Descrizione del lavoro: assistente del capo dell'organizzazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Grande organizzazione - grandi faccende. Il capo della società non avrà tempo dappertutto, nemmeno con l'aiuto dei deputati. Per pianificare correttamente la giornata, per non dimenticare nulla, per distribuire e controllare il lavoro, il manager ha bisogno di un assistente. Cosa fa il dipendente in questa posizione, cosa dovrebbe essere in grado e sapere?

Assistente esecutivo: il suo ruolo nell'organizzazione

Seguendo la logica del classificatore delle professioni approvato a livello statale, il vicedirettore appartiene alla categoria dei dirigenti, perché sovrintende a quasi tutte le questioni di competenza della prima persona.

Allo stesso tempo, alcune organizzazioni interpretano la posizione di un vicedirettore come amministratore, manager o segretario: le prime due posizioni implicano funzioni organizzative e amministrative, la terza - presentazione e supporto. Il classificatore delle professioni classifica questi tipi di lavoro in diverse categorie.- specialisti, impiegati tecnici, ma solo un assistente è classificato come manager.

Come determinare l'ambito delle responsabilità lavorative?

Quando si assume un vicedirettore o segretario, un'organizzazione dovrebbe decidere lo stato, i diritti e le responsabilità di questo dipendente, perché i requisiti per il livello di istruzione, le qualifiche, l'esperienza lavorativa del candidato dipendono da questo.

• È sufficiente che l'addetto alla reception abbia un'istruzione secondaria completa e l'etichetta e le tecniche di lavoro con le apparecchiature per ufficio del richiedente vengono insegnate direttamente sul posto di lavoro.
• L'amministratore deve avere almeno una laurea, avere capacità organizzative e un carattere energico e avere una certa esperienza lavorativa, a seconda dei requisiti aziendali.
• Un manager, in quanto rappresentante di professionisti, richiede almeno un'istruzione superiore completa, l'esperienza lavorativa è facoltativa, ma l'azienda stabilisce questo standard a sua discrezione.
• Assistente alla testa. Questa posizione implica gli stessi requisiti di qualificazione di un manager: istruzione superiore completa, esperienza lavorativa nella specialità per almeno 2 anni. È probabile che saranno richieste anche caratteristiche personali speciali del richiedente e possibilmente una formazione avanzata.

Perché ho bisogno di una descrizione del lavoro?

Un vicedirettore, in quanto funzionario, è obbligato ad agire nell'ambito dei suoi diritti funzionali ea svolgere pienamente le funzioni prescritte. Tuttavia, nemmenoin qualità di manager, il dipendente è obbligato ad adempiere ai propri doveri lavorativi in modo coscienzioso e puntuale.

L'ordine di assunzione non contiene una dichiarazione dettagliata di tali competenze e, anche in caso di contratto, l'elenco delle funzioni non è sempre esaustivo. Per evitare discrepanze nella determinazione dei termini di riferimento di un dipendente, la descrizione del lavoro di un assistente del capo di un'organizzazione dovrebbe contenere doveri dettagliati, diritti che ha, nonché una misura di responsabilità per la violazione di un contratto di lavoro, interno regolamenti del lavoro, danni al datore di lavoro, ecc.

Assistente personale dell'esecutivo

La descrizione del lavoro di un assistente è modellata su un'istruzione simile per un manager o un suo vice, ad eccezione di alcune funzioni prioritarie di pianificazione strategica e gestione. Probabilmente, all'assistente non saranno nemmeno affidate l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti, il diritto di gestire le risorse finanziarie dell'impresa, il rilascio di procure e altre competenze che appartengono personalmente al capo.

Tuttavia, la normativa consente di delegare qualsiasi funzione a un dipendente di fiducia, a condizione che abbia sufficienti qualifiche, conoscenze, esperienza e autorità per risolvere tali problemi. È importante solo rilasciare correttamente l'autorità del dipendente - per ordine o procura.

Allo stesso tempo, la descrizione del lavoro dell'assistente del capo dell'impresa dovrebbe riflettere il lavoro effettivamente svolto da lui.

Sezioni tipiche

La struttura della descrizione del lavoro è fissata nelle directory delle qualifiche statali e contiene tutti i requisiti di base per il dipendente e le sfumature della posizione, nonché il suo posto nella struttura organizzativa dell'organizzazione.

La descrizione del lavoro "Assistant Manager", come qualsiasi altra, dovrebbe includere le seguenti parti:

1. Condizioni generali. Indica la procedura per l'assunzione e il licenziamento, la subordinazione, la procedura per la sostituzione di un dipendente.
2. Funzioni lavorative. Una delle sezioni più importanti che deve essere riflessa in dettaglio.
3. Diritti concessi a un dipendente.
4. Limiti di responsabilità per violazioni.
5. Qualifiche, esperienza professionale, livello di istruzione.
6. Cosa dovrebbe sapere il dipendente in questa posizione.
7. Rapporti tra lui e altre parti dell'organizzazione.

Le sezioni specificate non possono essere troncate, ma è consentito ampliarle e aggiungere gli elementi necessari.

Esempio di descrizione del lavoro di assistente esecutivo

Approvato:

Direttore (nome dell'organizzazione)

firma

(nome completo)

data di approvazione

Descrizione lavoro "Assistant Manager"

1. Condizioni di base

1.1. Categoria professionale "Leader".

1.2. Accettato e licenziato dal lavoro per ordine del direttore.

1.3. Riporto: direttamente al direttore.

2. Caratteristiche

Assistente esecutivo:

2.1. Coordina il lavoro di dipartimenti, sezioni e altre divisioni dell'impresa secondo le istruzioni, le risoluzioni e gli ordini del direttore.

2.2. Tiene traccia delle scadenze per l'esecuzione degli ordini di controllo del direttore da parte delle divisioni strutturali.

2.3. Redige un piano di lavoro per il direttore per il giorno lavorativo successivo e lo presenta tempestivamente al manager.

2.4. Organizza e controlla il lavoro d'ufficio presso l'impresa, ne verifica la conformità con i requisiti legali.

2.5. Garantisce la contabilità e la registrazione di tutte le procure rilasciate dal direttore.

2.6. Gestisci gli impiegati e controlla i risultati delle loro attività.

Supplemento a seconda delle esigenze di una particolare organizzazione e profilo di posizione.

3. Poteri

L'assistente esecutivo ha diritto a:

3.1. Familiarizzare con le decisioni prese dall'impresa.

3.2. Partecipa alle riunioni del personale direttivo.

Supplemento a seconda delle esigenze di una particolare organizzazione e profilo di posizione.

4. Responsabilità

Assistente Supervisore Responsabile:

4.1. Per inadempimento o improprio adempimento dei propri doveri ai sensi della presente istruzione, ordini e ordini dell'amministratore, la normativa vigente che disciplina le attività dell'impresa.

4.2. Per controllo insufficiente sulle attività dei dipendenti subordinati.

4.3. Per la divulgazione di informazioni con accesso limitato.

Supplemento secondosulle esigenze di una particolare organizzazione e profilo di posizione.

5. Qualificazione

Un assistente manager deve avere un'istruzione superiore completa, un'esperienza lavorativa di profilo di almeno 2 anni.

6. Deve sapere

Legislazione attuale, Carta, Contratto collettivo (indica quali atti e norme il dipendente dovrebbe conoscere).

7. Interazione

Indica con chi e su quali questioni collabora il vicedirettore.

Concordato:

Responsabile delle risorse umane

Firma

(nome completo)

Consulente legale

Firma

(nome completo)

Familiarizzato:

firma

(nome completo)

Competenze specifiche dell'assistente project manager

Si presume che la gestione del progetto sia rispettivamente una posizione temporanea e l'assistente si assume determinati obblighi fino al completamento del progetto. Le sue responsabilità funzionali dipenderanno dalle specificità e dal tema del progetto, nonché dalle esigenze di una particolare organizzazione.

La descrizione del lavoro dell'assistente project manager per le funzioni sarà più altamente specializzata, ma con una colorazione amministrativa e organizzativa. Le responsabilità tipiche per questa posizione possono essere trovate nel Manuale delle qualifiche e quindi modificate per adattarsi alla situazione.

Le responsabilità di un vicedirettore generale sono diverse?

Responsabilità dell'assistenteL'amministratore delegato e il vicedirettore per gli affari generali saranno diversi. Naturalmente, nel secondo caso, i poteri saranno più ristretti, poiché il capo degli affari generali non è responsabile di tutte le attività dell'organizzazione, ma solo di un settore separato.

La descrizione del lavoro di un vicedirettore per gli affari generali è stilata in base alle funzioni del capo che viene "assistito". Di conseguenza, l'ambito della sua responsabilità e delle sue funzioni sarà la base.

La descrizione del lavoro "Assistant Manager" in questo caso è adatta come base, su cui puoi basarti quando sviluppi nuovi documenti per posizioni correlate.