Sistemi di gestione aziendale automatizzati: tecnologie, programma e funzioni

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Sistemi di gestione aziendale automatizzati: questo è esattamente ciò di cui l'industria attuale ha un disperato bisogno. L'automazione del processo può aumentare significativamente la produttività e l'efficienza delle organizzazioni. Inoltre, questo è diventato rilevante anche perché attualmente esiste un'informatizzazione globale di quasi tutti i rami della vita umana.

Caratteristiche generali

Il sistema di gestione aziendale automatizzato (AMS) è attualmente utilizzato nella Federazione Russa secondo la metodologia MRP ed ERP. Entrambe queste direzioni sono riconosciute in tutto il mondo.

Per quanto riguarda l'aspetto dei primi sistemi di automazione, questi erano sistemi di pianificazione delle risorse materiali, sono anche MRP. Questa direzione è stata sviluppata e utilizzata per la prima volta negli Stati Uniti negli anni '60. Vale la pena notare che suoggi non ha perso affatto la sua rilevanza.

Tuttavia, il sistema di gestione aziendale automatizzato (AMS) è il più comune al giorno d'oggi, è spesso chiamato informativo. È stata lei a ricevere la riduzione sotto forma di ERP. Per quanto riguarda le informazioni generali sull'introduzione di tali tecnologie, quindi, come nel caso di qualsiasi altro cambiamento importante, non potrebbe essere indolore. Tuttavia, oggi è giusto dire che un certo numero di problemi sono stati formalizzati, ben studiati e sono stati sviluppati metodi efficaci che consentiranno di risolverli senza troppi danni per l'impresa stessa. Se studi i problemi e ti occupi della loro soluzione ancor prima di iniziare a implementare un sistema di gestione aziendale automatizzato, puoi facilitare notevolmente questo processo.

Informazioni generali sul sistema di controllo automatizzato

Se definiamo un sistema automatizzato, allora è un insieme di software, tecnici, informazioni e molti altri complessi, nonché alcune azioni di personale appositamente addestrato. Le azioni dei dipendenti sono solitamente volte a risolvere determinati compiti di pianificazione e gestione di vari tipi di attività nell'impresa.

L'uso di un sistema di gestione aziendale automatizzato ha lo scopo di ottimizzare e aumentare l'efficienza del personale di gestione presso la struttura. Inoltre, la stessa regola si applica al lavoro di alcuni altri servizi del personale su cui operanoimpresa. Gli esperti in questo campo concordano sul fatto che l'uso di un tale insieme di strumenti, che aiuta a gestire in modo più efficace qualsiasi impresa, aumenta significativamente la competitività già esistente e può anche, in linea di principio, portare l'oggetto a un livello accettabile in modo che possa competere con altre società.

I sistemi di gestione aziendale automatizzati svolgono un ruolo molto importante nel lavoro efficiente dei manager. Se credi alle statistiche, circa il 60% dell'orario di lavoro del manager viene dedicato solo alla compilazione di rapporti e attività documentarie per il personale circostante. La presenza di un sistema automatizzato consentirà al dipendente di accedere rapidamente alle informazioni di cui ha bisogno. Inoltre, è possibile utilizzare anche un sistema informativo automatizzato per la gestione aziendale per calcolare rapidamente i salari per ciascun dipendente, in base a molti fattori.

Classificazione per attrezzatura

Ci sono diversi gruppi di sistemi automatizzati utilizzati per gestire un'impresa, a seconda delle loro apparecchiature funzionali:

• I primi sono i sistemi multifunzionali progettati per svolgere l'intera gamma di compiti necessari per la gestione completa ed efficace della struttura.
• Ci sono sistemi di analisi esperti. Questo complesso è finalizzato al monitoraggio delle principali tendenze e direzioni di sviluppoimprese.
• Sistemi assegnati separatamente che ti permetteranno di calcolare gli stipendi del personale.
• Ultimi in termini di funzionalità ci sono i programmi che ti permetteranno di gestire il personale. Sono progettati per risolvere efficacemente qualsiasi problema relativo specificamente ai dipendenti. Possono memorizzare tutte le informazioni di contatto per ogni singolo dipendente, l'orario di lavoro, la data di assunzione e licenziamento, lo stipendio pagato e molte altre informazioni importanti.

Compiti dei sistemi di automazione

Qui vale la pena soffermarsi più in dettaglio sul compito principale del programma esperto. Il suo obiettivo primario è quello di ricercare e confrontare le caratteristiche più diverse del candidato per la posizione richiesta. L'uso di questo sistema informativo di gestione aziendale automatizzato ti consentirà di trovare facilmente i dipendenti più promettenti nel reparto giusto. Tuttavia, vale la pena notare qui che l'uso di tali programmi per esperti è piuttosto costoso, e quindi sarebbe consigliabile da un punto di vista economico applicarli a strutture già abbastanza grandi.

Un altro fatto piuttosto importante. È meglio integrare i sistemi automatizzati solo insieme ad altri programmi che verranno utilizzati per la contabilità e altre attività di questi dipendenti, ovvero i contabili. Questa caratteristica è dovuta al fatto che il leader sarà in grado di prendere decisioni obiettive solo se ha tuttoinformazioni aggiornate sullo stato dell'impresa e dei suoi dipendenti.

Come è già diventato chiaro, un sistema di controllo automatizzato come parte di un sistema aziendale è un complesso di molti programmi. Tuttavia, non sono tutti uguali e sono divisi in più gruppi, a seconda della natura della produzione in cui vengono utilizzati. Possono essere di tipo continuo, discreto, ovvero produzione singola, su piccola scala o media scala, nonché di tipo continuo-discreto, ovvero produzione di massa su larga scala o in linea.

Principi di base della creazione

Il sistema di controllo automatizzato come parte del sistema aziendale iniziò ad essere utilizzato attivamente negli anni '70. Allo stesso tempo, è stata confermata anche la sua efficacia.

Ci sono diversi principi di base per creare un sistema di controllo automatizzato per classi diverse:

• C'è un cosiddetto principio di nuovi compiti. In altre parole, si tratta di compiti ottimali che possono essere risolti utilizzando la tecnologia informatica convenzionale.
• Il secondo principio può essere chiamato complesso. In questo caso, durante lo sviluppo di un sistema di controllo automatizzato, è necessario avvicinarsi alla soluzione di un complesso di compiti di natura tecnica, economica e organizzativa.
• Un altro principio può essere chiamato il principio del primo leader. In questo caso, significa che lo sviluppo di programmi per un sistema di gestione aziendale automatizzato dovrebbe essere effettuato con la partecipazione e sotto il controllo del capo di questa struttura. Questo è vero per lo sviluppo di un sistema di controllo automatizzato su larga scala, chegestirà l'intera impresa. Se uno dei sottosistemi del sistema di controllo automatizzato è in fase di sviluppo, è consentita la partecipazione non del responsabile, ma del responsabile del servizio funzionale, per il quale è in corso lo sviluppo del complesso.
• Un altro principio viene spesso definito sviluppo continuo del sistema. In questo caso, si presume che il numero di compiti da risolvere aumenterà costantemente, il che significa che il sistema si svilupperà costantemente. Inoltre, le nuove attività non sostituiranno quelle precedentemente implementate.
• Il prossimo principio è la modularità e la digitazione. Consiste nel fatto che ci sarà una selezione e uno sviluppo di parti separate e indipendenti del sistema che saranno utilizzate in vari tipi di sottosistemi.
• L'ultimo principio è abbastanza semplice e consiste nell'automatizzare la circolazione dei documenti, oltre a creare un'unica base informativa in tutta l'azienda.

Vale la pena notare che la maggior parte dei principi si applica anche alla creazione di un sistema di gestione automatizzato per le imprese alberghiere. Ciò è particolarmente vero per l'ultimo punto, dove il database comune è un elemento chiave.

Problema di sviluppo principale

Vale la pena considerare diversi problemi principali, nonché i modi per risolverli, che possono sorgere durante la formazione di un sistema di controllo automatizzato, e vale la pena iniziare con quello principale.

Il primo problema comune è la mancanza di un compito di gestione specifico nell'impresa.

Nella letteratura sul sistema di gestione aziendale automatizzato, questo problema è considerato il più significativoposto, in quanto è abbastanza difficile da risolvere. Inoltre, viene spesso confusa con un' altra voce, ovvero la riorganizzazione della struttura aziendale. Tuttavia, questo problema è molto più globale, poiché include anche aspetti filosofici e psicologici, oltre alla metodologia di gestione. Più in dettaglio il problema sta nel fatto che molti leader gestiscono le loro imprese basandosi solo sulla propria esperienza, visione ed esigenze. Allo stesso tempo, utilizzano molto spesso dati effettivamente non strutturati o poco strutturati sulle dinamiche di crescita e sviluppo del loro oggetto.

Se ti rivolgi a un tale direttore e gli chiedi di descrivere la sua struttura delle attività di uno qualsiasi dei dipartimenti a lui responsabili, molto probabilmente la questione si fermerà. È per questo motivo che l'impostazione competente dei compiti di gestione è il fattore più importante per lo sviluppo e l'implementazione di successo di sistemi automatizzati di gestione dei progetti in un'impresa.

È importante notare qui che le attività impostate correttamente influenzeranno positivamente non solo lo sviluppo dell'oggetto nel suo insieme, ma anche lo sviluppo del processo di automazione stesso separatamente. Per quanto riguarda la soluzione a questo problema, qui per qualche motivo va tutto piuttosto male. In primo luogo, sul territorio della Federazione Russa, non è stato ancora completamente sviluppato un approccio nazionale speciale alla definizione dei compiti di gestione. Pertanto, viene utilizzata l'esperienza del management occidentale, ma in molti casi non è adeguata in relazione alla situazione in Russia. In secondo luogo, l'esperienza è ancora validatempi russo-sovietici nella formulazione di questi compiti. In questo caso, tutto va un po' meglio, e molti principi sono ancora in armonia con la re altà della vita, ma allo stesso tempo sono sempre meno in grado di resistere alla concorrenza generale del mercato.

In base a quanto precede, possiamo trarre la seguente conclusione: prima di intraprendere l'implementazione di un sistema automatizzato di gestione delle risorse aziendali, è necessario formalizzare il più chiaramente possibile tutti quei circuiti di controllo che, in generale, necessitano di essere automatizzato. Molto spesso, ciò richiede il coinvolgimento di consulenti esterni esperti, il che comporterà spese inutili. Tuttavia, saranno significativamente inferiori ai soldi spesi per un progetto di automazione fallito.

Altri problemi

Il secondo problema, che, come accennato in precedenza, è in qualche modo simile al primo, ma è meno globale. Questa è la necessità di una parziale riorganizzazione della struttura, nonché delle attività dell'impresa durante l'implementazione del sistema di controllo automatizzato.

Un altro problema comune è la necessità di cambiare l'approccio al lavoro con le informazioni in arrivo. Inoltre, sarà necessario riconsiderare i principi del fare impresa nel suo insieme. Molti manager non sono preparati per un problema come la resistenza dei dipendenti sul campo all'introduzione di un sistema di controllo automatizzato per un'impresa industriale. E questo, a sua volta, può diventare un problema piuttosto significativo. Un' altra difficoltà, anch'essa correlata ai dipendenti, è l'aumento temporaneo del carico di lavoro durante l'effettivo processo di implementazione.

Tra l' altro, dovremo risolvere un problema come la formazione di un gruppo specializzato che non solo integrerà con competenza il sistema, ma lo accompagnerà. Inoltre, un tale gruppo avrà sicuramente bisogno di un leader esperto.

Risolvere i problemi con i dipendenti

Dato che molti registi sono spesso impreparati a questo problema, vale la pena considerarlo in modo più dettagliato.

La prima è la resistenza locale. Vale la pena dire che ciò si verifica molto più spesso e il problema stesso può ritardare in modo significativo il processo di implementazione o addirittura interromperlo completamente, il che è inaccettabile. Molto spesso ciò è causato da diversi fattori puramente umani.

In primo luogo, molte persone, stranamente, hanno paura dell'innovazione e sono più inclini al conservatorismo. Ad esempio, qualcuno che ha lavorato in un magazzino cartaceo per molti anni troverà piuttosto doloroso passare a un sistema computerizzato. In secondo luogo, molti inizieranno a preoccuparsi di poter perdere il lavoro, poiché possono essere sostituiti da una macchina, sebbene prima fossero considerati indispensabili in questa impresa. Inoltre, l'implementazione di un tale sistema può aumentare la responsabilità per qualsiasi azione intrapresa dai dipendenti sul campo, il che può anche esercitare molta pressione su di loro.

Al fine di ridurre al minimo il danno derivante dal verificarsi di un problema del genere, o addirittura ridurlo a zero, il leader deve contribuire il più possibile al gruppo che sarà impegnato nello sviluppo di sistemi di controllo automatizzati. Inoltre, è necessario svolgere un lavoro esplicativo di alta qualità con il personale erisolvere qualche altro problema:

• Dai a tutti nell'azienda la consapevolezza che l'integrazione del sistema è inevitabile.
• Il capo del team di implementazione deve avere autorità sufficiente, poiché è possibile anche la resistenza inconscia di dipendenti di alto rango (ad esempio, top manager).

Risolvere il problema del carico di lavoro

Inoltre, vale la pena comprendere che i sistemi di gestione aziendale automatizzati integrati nella fase della loro installazione aumenteranno notevolmente l'onere per i dipendenti. Naturalmente, ciò è dovuto al fatto che, oltre a svolgere le proprie mansioni quotidiane, i dipendenti devono anche padroneggiare nuove attrezzature, dedicarsi all'autoeducazione, ecc. Inoltre, durante l'implementazione pilota, oltre a un certo periodo di tempo dopo, i dipendenti dovranno lavorare come il vecchio sistema così come quello nuovo. Per questo motivo, il processo di integrazione può essere ritardato, poiché i dipendenti diranno che non hanno abbastanza tempo per apprendere nuove tecnologie, poiché sono sempre impegnati con i loro compiti diretti.

In questi casi, un buon leader dovrebbe fare quanto segue:

• In primo luogo, vale la pena introdurre un sistema temporaneo di ricompense e gratitudine, che aumenterà la motivazione dei dipendenti a padroneggiare le nuove tecnologie.
• In secondo luogo, dovrebbero essere adottate alcune misure organizzative che riducano il tempo assegnato allo sviluppo di nuove conoscenze.

Tecnologia MRP ed ERP

Come accennato in precedenza, ci sono due direzioniAPCS, attualmente utilizzati in tutto il mondo. Tuttavia, questi sistemi non sono privi di inconvenienti.

Se parliamo di MRP, lo svantaggio principale del sistema è che nel calcolo del fabbisogno di materiali, la capacità di produzione dell'impresa, il carico di queste capacità, il costo del lavoro e così via sono non preso in considerazione. Questo è stato l'impulso per lo sviluppo di MRP II, progettato per la pianificazione delle risorse di produzione. Nel tempo sono stati aggiunti sistemi per la contabilizzazione di altri costi dell'impresa. Pertanto, in futuro, è stato formato un sistema di gestione aziendale automatizzato, la cui funzione è tenere conto di tutti quei settori che il primo MRP non ha calcolato. Fu questo sistema di controllo automatizzato che in seguito divenne noto come il sistema ERP per la gestione aziendale automatizzata.

Per riassumere tutto quanto sopra, possiamo dire con sicurezza che i sistemi automatizzati hanno fatto molta strada e ora sono un mezzo efficace per gestire un'impresa, ma allo stesso tempo devono essere implementati in modo molto competente e gestito. Naturalmente, c'è spazio per miglioramenti nei sistemi stessi.