Il diagramma di Gantt è il tuo assistente di pianificazione. Che cos'è un diagramma di Gantt e come crearne uno?

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti più popolari per illustrare visivamente la pianificazione nella gestione dei progetti.

Cos'è questo?

Il diagramma di Gantt è progettato per illustrare le diverse fasi del lavoro nel campo delle piccole e medie imprese. Visivamente, è un semplice insieme di strisce composto da due assi principali: casi e tempo. Ad ogni periodo di tempo viene assegnato un compito specifico che deve essere completato.

Sul diagramma, oltre ai blocchi principali, potrebbe esserci una colonna aggiuntiva speciale che mostra la percentuale di lavoro completato. I punteggi speciali - pietre miliari - vengono utilizzati per evidenziare due o più attività e dimostrare la sequenza della loro attuazione.

Il diagramma di Gantt è una sorta di standard nel campo della gestione dei progetti, perché è con il suo aiuto che diventa possibile mostrare chiaramente la struttura dell'attuazione di tutte le fasi del progetto.

A cosa serve un diagramma di Gantt?

Dato che la maggior parte delle persone è visiva, il diagramma offre l'opportunità di risolvere uno dei compiti principali e mostrare allo staff su cosa lavorare, quali risorse applicare nel processo e conquanto velocemente eseguire determinate attività. Tutte le informazioni sono presentate in forma compressa, senza l'uso di tabelle confuse e un'enorme quantità di testo. Allo stesso tempo, l'essenza è chiara e comprensibile a tutti, senza eccezioni, i partecipanti al progetto.

L'utilizzo di un grafico semplifica notevolmente la gestione di progetti su piccola scala e permette di tenere sempre sotto controllo le attività dei dipendenti.

Storia dell'apparizione del primo grafico

Il primo formato grafico è stato sviluppato e testato da Henry L. Gant all'inizio del XX secolo. Lo scienziato fu assunto per gestire la costruzione di navi da utilizzare nella prima guerra mondiale. Un programma speciale gli ha permesso di coordinare il lavoro di diversi ingegneri, controllando il completamento dei compiti in tempo. Gant ha iniziato direttamente elencando tutte le attività richieste e programmandole in base alle risorse disponibili.

Una fase importante è stata la dimostrazione della dipendenza di alcuni compiti da altri. Inoltre, Gant ha assegnato a ciascuna persona un periodo di tempo durante il quale doveva svolgere un determinato tipo di attività, ha indicato chi e quale compito sarebbe stato svolto, tenendo conto del tempo assegnato per il progetto.

La creazione di grafici Gantt viene eseguita utilizzando un asse verticale che rappresenta diversi compiti e un asse orizzontale che rappresenta il tempo.

Grafico di Gantt nel mondo moderno

Questo metodo di pianificazione non perde la sua attualità, perché consente di fornire una visualizzazione grafica del piano di produzione, semplifica il monitoraggio dello stato di avanzamento dell'implementazionecompiti assegnati. Il diagramma di Gantt è diventato uno strumento analitico così potente che per quasi 100 anni non ha subito modifiche. Solo negli anni '90 del secolo scorso, per descrivere più in dettaglio le relazioni, sono state introdotte linee di comunicazione tra i vari compiti:

• "arrivo-inizio" - l'attività B non può iniziare fino al completamento dell'attività A;
• "inizio-arrivo" - l'azione B non può iniziare finché non inizia l'azione A;
• "start-start" - l'azione B inizierà non prima dell'azione A;
• "arrivo-arrivo" - l'azione B non deve terminare prima della fine dell'azione A.

Ci sono prove che il diagramma di Gantt sia stato utilizzato nella costruzione di strutture ingegneristiche giganti come la diga di Hoover (Las Vegas, 1939) e il sistema Eisenhower Highway (collega la maggior parte delle principali città degli Stati Uniti).

Istruzioni: come costruire un diagramma di Gantt in 5 passaggi?

Successivamente, esamineremo le regole per costruire un diagramma di Gantt e proveremo a crearlo noi stessi in un foglio di calcolo Microsoft Excel.

Fase 1. Raccolta dati

Per costruire un grafico, abbiamo bisogno dei seguenti dati:

• coordinate di tutti i set di dati (dove dovrebbe iniziare ciascuna colonna);
• nome di ogni fase;
• durata di ogni fase.

Per comodità, li inseriamo immediatamente nei campi corrispondenti della tabella. Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, possiamo procedere alla creazione del grafico stesso.

Importante: assicurati che tutti i formati di dati lo sianosono corrette: in particolare, questo vale per le date.

Fase 2. Formazione del layout

Quindi, conosciamo lo scopo della pianificazione e i dati chiave sulla base dei quali costruiremo un programma. Ora nella finestra del foglio di calcolo, dobbiamo andare alla sezione "Inserisci -> Grafico", quindi fare clic sulla voce "Linea". Non serve il solito, ma con accumulazione, poiché prevede solo la seconda riga di dati, che nel nostro caso sarà quella principale.

Fase 3. Cancella tutto il resto

Per fare ciò, il programma fornisce strumenti speciali. Sul grafico che appare sullo schermo, devi spostare il cursore del mouse sulla barra blu, fare clic destro su di essa e selezionare "Formatta serie di dati" dal menu che compare. Verrà visualizzata una finestra in cui dobbiamo andare alla voce "Riempi" e selezionare la voce "Nessun riempimento". Dopodiché, il grafico apparirà così:

Fase 4. Tocchi finali

Dato che per impostazione predefinita tutti i dati nel nostro grafico sono in ordine dal basso verso l' alto, dovremo modificarlo un po'. Per fare ciò, facciamo clic con il pulsante destro del mouse sull'asse della categoria (quello accanto al quale abbiamo un elenco di attività), andiamo alla finestra "Formatta asse". Si apre immediatamente la scheda di cui abbiamo bisogno: "Parametri dell'asse". Seleziona la casella accanto a Inverti ordine di categoria. In effetti, il diagramma di Gantt è già pronto, sono rimaste solo un paio di piccole cose utili.

Fase 5. Formattazione

Quindi, continuiamo a lavorare sul grafico. Come puoi vedere, sembra ancora sgradevole e ora lo sistemeremo usando il foglio di calcolo stesso:

1. Allunga il grafico alla dimensione desiderata usando la freccia nell'angolo in alto a destra.
2. Seleziona tutte le date nella tabella, fai clic con il tasto destro del mouse sull'area di selezione e vai su "Formatta numero celle->". Questa sezione introduce i principali formati numerici con cui lavoriamo. Affinché le iscrizioni non si sovrappongano, ti consigliamo di scegliere una versione più breve della voce. Quindi, di nuovo, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'asse con le date nel grafico, seleziona "Formatta numero asse ->" e seleziona la casella accanto a "Collega alla fonte".
3. Seleziona la legenda (i simboli "Data" e "Durata" a destra) e premi il pulsante Elimina sulla tastiera.
4. Apri "Format Axis -> Parameters" e imposta i valori minimo e massimo (impostiamo il 15 dicembre, dato che è lunedì, e il 3 gennaio). Qui possiamo impostare il prezzo delle principali divisioni (questo è conveniente nei casi in cui, ad esempio, il lavoro su un progetto durerà diverse settimane o mesi). Nel nostro caso, è più conveniente lasciare il valore predefinito (2.0).

Un po' più di esperimenti con la formattazione - ed è questo il bello che otteniamo alla fine. Ecco un diagramma di Gantt finito. L'esempio che abbiamo dato è, ovviamente, molto semplice, ma è sufficiente per capire l'essenza di questo metodo di pianificazione edimostrazione visiva del processo di esecuzione di determinati compiti.

Altri programmi per la creazione di grafici

Certo, ci sono molti altri programmi migliori che semplificano la gestione dei progetti. Un diagramma di Gantt di qualsiasi complessità può essere facilmente creato utilizzando applicazioni come:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Progetto Microsoft e molti altri.

Inoltre, ci sono una serie di servizi online che offrono ai propri utenti l'opportunità non solo di pianificare i propri affari, ma anche di ricevere rapporti regolari, notifiche sullo stato attuale delle attività via e-mail. Tuttavia, non si può negare il fatto che la riservatezza dei dati archiviati sulla rete è a rischio e il software stazionario installato direttamente sul computer dell'utente, di norma, ha funzionalità molto più ampie ed è più affidabile durante il funzionamento.

Vantaggi e svantaggi del metodo

Infine, vale la pena considerare in dettaglio i principali vantaggi e svantaggi del metodo di pianificazione e gestione descritto.

Il vantaggio principale, senza dubbio, è la presentazione grafica del materiale. Di norma, per gli uomini d'affari è conveniente lavorare con i diagrammi di Gantt: a loro piace la capacità di identificare e designare chiaramente le fasi del lavoro su un progetto. Presentando le attività sotto forma di diverse barre colorate, tutti i membri del team possono letteralmente identificare le proprie attività a colpo d'occhio.

Va anche notato che i diagrammi di Gantt lo sonoun eccellente strumento di presentazione in grado di dimostrare le priorità chiave del progetto. Cioè, non appena i leader assegnano e distribuiscono ciascuna delle risorse disponibili, il team ne viene immediatamente a conoscenza e segue ulteriori istruzioni. Questa funzionalità del diagramma di Gantt è estremamente utile per i dirigenti senior: utilizzandola, è molto più semplice preparare un rapporto dettagliato e capiente sullo stato dei vari progetti.

Tuttavia, come qualsiasi altro metodo di pianificazione, il diagramma di Gantt ha i suoi svantaggi. Uno di questi è la dipendenza dalle attività. Abbastanza spesso, nel processo di presentazione dei progetti, i manager devono mostrare quali di questi compiti sono correlati tra loro. Ma, sfortunatamente, il formato del grafico stesso non lo consente. Per aggirare questa limitazione, i gestori ricorrono a vari trucchi: ad esempio, aggiungono speciali linee verticali al grafico che dimostrano le dipendenze chiave. Tuttavia, questa è solo una soluzione temporanea, incapace di trasmettere le informazioni per intero.

Un altro svantaggio dei diagrammi di Gantt è la loro rigidità. Al giorno d'oggi, i progetti non sono statici: subiscono costantemente alcuni cambiamenti, spostamenti, di cui è semplicemente impossibile tenere conto nel diagramma. Prima di iniziare a costruire un grafico, i manager devono calcolare tutto nei minimi dettagli, perché con la minima variazione della stima, l'intero diagramma deve essere ridisegnato da zero. E questo per non parlare del fatto che essere in grado di illustrare diversi modi di pianificazione contemporaneamentemanca anche.

Indipendentemente dal motivo per cui hai bisogno di un diagramma di Gantt, un programma (anche il più "avanzato") non sarà in grado di mostrare il significato e l'intensità delle risorse di determinate opere, la loro essenza. Pertanto, è usato raramente per progetti particolarmente su larga scala.

Tuttavia, è impossibile negare che questo metodo sia estremamente comune nella pratica del project management: per oltre un secolo dal suo utilizzo, le persone hanno avuto l'opportunità di verificarne l'efficienza e l'elevata efficienza.