Descrizione del lavoro di un responsabile di ufficio con funzioni di segreteria: caratteristiche e requisiti

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Anche con uno staff ridotto, che includa solo il capo dell'azienda e i suoi dipendenti, è necessario un dipendente responsabile che sia una forza organizzativa in grado di dirigere e controllare il processo di lavoro - questa è l'idea che determina il testo della descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio.

Questa posizione richiede che il candidato abbia una serie di competenze specifiche e un'istruzione pertinente, nonché la capacità di interagire con le persone. Tuttavia, l'elenco dei requisiti non si limita a questo.

Descrizione lavoro

Già in fase di candidatura per una posizione, un candidato può familiarizzare con l'atto normativo che regola i suoi diritti, doveri e responsabilità in azienda. Tale documento è chiamato descrizione del lavoro. Si compone di cinque sezioni principali:

1. Disposizioni generali. Contengono tutte le informazioni organizzative: il nome dell'impresa, la posizione ricoperta e l'unità strutturale di appartenenza. Indica inoltre la subordinazione, la procedura per ricoprire una posizione e il licenziamento, nonché i requisiti per l'istruzione equalifiche.
2. Responsabilità. Questa sezione fornisce un elenco delle responsabilità del dipendente, nonché i modi per implementarle.
3. I diritti di un dipendente, ovvero tutte le ulteriori opportunità che contribuiscono all'efficace svolgimento delle proprie mansioni.
4. Responsabilità. In conformità con questa sezione, la direzione prende decisioni sulla valutazione delle prestazioni, sulla promozione o sulla penalità.
5. Relazioni. Questa sezione disciplina tutte le comunicazioni con le divisioni esterne e interne che un dipendente può avere nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.

Principi per la stesura di una descrizione del lavoro

La base normativa per la preparazione di tali documenti è il Repertorio delle Qualifiche per le posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti (1998). Durante il suo sviluppo, è stata prestata notevole attenzione alla descrizione della posizione e delle condizioni affinché il dipendente possa svolgere le sue funzioni. Le specifiche del lavoro sono incluse nel titolo del documento, ad esempio "Descrizione del lavoro del segretario" (direttore d'ufficio o capo contabile).

Inoltre, se ci sono due posizioni con lo stesso titolo ma compiti diversi, allora dovrebbero essere preparati documenti diversi per riflettere queste differenze. Le descrizioni del lavoro del responsabile dell'ufficio dell'ufficiale del personale presentano alcune differenze rispetto allo stesso regolamento per il segretario.

Requisiti per un responsabile d'ufficio

Un candidato per la posizione in un modo o nell' altro dovrà gestire le persone. Potrebbero essere solo un paio di persone in una piccola azienda o l'intero personale amministrativo in una grande impresa. Naturalmente,il richiedente deve essere un utente sicuro di PC ed essere in grado di lavorare con altre apparecchiature per ufficio (scanner, stampante o fax). Un responsabile di ufficio è spesso un rappresentante di un'azienda, quindi un buon linguaggio e la capacità di comporre lettere commerciali sono un prerequisito. Molto spesso, le aziende richiedono a tali dipendenti di conoscere le basi del lavoro d'ufficio e le leggi sul lavoro. La conoscenza di almeno una lingua straniera è ancora un'abilità desiderabile, ma quando si fa domanda per una grande impresa, questo è già uno dei requisiti obbligatori.

In alcuni casi, il responsabile dell'ufficio deve combinare i suoi compiti con le funzioni di altri dipendenti. Questo porta ad un aumento delle competenze richieste. Quindi, un dirigente d'ufficio con le funzioni di contabile deve avere l'istruzione appropriata e possedere programmi speciali.

Responsabilità principali

La tipica descrizione del lavoro di un dirigente d'ufficio con funzioni di segreteria include i seguenti elementi:

• gestire la posta, sia in entrata che in uscita; la loro ridistribuzione all'interno dell'azienda;
• controllo sui tempi di adempimento degli obblighi derivanti da contratti e accordi;
• fare e ricevere chiamate in uscita;
• lavora con clienti e rappresentanti di aziende partner;
• monitorare la disponibilità della cancelleria necessaria;
• mantenere le apparecchiature per ufficio in condizioni di lavoro e chiamare specialisti in caso di guasto;
• distribuzione del tempo all'interno dell'orario di lavoro (in alcunicasi e per il leader);
• organizzazione di eventi necessari (riunioni, conferenze, viaggi di lavoro, feste aziendali);
• minuti di riunioni;
• aggiornamento e aggiunta di nuovi contenuti al sito web aziendale.

Questo elenco include solo i requisiti di base. Altre voci possono essere aggiunte secondo le specifiche del contratto di lavoro in fase di conclusione. La descrizione del lavoro di un dirigente d'ufficio con le funzioni di funzionario del personale, ad esempio, istruisce il dipendente a conservare e fornire tempestivamente tutta la documentazione di rendicontazione o a sostituire il capo del dipartimento del personale in caso di sua assenza.

Responsabilità aggiuntive

Oltre alle funzioni di base, la descrizione del lavoro di un responsabile di ufficio contiene un elenco di vari compiti che possono variare a seconda delle attività dell'azienda. A un responsabile dell'ufficio può essere ordinato di lavorare con le autorità amministrative, ad esempio ottenere il permesso di svolgere attività commerciali, aprire una filiale di una società o filiale, ecc.

Uno dei compiti più responsabili è l'effettiva gestione dell'azienda in assenza del suo direttore. Naturalmente, ciò è possibile solo se il dipendente si è affermato come una persona responsabile e affidabile su cui fare affidamento. Inoltre, la descrizione del lavoro di un dirigente d'ufficio contiene spesso una clausola sulla necessità di rilasciare una procura generale. Tale documento puònecessario, ad esempio, per ricevere posta di grande importanza.

Requisiti informali

Le grandi aziende di solito consentono ai candidati per questa posizione di familiarizzare in anticipo con una descrizione del lavoro di un manager di ufficio campione in modo che siano pienamente consapevoli dell'elenco dei requisiti e delle responsabilità.

Ma anche con tali poteri, il richiedente deve capire che rimane uno dei tanti dipendenti dell'impresa. A questo proposito, non bisogna dimenticare ciò che non è esplicitato nella descrizione del lavoro. Un responsabile d'ufficio con funzioni di segretario deve essere una persona sensibile al tempo per poterlo distribuire secondo necessità.

Attività del flusso di lavoro

Il requisito più importante per il suo lavoro è l'efficienza, quindi una persona che ricopre una tale posizione è obbligata a spendere economicamente i materiali per ufficio, controllare la quantità di elettricità consumata.

Per gli altri dipendenti dell'azienda, il responsabile dell'ufficio è quasi alla pari del capo. Per questo motivo, deve garantire che le condizioni di lavoro siano conformi agli standard sanitari e alle norme di sicurezza accettati. Infine, nell'assolvimento dei suoi doveri diretti, il responsabile dell'ufficio ha accesso alla documentazione segreta, pertanto uno dei requisiti è la sottoscrizione di un accordo di non divulgazione dei segreti commerciali o di qualsiasi altra informazione che possa ledere la posizione dell'azienda nel mercato.

Ufficio giusto-manager

Naturalmente, lo svolgimento di un tale numero di compiti consente al dipendente di godere di diritti speciali. Sono anche esplicitati nella descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio. L'essenza di alcuni di essi, come la possibilità di accedere a informazioni riservate, deriva direttamente dalla necessità di adempiere alle proprie responsabilità lavorative. Altri sono associati ai privilegi di alimentazione. Pertanto, il responsabile dell'ufficio ha il diritto di chiedere al resto dei dipendenti di correggere gli errori commessi per negligenza nei documenti di produzione, stabilire l'importo dell'incoraggiamento per loro o applicare sanzioni a quelli negligenti.

Spesso, il responsabile dell'ufficio è l'anello di congiunzione tra dipendenti e dirigenti. Questa posizione gli consente di lottare per condizioni di lavoro migliori e presentare desideri collettivi per migliorare la qualità del lavoro sia di un singolo dipartimento che dell'impresa nel suo insieme.

Caratteristiche della descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio del reparto vendite

I dirigenti d'ufficio sono da tempo indispensabili nelle grandi e piccole aziende, quindi hanno bisogno di alcune abilità speciali per riempire un posto vacante. Un caso comune è quando diversi dirigenti d'ufficio lavorano nella stessa impresa con funzioni speciali, nelle quali è presente un anziano. Le loro descrizioni dei lavori sono essenzialmente le stesse, ma differiscono per un insieme aggiuntivo di funzioni.

Quindi, se un responsabile di ufficio lavora nel reparto vendite, la sua descrizione del lavoro può contenere elementi come:

• cerca nuovi punti vendita;
• monitorare i cambiamenti nella struttura della domanda;
• preparazione dei documenti di rendicontazione sulle vendite perfette;
• lavorare direttamente con il cliente per ricevere gli ordini e la loro successiva elaborazione;
• opera per informare i clienti su possibili variazioni nella gamma merceologica e ricalcolo dei prezzi;
• organizzare le riunioni necessarie;
• firmare contratti per la fornitura di beni.

Ulteriori requisiti possono essere correlati alle specifiche dei beni offerti dall'azienda. Se la società è coinvolta nella vendita e nell'acquisto di immobili, i compiti di un dirigente d'ufficio possono includere la preparazione di opuscoli informativi e l'esecuzione di documenti specifici.

Responsabilità del responsabile dell'ufficio

In caso di inadempimento dei propri doveri, commettendo reati, ivi compresa la divulgazione di segreti commerciali, o altri atti lesivi dell'immagine aziendale, il dirigente d'ufficio risponde secondo le norme dell'ordinamento amministrativo, civile e codici penali. Se è stato causato un danno materiale all'organizzazione, la punizione viene inflitta in conformità con le disposizioni del codice del lavoro.