Esempio dello scopo dei viaggi di lavoro per una corretta registrazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

È noto che un esempio dello scopo dei viaggi di lavoro può essere facilmente trovato nelle riviste specializzate per ragionieri. Sembrerebbe che non sia difficile utilizzare l'esperienza già pronta. Tuttavia, se lo scopo del viaggio è formulato in modo errato, i costi dello stesso non possono essere presi in considerazione come spese per ridurre l'utile imponibile dell'impresa. Pertanto, è necessario giustificare il "viaggio" aziendale del dipendente in modo ponderato e attento.

Quali documenti preparare

È molto conveniente quando uno specialista che sa come organizzare un viaggio di lavoro lavora in un'organizzazione. Ma in tempi di massicci licenziamenti, molti proprietari di piccole imprese devono tenere i propri registri e fare la maggior parte delle scartoffie ufficiali.

Gli imprenditori privati e i dipendenti che non hanno completato i corsi di contabilità, se necessario, sono interessati a come vengono elaborate le indennità di viaggio.

Non è un segreto che questa procedura include diversi passaggi.

1. SupervisoreLa società emette un ordine di viaggio d'affari nel modulo T9. Contiene:

• Nome completo dipendente;
• il suo numero personale;
• posizione;
• divisione dell'azienda (dipartimento, settore, dipartimento) in cui lavora il dipendente;
• obiettivi e obiettivi del viaggio, tempistica, fonti di finanziamento (solitamente fondi del datore di lavoro);
• destinazione.

Un documento è allegato all'ordine - il motivo del viaggio (promemoria o invito).

Fino al 2013, era anche richiesto di preparare un incarico di servizio e un certificato di viaggio. Questi moduli non sono più necessari. Il costo del lavoro dei contabili è diminuito, ma sono emerse nuove domande: come confermare il fatto di un viaggio di lavoro e come dimostrare che lo scopo del viaggio di lavoro è stato raggiunto?

A questo proposito, in molte organizzazioni i dipendenti continuano a rilasciare certificati di viaggio. Questo è un documento piccolo e allo stesso tempo molto informativo. Lo scopo nel certificato di viaggio è lo stesso dell'ordine.

2. Il datore di lavoro acquista i biglietti di viaggio, prenota una camera d'albergo.

3. Il dipendente distaccato segnala di conoscere l'ordine, riceve i biglietti di viaggio e le informazioni sul luogo di residenza.

4. Le indennità giornaliere sono calcolate. Per legge sono:

- 700 sfregamenti. al giorno - quando si viaggia all'interno del territorio della Federazione Russa.

- 2500 sfregamenti. al giorno - per viaggi di lavoro all'estero.

Il datore di lavoro può, di propria iniziativa, aumentare i pagamenti, ma in questo caso sarà obbligato a contribuire al bilancioImposta sul reddito delle persone fisiche addebitata sugli importi che superano i valori specificati.

5. La retribuzione del dipendente è calcolata per il tempo della sua permanenza al di fuori del luogo di lavoro principale. È il guadagno medio giornaliero moltiplicato per il numero di giorni di un viaggio di lavoro. Se il tempo speso per un viaggio d'affari diminuisce parzialmente nei fine settimana o nei giorni festivi, lo stipendio per questo giorno viene calcolato a un tasso doppio.

6. Al ritorno da un viaggio, il dipendente compila una relazione anticipata sulle spese sostenute nel modulo n. AO-1 e allega documenti giustificativi: biglietti di viaggio, un buono per la sistemazione in hotel, una lista di viaggio, assegni per il pagamento del carburante, se necessario.

7. Riassumendo: lo scopo del viaggio è stato raggiunto? Il dipendente prepara una relazione scritta o presenta documenti che confermano il completamento di un incarico di lavoro.

Cosa succede se lo scopo dichiarato del viaggio non viene raggiunto?

Le spese di viaggio in questo caso possono essere prese in considerazione per ridurre la base imponibile? Questo problema provoca ancora polemiche tra contabili e rappresentanti del Servizio fiscale federale. Questi ultimi sostengono che i costi di un viaggio non andato a buon fine non sono accettati per la contabilità fiscale.

I contabili e i proprietari di aziende, a loro volta, avanzano richieste di riconoscimento che il viaggio di lavoro del dipendente è di natura produttiva, indipendentemente dal suo risultato. Spesso riescono a difendere il loro punto di vista in tribunale.

In particolare, un esempio molto comune dello scopo dei viaggi di lavoro: "Firma un contratto con il cliente". C'èla probabilità che la transazione non abbia luogo. In questo caso, il fisco ritiene irragionevole attribuire i costi di un viaggio di lavoro a spese di riduzione degli utili. Tuttavia, i capi delle imprese sono riusciti più volte a dimostrare che durante le trattative sono stati stabiliti forti legami commerciali con potenziali clienti, che potrebbero portare alla conclusione di un contratto in futuro. Il tribunale ha riconosciuto il diritto del contribuente ad accettare le spese di viaggio per la contabilità fiscale.

Formulazione "universale" per incarichi di lavoro

Attualmente, auditor esperti raccomandano: se c'è qualche dubbio che lo scopo del viaggio sarà raggiunto, è meglio indicarlo nell'ordine in termini generali. Quando si fissano gli obiettivi, è consentito utilizzare formulazioni gratuite. Ecco alcuni esempi delle finalità dei viaggi di lavoro che non obbligano il dipendente a documentare il fatto di aver portato a termine l'attività:

Ivanov I. E si sta dirigendo verso la città di N-sk per:

• risolvere problemi di produzione,
• negoziazioni su possibili collaborazioni,
• stabilire contatti commerciali,
• ricerca nel mercato la possibilità di acquistare beni.”

Il lavoratore distaccato non ha completato l'attività indicata nell'ordine

Se un obiettivo specifico è stato fissato e non è stato raggiunto, è lecito chiedere al dipendente una nota esplicativa contenente informazioni su:

• perché l'attività di servizio non è riuscita,
• qual è il risultato del viaggio,
• di quanto il "viaggio" sia economicamente vantaggioso per l'azienda.

Se c'è una lettera del funzionario fiscalele autorità, di norma, riconoscono come legittimo accettare le spese di viaggio per la contabilità fiscale.

Quali condizioni devono essere soddisfatte quando si assegna un incarico di servizio?

Purtroppo, i documenti normativi non forniscono esempi corretti degli scopi dei viaggi di lavoro come esempio. I compiti che il dipendente deve risolvere durante il viaggio, il datore di lavoro determina autonomamente. Tuttavia, quando si redige un ordine, è importante tenere conto di alcuni punti:

1. Affinché le spese di viaggio siano accettate per la contabilità fiscale, la necessità di produzione di spostare un dipendente in un' altra città o paese deve essere ovvia. Ad esempio, il costo del viaggio per un evento aziendale o una cerimonia di premiazione non può essere incluso nelle spese per ridurre i profitti.
2. Gli obiettivi e gli obiettivi del viaggio di lavoro devono corrispondere alle mansioni lavorative del dipendente.
3. La data e il percorso del "viaggio" non possono contraddire la sua causa. Ad esempio, se un dipendente è stato inviato in viaggio d'affari per partecipare a una mostra, deve partire nella direzione opposta entro 24 ore dalla fine dell'evento.

Trasferta del personale senior

Le prime persone delle aziende ei loro delegati viaggiano in altre città e paesi, di norma, per:

• svolgere trattative chiave con i partner,
• partecipazione ad eventi ufficiali,
• stabilire contatti con potenziali clienti.

Un viaggio di lavoro di un manager viene spesso emesso non da un ordine nel moduloT9, ma con un ordine contenente la frase: “Parto per _ con lo scopo di…”. Nell'ordine, come nell'ordine, è necessario indicare il nome completo. e la posizione del dipendente, la destinazione, lo scopo e gli obiettivi del viaggio di lavoro.

Ecco alcuni esempi di incarichi di lavoro che la prima persona dell'azienda può assegnare a se stesso o ai suoi sostituti:

• negoziazione con Komplekt LLC;
• dimostrazione di campioni di prodotti di Standard LLC;
• partecipazione alla mostra "Electrical Materials of Russia", Mosca 27 settembre 2016;
• tenendo una presentazione per i partecipanti al meeting Cosmotechnics del 20 luglio 2016;
• partecipazione al seminario "Come sopravvivere alla crisi finanziaria" il 21 agosto 2016, tenuto da LLC Training Center "Consultation" a Mosca;
• lezione a studenti e dottorandi dell'Università statale di Mosca sul tema "Sostegno statale per i produttori nazionali";
• scambio di esperienze con i partecipanti al convegno "Business is easy and fun", svoltosi dal 10 al 15 ottobre 2016;
• sviluppo professionale;
• sperimenta le nuove tecnologie.

Il viaggio di lavoro del direttore e dei suoi sostituti può anche essere correlato alla verifica della qualità del lavoro delle filiali dell'azienda. Ecco alcuni esempi:

• riassumendo i risultati dell'attività finanziaria ed economica della controllata Our Firm LLC per il 1° semestre 2016;
• partecipazione all'audit delle operazioni finanziarie e commerciali della filiale di OOO "Enterprise" a N-sk;
• analisiqualità del lavoro e certificazione del personale dell'ufficio aggiuntivo n. 0233 in A-sk dal 02 settembre al 10 settembre 2016

Se necessario, lo scopo del viaggio può essere suddiviso in diversi compiti più ristretti. Di solito non sono indicati nell'ordine, ma si riflettono nei documenti interni dell'azienda.

Quindi, ad esempio, è possibile impostare le seguenti attività con l'obiettivo di "negoziare con Perspektiva LLC una possibile cooperazione":

Conoscenza e incontro personale con il Direttore Generale di Perspektiva LLC: dimostrazione di materiali promozionali, campioni di prodotti, discussione sulle condizioni di consegna

Risultato pianificato:

• per stabilire un contatto con il capo di Perspektiva LLC,
• per fornirgli informazioni sui vantaggi competitivi dei prodotti della nostra azienda e sui vantaggi della cooperazione,
• negoziare un contratto per la fornitura del primo lotto di merce.

2. Partecipazione a un incontro con il dipartimento acquisti di LLC "Enterprise", discussione dei termini del contratto.

Risultato pianificato:

• Conseguire il diritto di fornire la merce alle condizioni del pagamento anticipato del 100%, previa fornitura di Perspektiva LLC con uno sconto all'ingrosso non superiore al 20% del prezzo indicato nel listino (opzione 1);
• Concordare la fornitura di beni per un importo di una tonnellata di materia prima al mese, senza sconto, con pagamento rateale per un periodo non superiore a 3 settimane (opzione 2).

Al ritorno da un viaggio, il direttore riassume se lo scopo del viaggio è stato raggiunto.

Viaggi di lavoro dei responsabili delle vendite

Come prenotare un viaggio di lavoroun dipendente responsabile del servizio clienti e delle vendite? I responsabili delle vendite di solito hanno obiettivi chiari, espressi in termini quantitativi. La capacità e l'efficienza con cui un dipendente realizza un piano aziendale dipende dai suoi guadagni e dalle prospettive di carriera.

Se un dipendente incaricato di lavorare con i clienti non riesce a completare l'attività principale di un viaggio di lavoro (fare una vendita), il datore di lavoro desidera comunque ottenere quante più informazioni sul potenziale cliente, le prospettive di collaborazione con lui, così come i motivi per cui è riuscito a chiudere l'affare.

Inoltre, è importante che il responsabile di un'azienda mirata ad ampliare la base clienti capisca con quale delle aziende concorrenti sta collaborando il potenziale cliente ea quali termini vengono conclusi i contratti.

Pertanto, quando un responsabile vendite parte per un viaggio di lavoro, gli viene assegnato un obiettivo a più livelli, che include compiti relativi non solo alle negoziazioni con il cliente, ma anche alla raccolta di informazioni di mercato.

Il compito principale potrebbe suonare così:

• negoziare e stabilire un contatto iniziale con Future Client LLC;
• conclusione di un contratto per la fornitura di materiali per l'azienda JSC "Cliente";
• ampliare la base clienti, esplorare le opportunità di mercato in N-ska;
• partecipazione alla mostra "I materiali da costruzione oggi" 01 agosto 2016;
• scambio di esperienze con i responsabili vendite della filiale occidentale dell'azienda; partecipazione a societàConferenza sugli affari redditizi;
• Formazione dei nuovi dipendenti del reparto vendite della filiale occidentale;
• organizzazione e svolgimento del seminario "Lavori di successo".

"Conclusione di un contratto per la fornitura di beni" è lo scopo più popolare dei viaggi di lavoro per i dipendenti responsabili della collaborazione con i clienti. Può essere rivelato nei problemi:

• incontro con un rappresentante del dipartimento acquisti di Future Customer LLC, identificazione e analisi dei bisogni;
• Visita alle imprese concorrenti LLC "Rival 1" e JSC "Rival 2" come "mystery shopper": ottenere listini prezzi, raccogliere informazioni sui termini di collaborazione con i clienti, compilare un report per l'ufficio marketing, identificare i punti di forza di LLC "Rival 1" e JSC "Rival 2";
• negoziazioni con il responsabile del dipartimento acquisti di Future Client LLC, dimostrazione di campioni di prodotto, accordo sui termini del contratto;
• incontro con il CEO di Future Client LLC, firma del contratto.

Al ritorno da un viaggio, il responsabile vendite deve presentare una relazione sull'attuazione di ogni attività e sui risultati ottenuti. È accompagnato da verbali di trattativa, analisi delle esigenze di un potenziale cliente, materiali per ricerche di mercato, copie di offerte commerciali, un contratto firmato (se presente).

Allo stesso modo, lo scopo di un viaggio di lavoro può essere formulato per il capo dell'ufficio clienti o per il direttore dell'ufficio vendite.

I seguenti compiti possono essere assegnati al team di gestione:

• effettuare un internoaudit delle transazioni di vendita,
• controllo sul lavoro del ramo d'azienda,
• partecipazione alla riunione del Comitato per il miglioramento dell'esperienza del cliente,
• fornire un rapporto sulle vendite ai membri del consiglio durante la riunione annuale.

Viaggiare per acquistare forniture

I direttori delle imprese, così come i dipendenti degli uffici acquisti, spesso si recano in viaggio d'affari per acquistare beni per le esigenze dell'impresa.

In questo caso, l'ordine può specificare qualsiasi esempio dello scopo dei viaggi di lavoro tra i seguenti:

• negoziazione con Possibile Fornitore 1 LLC e Possibile Fornitore 2 LLC, discutendo i termini della cooperazione;
• stabilire contatti commerciali con Zavod LLC, studiare il processo produttivo e campioni di prodotto;
• conclusione di contratti per l'acquisto di materie prime e componenti con LLC "Material" e JSC "Details";
• negoziazione dei termini del contratto con il fornitore Producer LLC.

Trasferta degli addetti alla produzione

Spesso "viaggia" account per ingegneri per l'installazione e l'installazione di apparecchiature, costruttori, lavoratori. Per questi specialisti, è rilevante qualsiasi esempio di attività di viaggio d'affari tra le seguenti:

• installazione e collaudo iniziale delle apparecchiature di produzione "Line-1" nelle officine di JSC "Customer",
• installazione, regolazione e messa in servizio dell'apparecchiatura "Conveyor-100",
• servizio di garanzia della macchina "A-2",
• Lavori di manutenzione in corsolinea di produzione JSC "Cliente",
• riparazioni non programmate, riparazione di guasti alle macchine,
• manutenzione delle apparecchiature.

Autisti in viaggio d'affari

I "lavoratori del timone" spesso devono viaggiare in altre città per trasportare merci, documenti e consegnare specialisti nei loro luoghi di lavoro.

Un viaggio di lavoro di un dipendente di questa categoria è solitamente associato alle seguenti attività:

• consegna del direttore commerciale di Standard LLC al luogo delle trattative con Client LLC,
• ricezione dei materiali presso il magazzino del fornitore, consegna del carico nel territorio di Our Firm LLC,
• riparazione auto, acquisto di pezzi di ricambio,
• Diagnostica tecnica dell'auto in un servizio di auto certificato.

Conclusione

Ora sai a quali punti è importante prestare attenzione quando si organizza il viaggio di lavoro di un dipendente. In questo articolo, puoi scegliere un esempio dello scopo dei viaggi di lavoro adatto al tuo caso personale.