L'inventario è obbligatorio: casse, ordine, tempistica

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'inventario è rappresentato da una procedura speciale per riconciliare valori, beni, denaro o immobilizzazioni esistenti dell'azienda con quei valori che sono disponibili nei documenti ufficiali dell'impresa. Può essere svolto su base obbligatoria o su iniziativa della direzione aziendale. La realizzazione di un inventario è obbligatoria per alcune aziende e questo processo viene necessariamente eseguito ogni anno in tutte le aziende. Lo scopo principale di questa procedura è identificare varie incongruenze e carenze. Molte aziende non si rendono conto del valore di questo processo, quindi viene utilizzato solo come formalità. Sebbene se ti avvicini correttamente all'inventario, con il suo aiuto puoi identificare tutte le carenze o le eccedenze.

Scopo del processo

Molti aspiranti imprenditori pensano se è necessario condurre un inventario e quali obiettivi possono essere raggiunti attraverso questo processo. Il procedimento è rappresentato da una contabilizzazione sistematica dei beni materiali e dei fondi, per i quali si confronta con quelli effettiviindicatori con dati da documenti ufficiali.

Lo scopo principale dell'inventario è identificare le discrepanze. Possono apparire per vari motivi:

• i valori sono influenzati da fattori naturali, quindi questo include il restringimento, il deterioramento dovuto a una conservazione impropria, l'evaporazione o la perdita che si verificano durante il trasporto delle merci;
• Azioni illegali da parte dei dipendenti dell'azienda, ad esempio misurazioni errate, concessione di kit per il corpo o persino furto di oggetti di valore;
• problemi che compaiono durante la contabilità, quindi, dopo l'inventario, vengono spesso rilevati vari errori, correzioni, imprecisioni, refusi o altre ambiguità nei documenti.

Sulla base di ciò, un audit sistematico consente a qualsiasi manager aziendale di identificare tempestivamente varie violazioni e problemi.

Funzioni di verifica

La realizzazione di un inventario delle merci implica necessariamente l'utilizzo di diverse funzioni della procedura:

1. Le condizioni in cui vengono stoccate le varie merci sono valutate oggettivamente e tale valutazione è obiettiva.
2. Si determina come viene eseguita correttamente e con competenza la manutenzione dei vari documenti in azienda.
3. Riflette le caratteristiche della gestione del magazzino in azienda.
4. Si valuta la completezza e correttezza della contabilità.
5. È concessa la prevenzione di vari abusi e violazioni da parte di specialisti assunti.

A causa di tali numerose funzioni, tenereL'inventario è considerato un processo importante in qualsiasi azienda.

Conteggio inventario obbligatorio

Alcune aziende sono tenute a eseguire la procedura senza fallo in base ai requisiti legali. Le informazioni sui casi in cui un inventario è obbligatorio sono contenute nei seguenti regolamenti:

• nella legge federale n. 402 "Sulla contabilità";
• nelle linee guida approvate con Ordinanza del Ministero delle Finanze n. 49.

Certamente il controllo viene effettuato nelle seguenti situazioni:

• quando si affitta una proprietà;
• vendita o riacquisto di beni di proprietà dell'azienda;
• trasformazione di un'impresa statale o municipale;
• prima della formazione dei conti annuali;
• quando si nomina una nuova persona finanziariamente responsabile nell'azienda;
• quando vengono rilevati danni a oggetti di valore o furto di proprietà;
• dopo disastri naturali o altre emergenze;
• quando l'azienda viene riorganizzata;
• prima della liquidazione dell'organizzazione;
• nelle altre situazioni previste dalla legge.

L'inventario è obbligatorio prima di preparare i rapporti annuali. Tale processo consente non solo di tenere conto dei requisiti di legge, ma anche di prevenire vari errori o carenze nei documenti contabili. In genere, le aziende eseguono una revisione ogni anno prima della fine dell'anno solare.

L'inventario delle immobilizzazioni viene effettuato ogni tre anni. Ogni manager dovrebbe conoscere tutti i casi di inventario obbligatorio. Inoltre, può nominare autonomamente un'ispezione in caso di dubbi sull'onestà del lavoro di alcuni specialisti assunti.

Come viene stabilito l'ordine di elaborazione

La realizzazione di un inventario implica necessariamente la presa in considerazione dei requisiti contenuti nelle Linee Guida. Numerose sfumature sono determinate dai direttori delle aziende. Per questo, le regole sono fissate nella documentazione costitutiva.

Il direttore dell'azienda può identificare alcuni punti importanti:

• quando è richiesto un processo;
• quante volte all'anno è possibile fare l'inventario;
• a che ora viene eseguito il processo;
• quanto dura;
• quali risorse verranno sicuramente controllate;
• chi è un membro o presidente del comitato di inventario.

Le risposte a tutte queste domande sono fissate nella documentazione di fondazione. La realizzazione di un inventario è obbligatoria quando si cambiano le persone finanziariamente responsabili. In tali condizioni, un nuovo specialista assunto può essere sicuro che le carenze sorte sotto il suo predecessore non gli saranno trasferite in alcun modo.

Cosa viene controllato?

L'inventario può essere effettuato in relazione a diverse proprietà, quindi viene evidenziata la verifica di contanti, immobilizzazioni, materiali o altri elementi. Durante la procedura, vengono valutate tutte le attività e le passività della società e delle sue suddivisioni. I seguenti elementi sono soggetti a verifica:

• immobilizzazioniaziende abituate a condurre affari;
• attività immateriali dell'azienda;
• vari investimenti finanziari;
• merci e materiali;
• lavori in corso;
• denaro in conti ea disposizione;
• titoli e SSO;
• transazioni con controparti, acquirenti, il Servizio fiscale federale, vari fondi e altri debitori o creditori;
• riserve;
• attività e passività dell'impresa.

Quando è richiesto un inventario dei materiali? Tale controllo viene eseguito quando si sospetta che gli specialisti assunti nell'azienda stiano abusando dei loro poteri, pertanto viene rilevato un furto o una carenza.

La verifica è soggetta non solo ai beni di proprietà dell'azienda, ma anche agli oggetti di valore che si trovano su conti fuori bilancio. L'impresa non ha diritti di proprietà su di loro, ma sono utilizzati nel processo di lavoro sulla base di un contratto di locazione o altri accordi.

Passaggi del processo

La realizzazione di un inventario delle proprietà implica necessariamente l'attuazione di azioni sequenziali. Pertanto, il processo è suddiviso in fasi:

1. Un ordine viene emesso dal capo sulla necessità di un inventario.
2. È stata convocata una commissione di inventario che dovrebbe includere specialisti che non sono interessati ai risultati dell'audit.
3. Determina l'intervallo di tempo durante il quale verrà eseguita la procedura.
4. L'immobile da valutare è selezionato.
5. Materialei responsabili dell'azienda consegnano le ricevute al datore di lavoro.
6. Stampa gli inventari dei valori in azienda, creati per ogni persona finanziariamente responsabile.
7. Viene effettuato un controllo diretto, che consiste nel pesare, confrontare la quantità effettiva con i dati dei documenti, misurare, contare e altre azioni simili.
8. Le informazioni dell'elenco di inventario vengono confrontate con le informazioni disponibili nei documenti contabili, il che consente di identificare eventuali discrepanze
9. Si stanno formando dichiarazioni di confronto, con l'aiuto delle quali è possibile identificare le cause delle discrepanze.
10. Sono in corso di elaborazione gli esiti della verifica, per la quale si sta redigendo apposito atto.
11. Se vengono identificate carenze e altri problemi, viene svolta un'indagine nell'azienda, il cui scopo è identificare gli autori.
12. I trasgressori identificati sono soggetti a responsabilità amministrativa o penale, a seconda delle caratteristiche delle violazioni.

È necessario completare l'inventario prima dell'immediata preparazione, firma e presentazione dei rapporti annuali al Servizio fiscale federale. La procedura di inventario si conclude necessariamente con un apposito verbale.

Regole del rapporto

Viene generato un report basato sui risultati del controllo. Include le seguenti informazioni:

• data di inventario;
• dati sui membri della commissione di inventario;
• periodo durante il quale è stata eseguita la procedura;
• proprietà verificabile dell'azienda;
• Problemi identificati e carenze;
• firme di tutti gli ispettori.

Mentre l'inventario è richiesto prima della preparazione dei conti annuali, qualsiasi dirigente aziendale può avviare il processo senza una buona ragione. Per fare ciò, viene emesso un ordine appropriato, dopo di che i dipendenti dell'impresa sono tenuti a seguire la procedura.

Responsabilità della commissione di inventario

L'inventario è richiesto dalla legge, quindi ogni azienda deve creare un organismo speciale responsabile del controllo e della contabilità. Si chiama commissione di liquidazione. Ha alcune responsabilità:

• applicazione di varie misure preventive volte a preservare la proprietà dell'impresa;
• partecipazione a varie controversie relative alla conservazione o al danneggiamento di valori immobiliari;
• controllo sulla correttezza della redazione dei vari documenti relativi ai beni dell'azienda;
• inventario basato sull'ordine del management dell'azienda;
• preparare una relazione sui risultati dell'audit;
• condurre un'indagine volta a identificare il colpevole di varie violazioni e problemi.

Tutte queste azioni dovrebbero essere eseguite esclusivamente da dipendenti dell'azienda che non sono interessati ai risultati dell'audit.

Chi è sulla commissione

Quando si forma una commissione, i seguenti specialisti sono solitamente coinvolti nel lavoro:

• operai amministrativi;
• specialisti del reparto contabilità;
• domesticorevisori dei conti;
• spesso vengono coinvolti anche esperti indipendenti;
• rappresentanti di varie posizioni disponibili nel personale dell'organizzazione.

Se l'azienda ha una piccola quantità di proprietà diverse, spesso la responsabilità di condurre un inventario viene trasferita alla commissione di audit, se esiste nell'azienda.

Se durante l'ispezione si scopre che anche un solo membro della commissione è assente, i risultati della procedura vengono invalidati.

Responsabilità per il mancato inventario

Alcuni imprenditori si rifiutano deliberatamente di effettuare audit per vari motivi. La normativa non prevede responsabilità per tale decisione. Ma il Servizio fiscale federale può multare la società se risulta che ci sono incoerenze o errori nei rendiconti finanziari ricevuti.

Raccomandazioni da esperti

Quando si effettua un inventario in un'azienda, è consigliabile utilizzare determinati consigli. Questi includono quanto segue:

• 10 giorni prima del controllo, il capo emette un ordine appropriato, che viene registrato nel diario.
• È consentito formare una commissione non solo permanente, ma anche una tantum o lavorativa.
• Se l'organizzazione utilizza molti beni e materiali, la decisione sulla necessità di un inventario selettivo viene presa dal manager in base alla situazione attuale dell'azienda.
• Tutti i membri della commissione dovrebbero essere coinvolti nella verifica, altrimenti i risultati sono facilmente riconoscibilinon valido.
• Le persone responsabili sono coinvolte durante il processo.
• La direzione dell'azienda deve garantire che il processo venga eseguito in modo rapido e semplice.
• Spesso la verifica può richiedere molto tempo, specialmente nelle aziende che utilizzano un gran numero di materiali o spediscono e ricevono molte merci.

Durante l'inventario, i membri della commissione devono tenere conto dei requisiti di legge.

Date di scadenza

Il capo dell'azienda determina la frequenza con cui verrà eseguito il controllo. Ma allo stesso tempo, vengono prese in considerazione alcune raccomandazioni, quindi un inventario viene effettuato presso il magazzino almeno una volta all'anno.

I negozi devono essere controllati due volte l'anno. I materiali e le merci vengono valutati a colpo sicuro prima di redigere i rapporti annuali. La verifica viene solitamente eseguita entro tre giorni, ma a volte il processo viene ritardato di diverse settimane.

Conclusione

L'inventario è un processo obbligatorio per qualsiasi azienda. Si tratta di confrontare i materiali e le merci disponibili con la quantità indicata nella documentazione aziendale. Il processo è svolto da una commissione speciale.

Non ci sono informazioni nella legislazione sulla responsabilità per il rifiuto di effettuare un inventario, ma se gli ispettori fiscali riscontrano errori e violazioni nella segnalazione, l'azienda dovrà pagare multe significative.