazione dei documenti nell'archivio in Russia non è limitato in alcun modo.

Elenco

Per capire cos'è la documentazione principale in contabilità, devi sapere quali tipi di documenti include. Va ricordato quel discorsotratta di documenti relativi al movimento di fondi. Ecco un elenco di ciò che è incluso nella documentazione principale in contabilità:

1. Contratto.
2. Fattura per il pagamento.
3. Contanti e ricevute di vendita.
4. Moduli di segnalazione rigorosi.
5. Atti.
6. Fatture.

Maggiori informazioni su ciascuno di questi documenti primari sono fornite nei paragrafi seguenti.

Accordo

Questo articolo provoca molte polemiche tra i dipendenti del reparto contabilità. Il fatto è che la documentazione primaria nell'ufficio contabilità dovrebbe essere comunque conservata, ma i contratti a volte finiscono con gli avvocati o addirittura nell'ufficio del personale. Ma c'è un altro lato della medaglia. Dopotutto, è il contratto che sta alla base della transazione relativa al movimento dei flussi di cassa.

Fattura

Questo modulo si riferisce alla documentazione principale nel reparto contabilità. Che cos'è un account, ogni partecipante al processo aziendale lo sa. Questo documento, infatti, è la base per il trasferimento di fondi per i beni o servizi ricevuti. Se una delle parti accetta l'account, significa che acconsente tacitamente alla transazione. Può anche contenere informazioni relative a un accordo precedente. La fattura contiene non solo questi dati, ma anche la procedura per la restituzione dei fondi in caso di questa necessità.

Blocco di vettura

Questo documento è uno dei più brillanti rappresentanti della documentazione primaria in contabilità. Il punto è che dentroindica un elenco completo delle merci spedite all'acquirente. In questo caso si tratta sia di prodotti finiti che di materie prime. Viene redatta una lettera di vettura in un numero illimitato di copie. Questo momento non ha una regolamentazione chiara e infatti si basa solo su quanti soggetti hanno bisogno di questo tipo di documento. Cioè, quanti partecipanti alla transazione, quante copie dovrebbero essere fornite. Vale la pena ricordare che sono validi solo i moduli sui quali è firmata la firma del responsabile. Sigillo o timbro non è richiesto in questa situazione.

Atto di accettazione-trasferimento

I dipendenti ordinari di questo dipartimento sono impegnati nell'elaborazione della documentazione principale nel dipartimento di contabilità. Molto spesso ricevono certificati di lavoro (servizi) eseguiti come documento giustificativo. Questo documento, come suggerisce il nome, è redatto dopo la prestazione di servizi o l'esecuzione di lavori. Si considera valido l'atto di accettazione e trasferimento, sottoscritto bilateralmente. Ci sono momenti in cui una delle controparti rifiuta di approvare il documento. In questa situazione, il modulo può essere certificato da una sola parte, ma a condizione che siano presenti osservatori al momento della firma. Oltre alle informazioni di base, l'atto di accettazione e trasferimento può includere dati di natura chiarificatrice o chiarificatrice. Di norma, vengono inseriti in un tavolo appositamente formato. Per quanto riguarda l'approvazione del timbro, è sempre gradita, ma se non c'è la stampa, ciò non invalida la carta. Vale la pena notare che quando si mantiene la documentazione principale in contabilità, un atto che riflette il movimento delle immobilizzazionianche le imprese dovrebbero essere incluse nell'elenco dei documenti primari.

Pagamenti

Questo tipo di documentazione primaria riflette il movimento di fondi tra l'impresa ei suoi dipendenti. Oltre all'importo di base del salario, include tutti i bonus e i compensi. In questa situazione, il capo contabile insieme al capo dell'impresa funge da testimone della dichiarazione. Affinché il documento sia valido ed entri in vigore, deve essere timbrato. In caso contrario, il modulo può essere considerato non valido. Vale la pena notare che questo sigillo è facoltativo nei due documenti precedenti.

Documenti in contanti

Questo elenco include i seguenti moduli:

• ordine di ricevuta,
• nota di erogazione,
• libretto di cassa.

Questa documentazione principale contiene le informazioni più complete relative al movimento dei fondi. I warrant in contanti sono suddivisi in diversi tipi. Quindi, molto spesso nel lavoro di contabilità vengono utilizzati KO-1, KO-2 e KO-4. Riflettono tutti i fatti della vita economica dell'organizzazione. Pertanto, durante una verifica fiscale, gli ispettori sono più esigenti su di loro. Oltre a questi tipi, ci sono le forme KO-3 e KO-5. Il terzo è un registro degli ordini di cassa e il quinto tiene conto del movimento di contanti nell'impresa. Di norma, gli ispettori prestano molta meno attenzione a questi tipi di documentazione primaria. Per quanto riguarda la loro conservazione e registrazione, questi processieffettuato secondo la procedura generale.

Separazione a seconda della fase della transazione

Ogni transazione è divisa in tre fasi. E ognuno di loro ha una documentazione specifica.

In primo luogo, le parti concordano sempre i termini della transazione. A questo punto, concludono un accordo ed emettono fatture per il pagamento. Successivamente, una delle parti fornisce un contributo su richiesta. E a sostegno di ciò, il pagatore è obbligato a fornire documenti giustificativi. Se i fondi sono stati inviati dal conto corrente, è necessario presentare un estratto. Se il pagamento viene effettuato in contanti, la conferma viene effettuata fornendo assegni circolari, rigorosi moduli di segnalazione o ricevute. La fase finale di qualsiasi transazione è la fornitura di beni o servizi a pagamento. Questo momento deve essere confermato da un atto di lavoro svolto (servizi) o da una lettera di vettura, se si tratta di prodotti di vario genere.

Compila i requisiti

Per un flusso di lavoro corretto, non è sufficiente solo sapere quale sia la documentazione principale in contabilità. È importante considerare i requisiti di base per compilarlo. Prima di tutto, ogni modulo deve avere il proprio nome. Inoltre, il compilatore del documento è obbligato a indicare la data di formazione di questi rapporti e il nome dell'impresa. Un'impresa si riferisce a un fornitore, app altatore o acquirente. Coordinate bancarie,le iniziali dei funzionari e il nome dell'operazione sono inoltre riportate in colonne separate della documentazione primaria nell'ufficio contabilità. Tutti sanno qual è il nome dell'operazione, basti ricordare che questo valore deve essere espresso in forma quantitativa. Il momento finale nella preparazione di questo tipo di carta è la firma e il sigillo delle persone responsabili.

Modifica

Nel trattare un gran numero di documenti, i dipendenti spesso commettono errori. Devono essere rettificati secondo le regole stabilite dalla legge. Esistono due tipi di modifiche:

1. Per una rigorosa responsabilità. Se è necessario apportare una piccola correzione nel modulo, la persona responsabile è obbligata a barrare la riga errata con una linea sottile e indicare la voce corretta sopra di essa. Per confermare l'esattezza delle modifiche apportate su carta, è necessario scrivere "Credo corretto" e certificare il modulo con la firma e il sigillo di un funzionario. Se il documento non può essere corretto in modo puntuale, la persona responsabile è obbligata a cancellare il modulo redatto in modo errato da un angolo all' altro con una sottile linea rossa. Deve inoltre essere contrassegnato come "Annullato". Dopo aver creato l'istanza corretta, è vietato distruggere quella errata.
2. Per documentazione non rigorosa. In questo caso, il modulo danneggiato viene distrutto e viene creata una carta con le informazioni corrette.

Vale la pena sapere che gli barrati dovrebbero essere eseguiti solo con una linea molto sottile. Se un dipendentecancella il testo in modo tale da renderlo illeggibile, questo è un errore molto grossolano.