2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
Rispetto a una conferenza stampa, un briefing è un mezzo più efficiente per informare il pubblico, e quindi i potenziali clienti, sulla tua attività, sulle opportunità, sui potenziali clienti e sui vantaggi della cooperazione. Un briefing accurato crea una prima impressione positiva, presenta favorevolmente le novità, evidenzia le tendenze e consente di rispondere rapidamente a eventi accaduti solo poche ore fa.
L'essenza di questo evento è eloquentemente descritta dalla parola inglese brief (breve, conciso) che si trova nella sua radice. Nella pratica delle pubbliche relazioni, ciò significa che la durata massima di un briefing non può superare i 30 minuti. Ci sono anche quelli di successo che si adattano a un quarto d'ora, ma in questo caso dovrebbero essere eseguiti da un vero professionista delle pubbliche relazioni con una significativa esperienza in questo campo.
Tempo estremamente breve ti permette di fare a meno di una sala appositamente adattata, che ti permette di organizzare un evento letteralmente "conruote", "al volo", fornendo solo posti in piedi per relatori e giornalisti. Pertanto, un briefing è possibile in quasi tutte le hall di un edificio amministrativo, hotel o aeroporto. Allo stesso tempo, acqua minerale, caffè, panini, ecc..non vengono serviti.
Per trasformare un briefing in una sorta di azione di pubbliche relazioni che attiri l'attenzione della società, devi prima di tutto aderire rigorosamente allo schema di condotta generalmente accettato. A causa della tempistica estremamente ristretta, il programma di briefing s alta la presentazione obbligatoria della conferenza stampa e s alta dritto al cuore della questione, come presentato dai relatori in una breve dichiarazione informativa.
Il testo della dichiarazione è preparato in anticipo, deve essere elaborato e lucidato in anticipo. Il suo obiettivo è affermare informazioni o una posizione in modo così chiaro da non poter essere presentati in modo impreciso o distorto nei media. La dichiarazione dovrebbe anche essere concisa e comprensibile per i giornalisti in modo che non seguano domande di chiarimento che complicano il briefing.
Il suo tempismo è diviso in due parti disuguali. Circa un terzo del tempo è dedicato a una dichiarazione oa un messaggio informativo. I restanti due terzi sono un blitz: i giornalisti fanno brevi domande e ricevono le stesse risposte brevi ma ricche di informazioni. Allo stesso tempo, è altamente auspicabile che ai relatori partecipino persone che hanno una reazione rapida e chiara a qualsiasi domanda e la capacità di rispondere adeguatamente.
Affinché il briefing abbia successo, il suo presentatoredeve gestire la situazione in ogni momento e, come un surfista, "mantenere l'onda". Suo compito è garantire la massima presentazione delle informazioni da parte del relatore e nel contempo rispettare rigorosamente i tempi per non trasformare l'evento in una conferenza stampa.
Condurre un briefing è impensabile senza un lavoro preparatorio competente e tempestivo svolto dai manager con le pubbliche relazioni. Comprende notificare ai media il luogo e l'ora dell'evento, delinearne la linea principale, chiarire le questioni principali, pianificare l'ordine dei discorsi. Prima dell'inizio del briefing, è necessario verificare ancora una volta quanto sia preparato il locale e se le apparecchiature audio e video siano funzionanti. È consigliabile, se possibile, rimuovere le fonti di rumore e gli effetti di luce che distraggono dalla sede.
È necessario preparare in anticipo un pacchetto di materiali, in cui l'argomento del briefing sia presentato sotto forma di abstract o abstract senza opinioni personali e citazioni.
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