Contabilità per carte aziendali: procedura di pagamento

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Le carte aziendali bancarie, come sai, sono versatili. Ecco perché i calcoli con loro sono ampiamente utilizzati oggi. Le carte aziendali sono comode da utilizzare durante i viaggi di lavoro dei dipendenti sia all'interno del paese che all'estero, quando si pagano servizi di rappresentanza, si ricevono contanti presso i punti di emissione e gli sportelli automatici. Nell'articolo considereremo come vengono prese in considerazione le carte aziendali nella contabilità.

Regole generali

Per ottenere una carta aziendale, un'azienda firma un accordo con una struttura bancaria. Questo apre un conto bancario speciale. Gli importi che si formano su di esso vengono presi in considerazione in base al conto. 55.

Per riflettere i fondi sulla carta aziendale dell'impresa, nella contabilità viene utilizzato uno speciale conto secondario per l'account 55.

Caratteristiche di analisi

La costruzione della contabilità analitica viene effettuata a seconda delle condizioni di utilizzo delle carte.

In alcuni casi, l'accordo con la banca prevede la presenza di un deposito assicurativo sul conto dell'azienda. Rappresenta l'importo minimo permanentemente nel conto. Viene anche chiamato equilibrio irriducibile. Tale importo può essere speso in casi eccezionali. La caparra, in particolare, viene utilizzata in caso di superamento del limite di pagamento.

Nella contabilità delle carte aziendali di persone giuridiche, si consiglia di aprire sottoconti del 2° ordine sul conto. 55. Questi possono essere conti secondari. "Limite di pagamento" e "Deposito assicurativo".

I sottoconti specificati nella contabilità delle carte aziendali di persone giuridiche vengono aperti a colpo sicuro se più carte sono collegate a un unico conto aziendale, utilizzando il quale qualsiasi titolare può effettuare transazioni di pagamento entro il limite specificato. Al momento dell'accredito dei fondi, il cliente presenta alla banca un estratto conto con i dati dei titolari e dei numeri di carta, gli importi che devono essere trasferiti a ciascuno di essi.

Riflessione sull'iscrizione

Quando si ricarica il conto corrente di una carta aziendale, viene effettuata una registrazione in contabilità:

db cap. 55 sottoconti "Conto speciale" Kd sc. 57 "Conti di regolamento" (52 "Conti di valuta")

Per valuta estera su un conto speciale, una rivalutazione dovrebbe essere effettuata alla data della transazione e il giorno della segnalazione. Le differenze di cambio risultanti nella contabilità delle carte aziendali si riflettono come segue:

• db cap. 55 sottoconti Sottoconto "Conto speciale" Kd 91. "Altre entrate" (per un importo positivodifferenza);
• db cap. 91, c. "Altre spese" Kd c. 55 sottoconti "Conti speciali" (per l'importo delle differenze negative).

I trasferimenti sono in arrivo

Quando la banca riceve la documentazione primaria che conferma l'esecuzione di transazioni con carta aziendale, viene effettuata una registrazione sul conto corrente in contabilità:

db cap. 10 (20, 25, 26, ecc.) Conteggio Cd. 57 "I trasferimenti sono in corso".

L'utilizzo del conto 57 è dovuto al fatto che i documenti primari (scontrini, ricevute, ecc.) vengono ricevuti ed elaborati dall'ufficio contabilità prima della formazione di un estratto conto della carta che conferma l'addebito dei fondi.

Per questo conto dovrebbe essere aperto uno speciale sub-account. Rifletterà i pagamenti su una carta aziendale.

In contabilità, il controllo operativo del saldo dei fondi può essere effettuato sottraendo l'importo sul sottoconto. "Operazioni sui conti delle carte" (sul conto 57) dal saldo del sottoconto "Conto speciale" (sul conto 55).

Riflessione sulle operazioni

Viene effettuato dopo aver ricevuto un estratto conto bancario, che conferma l'effettiva cancellazione. Nella contabilità, le operazioni sulle carte aziendali si riflettono come segue:

db cap. 57 sottoconti "Operazioni su conti speciali" Cd sc. 55 sottoconti "Account speciale"

L'elenco delle operazioni consentite per l'attuazione indica che il titolare ha il diritto non solo di effettuare pagamenti con la carta, ma anche di utilizzarla per ricevere contanti.

Il prelievo di contanti da una carta aziendale in contabilità viene eseguito sulla base di documenti giustificativi. Vengono emessi al momento dell'emissione o presso un bancomat. Il cablaggio sarà così:

db cap. 71 cd sc. 57 sottoconti "Operazioni su conti speciali" (per l'importo dei fondi ricevuti)

L'utilizzo del contante è registrato secondo le regole generali secondo la documentazione primaria allegata alla nota spese del dipendente.

Momento importante

Oltre al modello di flusso di lavoro e contabilità delle carte aziendali sopra descritto, in pratica può verificarsi una situazione in cui un dipendente non ha fornito la documentazione primaria o di altro tipo a conferma delle transazioni durante il periodo di rendicontazione. In questo caso, l'estratto conto può riflettere la cancellazione dei fondi.

In tali situazioni, devi procedere come segue. Ogni carta è assegnata a una persona specifica: il titolare. Secondo la procedura per la generazione di rapporti sul movimento di fondi su conti speciali, devono indicare il numero della carta da cui è stato effettuato l'addebito. In una situazione del genere, l'importanza di un'organizzazione competente di analisi sul conto 55.

L'addebito da carte bancarie aziendali in contabilità viene effettuato sulla base di un estratto non confermato da documenti e si riflette come segue:

db cap. 73 cd c. 55 sottoconti "Account speciale"

Se il titolare della carta non fornisce la documentazione primaria o le spese da lui sostenute non sono riconosciute economicamente giustificate, deve restituirefondi spesi secondo le regole stabilite. La riflessione del ritorno viene effettuata su un conto di credito. 73 in corrispondenza delle voci contabili dei fondi dell'impresa (ad esempio conti 50, 51).

Transazioni contabili in valuta estera

Le specifiche della contabilizzazione delle carte bancarie aziendali con valuta estera sono determinate dalle condizioni della sua cancellazione e conversione, fornite dall'istituto finanziario. Inoltre, l'aspetto della carta stessa ha un significato.

Secondo le regole generali, al rientro dall'estero, un dipendente distaccato redige una relazione anticipata, che trasmette all'ufficio contabilità. Vi allega la documentazione originale. Comprende, tra l' altro, i documenti redatti durante i pagamenti con carta.

Tutte le spese effettuate in valuta estera devono essere convertite in rubli il giorno in cui viene approvato il rapporto. In questo caso, le voci vengono effettuate:

• db cap. 08 (26, 44) Conteggio cd. 71 (per l'importo del rublo equivalente delle spese al tasso di cambio della Banca Centrale);
• db cap. 71 cd sc. 57 sottoconti "Operazioni su conti speciali" (per l'importo delle spese pagate dalla carta, in rubli al tasso di cambio della Banca centrale).

Ulteriori voci dipendono dalla carta aziendale (valuta o rublo) utilizzata. Nella contabilizzazione delle transazioni in valuta estera, il debito sul conto. 57 è soggetto a rivalutazione e alla data della loro commissione. Quando si riceve un estratto conto, viene inserita una voce:

db cap. 57 sottoconti "Operazioni su conti speciali" Cd sc. 55 sottoconti "Conto bancario speciale" - equivalente in rublo al tasso di cambioBanca centrale il giorno dell'addebito dei fondi

Allo stesso tempo, secondo l'account. 57 determinano la differenza di cambio. Viene accreditato o addebitato. 91 (a seconda della natura della correzione di rotta).

Quando si utilizza una carta aziendale in rubli in contabilità, la registrazione verrà effettuata per l'importo in rubli indicato nell'estratto conto. Di solito il suo valore differisce da quello riflesso nel conto. 57 sottoconti "Operazioni su carte speciali" il giorno dell'approvazione del verbale. Ciò è dovuto al fatto che le strutture finanziarie utilizzano un tasso interno che non coincide con il tasso della Banca centrale quando rivalutano le transazioni in valuta estera.

La differenza risultante è considerata come una somma. Poiché l'importo del pagamento effettuato in rubli per l'importo corrispondente all'importo in valuta estera è adeguato alle differenze, si riflettono nello stesso conto dell'importo principale delle spese di viaggio. Potrebbe essere c. 08, 44, 26 ecc.

Commissioni

Sono addebitati per la manutenzione delle carte aziendali. In contabilità, le commissioni sono incluse nelle altre spese e si riflettono nel corrispondente sottoconto del conto. 91.

L'importo e la procedura per la cancellazione della remunerazione sono stabiliti in base alle tariffe dell'organizzazione bancaria. Sono specificati nell'allegato al contratto di servizio dell'account.

Interessi a saldo

Se il contratto di servizio del conto carta prevede la loro maturazione, sono inclusi in altre entrate. In questo caso, il cablaggio è compilato:

db cap. 55 sottoconti "Conto speciale"Kd sc. 91 sottoconti "Altre entrate"

Sfumature

La procedura di cui sopra per la registrazione delle transazioni si applica principalmente alle imprese che possiedono conti di carte e da loro effettuano transazioni con partner commerciali.

Allo stesso tempo, l'azienda può accettare pagamenti con carte di privati e organizzazioni. Gli emittenti (emittenti di carte) stipulano accordi con i commercianti per vendere prodotti ai titolari di carte.

L'accordo fissa le regole per dotare il punto dei dispositivi tecnici, l'autorizzazione all'operazione, i termini delle transazioni con gli acquirenti, l'importo della provvigione della banca servente. Quest'ultimo, di norma, viene trattenuto dai proventi ricevuti dalla vendita di beni e accreditato sul conto dell'impresa commerciale.

Ritiro cedole

Slip è un controllo terminale. La modalità e la frequenza del loro incasso è determinata nei termini della convenzione stipulata con la banca acquirente (società di credito che organizza punti di accettazione delle carte e fornisce servizi a servizio dell'intera gamma delle operazioni in essi). Allo stesso tempo, è obbligatorio un registro degli scontrini. Indica il numero di assegni e l'importo totale.

Il registro dovrebbe essere completato in due copie. Uno, insieme alle ricevute, viene consegnato al collezionista, il secondo rimane nell'impresa commerciale. In quest'ultimo caso, il collezionista fornisce anche una ricevuta.

Come base per riflettere gli importi sul conto. 57 è la seconda copia del documento. Prima del trasferimento degli scontrini al collezionista, l'impresa nopuò trattare gli importi come "bonifici in transito". Di conseguenza, l'account 57 non viene riflesso.

Prima che le ricevute siano trasferite alla banca (purché alla cassa dell'impresa commerciale), i fondi per la merce venduta non vengono addebitati sui conti e non vengono accreditati sul conto. Di conseguenza, si ritiene che gli acquirenti abbiano formato crediti.

Quando i proventi della vendita vengono accreditati sul conto, viene creata una transazione:

db cap. 51 cd sc. 57

Contabilità per carte aziendali in C1

La riflessione sulle operazioni non è attualmente accompagnata da alcuna difficoltà. Devo dire che prima la contabilizzazione delle carte aziendali in C1 7 7, ad esempio, veniva eseguita quasi manualmente.

Il prodotto software 1C "Contabilità" viene costantemente migliorato. I primi cambiamenti significativi sono stati notati dagli utenti della versione del programma C1 8 2. La contabilità delle carte aziendali nell'applicazione più recente è diventata ancora più semplice. Considera alcune delle sfumature delle operazioni di riflessione.

L'operazione di rifornimento delle carte aziendali nella contabilità in C1 8 3 si riflette utilizzando il documento "Cancellazione dal conto". Per aprirlo, vai nella sezione "Banca e cassa", quindi su "Estratto conto bancario" e fai clic sul pulsante "Addebito".

Nella forma del documento è indicato il tipo di operazione "Trasferimento su altro conto". Per selezionare il conto del beneficiario, aprire la directory "Conti bancari". La voce di debito sarà sc. 55.04.

Nella versione 1C 8.2le cancellazioni sono state effettuate allo stesso modo. Allo stesso tempo, non è stato redatto un documento separato per la ricezione di fondi per il trasferimento dal conto di regolamento - è stato preso in considerazione come fatturato del movimento di importi.

Prelievo di contanti da un bancomat

Quando incassa i fondi, il dipendente li accetta effettivamente in base al rapporto. Di conseguenza, è obbligato a fornire i documenti che confermano le spese.

Supponiamo che un dipendente abbia prelevato un determinato importo dalla carta e pagato per l'acquisto di articoli di inventario.

Il prelievo in 1C si riflette nel documento "Cancellazioni dall'account". È necessario annotare il tipo di operazione: "trasferimento a un dipendente responsabile", conto 55.04. Il conto bancario è quello a cui è collegata la carta. Il documento indica anche informazioni sul suo titolare, ovvero sulla persona responsabile.

Quando l'operazione viene riflessa, verrà registrato un record:

db cap. 71.01 Conteggio Cd. 55.04

Trattenuta della commissione bancaria durante il prelievo di fondi

Questa operazione si riflette nel documento "Cancellazione dall'account". Il suo tipo è " altra cancellazione", conto contabile - 55.04. Il conto bancario è il conto a cui è collegata la carta.

I dettagli indicano l'account. 91.02. Questo è il conto di addebito su cui viene trasferita la commissione. Nella directory "Altre spese / entrate" dovresti selezionare una voce che includa i costi di pagamento dei servizi bancari. Successivamente, verrà generato un record:

db cap. 91.02 Conteggio Cd. 55.04.

Operazione di conferma spese

In 1C, le spese vengono riflesse utilizzando il documento "Avanzamentorapporto".

Quando lo compili nella scheda "Anticipi", seleziona "Addebita dal conto".

Nella scheda "Merci", inserisci i dati sugli articoli di inventario acquistati, la loro fattura e l'IVA.