Ufficio pianificazione ed economia: le sue funzioni ei suoi compiti. Regolamento del dipartimento di pianificazione ed economia

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Vengono creati i dipartimenti di pianificazione ed economia (di seguito PEO) per l'efficace organizzazione dell'economia delle organizzazioni e delle imprese. Anche se spesso il lavoro di tali dipartimenti non è chiaramente regolamentato. Come dovrebbero essere organizzati, quale struttura dovrebbero avere e quali funzioni dovrebbero svolgere?

Introduzione

In qualsiasi libro di testo di economia, si dice che il PEO raccolga indicatori economici del dettaglio dell'azienda, li analizzi e stila piani di sviluppo sulla base delle conclusioni ottenute durante l'analisi.

Se parliamo di una piccola impresa, questa funzione può essere svolta dal capo dell'azienda (o dal singolo imprenditore), man mano che la scala dell'attività cresce, questi poteri possono essere trasferiti a un' altra persona o anche a un gruppo di persone. Più grande è l'organizzazione, più persone al suo interno sono responsabili della pianificazione economica. Per comodità di lavoro, queste persone sono unite in PEO.

Struttura PEO

PEO ha una struttura standard. Questo dipartimento è diretto da una persona cheriporta direttamente al responsabile finanziario, al direttore della pubblicità e promozione, o anche al CEO. Tutto dipende dalla struttura dell'organizzazione dell'azienda nel suo insieme.

Ci sono due tipi di organizzazione strutturale della PEO:

1. Un'organizzazione in cui i lavori dei dipendenti PEO si trovano all'interno del dipartimento.
2. Un'organizzazione in cui alcuni dipendenti lavorano al di fuori del dipartimento (raccolgono informazioni sul lavoro dell'azienda) e alcuni lavorano all'interno (analizzano le informazioni ricevute e redigono piani).

L'ultimo tipo di organizzazione è tipico delle aziende manifatturiere.

Il vantaggio del primo tipo di organizzazione è che il lavoro di tale unità strutturale dell'azienda è facile da controllare. Lo svantaggio è che le informazioni non vengono sempre ricevute dal personale PEO in modo tempestivo.

Se utilizzi la prima opzione per organizzare il dipartimento di pianificazione ed economia e le sue funzioni, allora le seguenti funzioni dovrebbero essere assegnate ai suoi dipendenti:

• ottenimento di dati primari da fonti finanziarie e unità strutturali;
• creazione di metodi di pianificazione e reporting direzionale;
• creazione diretta del reporting direzionale;
• controllo e analisi dell'azienda nel suo insieme.

Il secondo metodo di organizzazione della PEO è usato non meno frequentemente. In questo caso, ai dipendenti del dipartimento dovrebbero essere affidate le seguenti funzioni:

• monitorare l'attuazione dei piani sviluppati;
• monitorare l'attuazione del bilancio di una particolare unità;
• analisi delle prestazioniunità specifica.

È importante che i PEO che lavorano al di fuori della loro unità ricevano tutto ciò di cui hanno bisogno per analizzare ulteriormente e pianificare l'economia di organizzazioni e imprese.

I dipendenti PEO possono riportare direttamente al capo reparto e al capo di qualsiasi unità produttiva. Nel primo caso la subordinazione si chiama funzionale, nel secondo - amministrativa. Ecco come appare la doppia sottomissione.

Le seguenti funzioni dovrebbero essere assegnate all'economista del dipartimento di pianificazione ed economia:

1. Sviluppo di metodologie line of business (sia all'interno dell'azienda che all'interno dei singoli dipartimenti dell'organizzazione).
2. Sviluppo di directory di base contenenti indicatori di performance delle divisioni aziendali.
3. Sviluppare una politica di gestione aziendale.
4. Sviluppo di moduli di pianificazione e reporting.
5. Sviluppo di metodi per l'analisi e la valutazione della performance dell'impresa.

Il vantaggio di questo tipo di organizzazione del dipartimento di pianificazione ed economia e delle sue funzioni è che tutte le informazioni necessarie vanno senza indugio agli analisti dell'unità. Lo svantaggio è il debole controllo sul lavoro degli economisti che lavorano al di fuori del dipartimento, così come il fatto della doppia subordinazione dei dipendenti.

Questo modo di organizzare il lavoro può aumentare significativamente il personale della PEO a una dimensione ingiustificata.

Esempio di struttura PEO in varie imprese

Quando si tratta di aziende di medie dimensionidimensione, quindi molto spesso il PEO in essi ha la seguente struttura: il capo è il capo del dipartimento e tre specialisti del PEO sono subordinati a lui.

Se parliamo di una grande impresa, la struttura del dipartimento di pianificazione ed economia su di essa è la seguente: il capo del dipartimento è responsabile del dipartimento, il vice dipartimento è subordinato a lui, a cui sono direttamente subordinati sia il capo economista del dipartimento che il principale economista del dipartimento. Due economisti PEO riferiscono al Chief Economist.

Problemi di IEE

I compiti di questa divisione dell'azienda includono la preparazione dei seguenti documenti e applicazioni:

• piani e previsioni di sviluppo dell'azienda;
• Segnalazione di documentazione di varia natura (una tantum e regolare);
• riferimenti necessari e spiegazioni analitiche;
• calcoli economici;
• progetti di investimento e business plan.

PEO ha anche alcune funzioni che dovrebbero essere chiaramente indicate nella documentazione normativa dell'azienda.

Funzioni di PEO

Le funzioni di PEO sono le seguenti:

• analisi della performance aziendale;
• previsione del rendimento aziendale;
• valutazione della condizione finanziaria dell'organizzazione;
• redazione di standard per i processi produttivi;
• controllo della formazione e variazione dei costi di produzione;
• controllo dei prezzi per i prodotti;
• rapporti gestionali;
• partecipazione alla formazionebudget dipartimentali.

Tutte le funzioni PEO sono interconnesse con i processi aziendali che si svolgono in azienda. Quanto segue descrive la relazione tra questi concetti.

Rapporto tra la funzione PEO e i processi aziendali nell'azienda

I principali processi aziendali che avvengono in azienda sono:

• vendite;
• produzione;
• acquisti;
• ricerca e sviluppo sperimentale.

Per ciascuna delle fasi del lavoro dell'azienda, il PEO ha il suo compito.

Quando si lavora con le vendite di prodotti, PEO effettua la pianificazione, il controllo e l'ulteriore analisi delle vendite. Nella produzione dei prodotti, i compiti della PEO sono simili.

Quando il processo produttivo è nella fase di acquisto delle risorse necessarie, il PEO si occupa anche della pianificazione degli acquisti, del loro controllo e dell'analisi dei valori e dei fondi acquisiti. La situazione è la stessa con la ricerca e lo sviluppo sperimentale.

Pianificazione, controllo e analisi sono le tre responsabilità di un economista in un'impresa quando lavora con i processi aziendali di base. Perché farlo? Per ottimizzare gli stessi processi in futuro.

I processi aziendali possono anche essere ausiliari. Sono:

• tecnologie di produzione;
• qualità del prodotto;
• ingegneria;
• costruzione di capitale di strutture;
• logistica.

Quali sono i compiti del PEO in questo caso? Lo stesso: pianificazione, controllo e analisi. Nel primo caso si sta lavorando sulla tecnologia per la produzione di sviluppi sperimentali, inil secondo - sulla certificazione, licenza e metrologia, il terzo - sulla manutenzione delle apparecchiature e sull'approvvigionamento energetico, il quarto - sulla costruzione di edifici, il quinto - sui costi di trasporto.

Si distinguono le organizzazioni che servono i processi aziendali, che includono:

• lavora con il personale;
• marketing;
• gestione finanziaria;
• servizi legali;
• amministrazione generale.

In questo caso, i doveri di un economista nell'impresa non cambiano.

Regolamento del lavoro della PEO

Alcune aziende creano PEO, ma non si preoccupano affatto della regolamentazione del lavoro di questa unità strutturale. Non sono previsti provvedimenti per il dipartimento di pianificazione ed economia.

Se l'organizzazione non regola in alcun modo il lavoro della PEO, è urgente preparare un documento che risolva questa lacuna. Questo documento diventerà la base per la creazione di job description per i dipendenti che lavorano nel WtE, che risolveranno i problemi descritti all'inizio dell'articolo.

Il documento normativo standard del dipartimento di pianificazione ed economia e delle sue funzioni contiene i seguenti elementi:

1. Disposizioni generali.
2. Struttura del reparto.
3. I compiti principali del dipartimento.
4. Funzioni del reparto.
5. Diritti.
6. Lavora con altre strutture dell'impresa.
7. Responsabilità.
8. Criteri di valutazione delle attività del dipartimento.

Successivamente, la struttura del documento che regola il lavoro ei compiti della pianificazione ed economicadipartimento.

Struttura del documento che regola il lavoro dell'IEE

La sezione Disposizioni generali contiene informazioni generali su questa unità. Specificato:

• lo scopo di creare un dipartimento conforme alla politica economica dell'impresa;
• termini di base;
• una persona nominata dal capo;
• documenti da cui questo dipartimento è guidato nell'esercizio delle sue funzioni.

La sezione "Struttura dipartimentale" contiene informazioni sulla struttura dell'OPS e sulla sua composizione quantitativa.

La sezione "Compiti chiave del dipartimento" descrive i compiti chiave dell'EEO, nonché gli elenchi di relazioni e piani che i suoi dipendenti devono presentare alla direzione per l'esame.

Compiti principali di PEO

I principali compiti del dipartimento di pianificazione ed economia, che dovrebbero essere indicati nel documento normativo, includono:

1. Lavori sulla pianificazione economica, razionalizzazione dell'attività economica.
2. Sviluppare una strategia di sviluppo aziendale per adattare rapidamente le attività commerciali alle condizioni di mercato in continua evoluzione.
3. Condurre un'analisi economica completa delle attività finanziarie ed economiche dell'impresa.
4. Contabilità statistica di tutti gli indicatori del funzionamento dell'azienda.
5. Pianificazione tecnica ed economica delle attività degli altri reparti dell'azienda.

Funzioni principali della PEO

Le principali funzioni della PEO, solitamente indicate nella documentazione normativa, includono:

1. Economicopianificazione del lavoro dell'azienda, finalizzata alla razionalizzazione delle attività aziendali.
2. Preparazione di bozze di piani per le attività di altri dipartimenti dell'azienda. La preparazione include anche la giustificazione per la conclusione di determinati contratti, supportata da calcoli.
3. Elaborazione di piani per le attività produttive, finanziarie e commerciali dell'azienda per periodi diversi (breve, medio e lungo termine).
4. Informare i reparti aziendali sui piani attuali.
5. Condurre un'analisi completa delle attività dell'azienda in tutte le aree.
6. Monitoraggio dell'attuazione dei piani attuali da parte dei dipartimenti, nonché rapporti tempestivi.
7. Crea registri razionali che aumentino leggermente l'onere burocratico per i dipendenti.

Questo non è un elenco completo delle principali funzioni che il dipartimento di pianificazione ed economia è tenuto a svolgere.

Diritti PEO

Uno specialista nel dipartimento di pianificazione ed economia, nell'ambito della sua descrizione del lavoro, ha diritto a:

• richiedere ai rappresentanti autorizzati delle altre divisioni dell'azienda i dati necessari al controllo e all'analisi delle proprie attività;
• creare gruppi di lavoro di esperti il cui compito è la pianificazione economica dell'organizzazione;
• di loro competenza, partecipare a trattative commerciali con rappresentanti di altre aziende e organizzazioni, firmare contratti;
• organizzare l'analisi di nuovi programmi e progetti scientifici dell'azienda per la loro efficacia eopportunità di sviluppo;
• fare proposte su questioni che rientrano nella competenza dell'IEE sotto forma di progetti.

Interazione, responsabilità, valutazione

La documentazione normativa che regola il lavoro dell'OPS contiene spesso sezioni che specificano l'interazione dell'OPS con altre strutture dell'organizzazione; responsabilità per tutte le azioni commesse dai dipendenti del dipartimento; Valutazione delle attività dell'IEE.

Nella sezione "Lavorare con altre strutture dell'impresa", viene fatta solo un'introduzione secondo il modello: "Nel corso della sua attività, il dipartimento interagisce con le seguenti divisioni strutturali (queste divisioni sono elencate di seguito)”. Durante il trasferimento, tutto dipende da come si prevede di conferire ampi poteri ai dipendenti PEO.

Nella sezione "Responsabilità" è indicato che il capo dell'IEE si assume la piena responsabilità del lavoro del dipartimento; il grado di responsabilità dei dipendenti è stabilito in base alle loro mansioni; tutti i dipendenti e il capo della PEO sono personalmente responsabili dei documenti da loro redatti e delle operazioni svolte in conformità con la legislazione della Federazione Russa.

Nella sezione "Criteri di valutazione delle attività del dipartimento" sono prescritti due criteri:

1. Attuazione tempestiva e di alta qualità delle attività.
2. Espletamento di qualità di compiti immediati.

Puoi specificare altri criteri di valutazione.

Completa la stesura del documento normativo. Naturalmente, deve essere formattato secondo le regole di progettazione.documenti simili: tutti i dati devono essere firmati, timbrati e datati.

Controllo delle operazioni PEO

Controllare il lavoro del PEO uno dei seguenti dipendenti:

• chief financial officer di un'azienda (in una grande azienda);
• CFO (in una piccola o media azienda);
• capo economista (in produzione).

Il controllo delle attività della PEO viene effettuato per le seguenti finalità:

1. Esecuzione rapida di attività una tantum.
2. Conformità alla rendicontazione e al flusso documentale, in conformità con le normative interne dell'azienda.
3. Garantire l'affidabilità dei calcoli forniti e della documentazione di reporting.
4. Analisi del lavoro al fine di identificare l'efficacia del funzionamento dell'IEE.

Conclusione

Ogni libro di testo di economia dice che la PEO è un'unità strutturale davvero necessaria di un'azienda. Senza di essa, l'efficienza di molte imprese e organizzazioni è notevolmente ridotta. Sebbene non tutte le aziende abbiano i PEO impostati correttamente.

Da qualche parte le funzioni del dipartimento non sono chiaramente definite, da qualche parte i compiti dei dipendenti. In alcune aziende c'è una situazione difficile con la subordinazione dei dipendenti PEO. Sebbene la pianificazione in un'economia di mercato sia il processo più importante.

Per risolvere il problema, è necessario che il capo dell'azienda comprenda chiaramente le risposte alle seguenti domande:

1. Cos'è la PEO?
2. Qual è la sua struttura?
3. Questa azienda ne ha bisogno o la sua funzione puògiustiziare una persona?

Se si decide inequivocabilmente di creare una PEO, allora vale la pena procedere immediatamente all'esecuzione della documentazione normativa, dove, oltre alle disposizioni generali, verrà scritto quanto segue:

• struttura del reparto;
• diritti e funzioni;
• responsabilità;
• lavorare con altre strutture dell'azienda.

Se segui questi consigli durante la progettazione del dipartimento di pianificazione ed economia e delle sue funzioni, l'azienda disporrà di un'unità strutturale efficace.

Infatti, se il lavoro di questa unità è chiaramente stabilito, i suoi specialisti sono in grado di ottimizzare tutti i processi produttivi senza danneggiare l'attività. Tradotto nel linguaggio del denaro, questo significa che avere un PEO efficiente ti consente di spendere meno risorse e guadagnare di più.