Ottimizzazione dei costi: piano, attività

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'ottimizzazione dei costi nell'impresa è un passo necessario e importante in una situazione economicamente instabile. Consideralo in dettaglio.

Domande chiave

Per fare tutto bene e non diventare un "tiranno e satrapo" agli occhi del personale, devi capire:

• tipi esistenti e opzioni di riduzione dei costi;
• principi e metodi di pianificazione che accompagnano le attività di ottimizzazione dei costi;
• i modi più efficaci per ridurre i costi da un punto di vista pratico;
• come ridurre i costi dei materiali;
• essenza dei vantaggi derivanti dalla riduzione dei costi di trasporto;
• come scegliere una strategia di riduzione dei costi;
• principi di ottimizzazione di base.

Budget

Spesso, il budget viene spostato in un dipartimento i cui dipendenti ritengono di non essere pienamente competenti in materia. Tuttavia, la definizione del budget è un passo importante. La partecipazione ti consente di ottenere una grande quantità di informazioni importanti per tutti i dipartimenti.

Il budget è formato in più fasi:

• formazione di un piano di progetto per il budget futuro;
• considerazione del progetto di bilancio;
• approvazione del budget;
• esecuzione del budget;
• analisi di esecuzione.

L'ottimizzazione della spesa di bilancio è il passo successivo dopo la definizione del budget.

Costi

L'ottimizzazione dei costi è impossibile senza comprendere il contenuto del termine "costi".

Sono quei fondi che sono coinvolti nella formazione del profitto per un certo periodo. Parte dei costi si accumula sotto forma di prodotti finiti, semilavorati, immobilizzazioni immateriali o costruzioni in corso nell'attivo aziendale. Il diagramma mostra una struttura semplificata conforme agli standard IFRS.

In parole povere, una spesa è un aumento delle passività o una diminuzione delle attività che si traduce in una diminuzione del capitale.

Ottimizzazione

Si ritiene che l'ottimizzazione dei costi inizi con il taglio dei costi al momento attuale. Tuttavia, questo non è del tutto vero.

L'ottimizzazione delle spese di bilancio in un'impresa non inizia nel momento in cui inizia a controllare rigorosamente la spesa di denaro che è già nel conto. Sfortunatamente, in questo momento la questione dell'origine del denaro nel conto non è affatto controllata. Attrarre prestiti attivi, oltre a gestire solo le spese, comporta una cronica carenza di fondi nell'impresa e quindi - possibile fallimento.

L'efficacia di questa procedura dipende dalla tenuta dei registri delle entrate e delle spese. Questi elementi devono essere pianificati e la direzione deve monitorare costantemente i numeri per anno, trimestre, mese o altro periodo finanziario. È sempreesiste la possibilità che i progetti attualmente costosi siano molto redditizi a lungo termine.

Aree di lavoro

Ottimizzare i costi non significa intraprendere azioni a scapito degli interessi commerciali. Il compito di ridurre i costi dovrebbe essere risolto in modo ottimale, confrontando spese e entrate tra loro.

Puoi risolvere il problema in diverse direzioni:

1. Riduzione dei costi attraverso risorse interne (riduzione diretta). Queste azioni includono l'aumento della produttività, la riduzione dei costi dei materiali, la riduzione dei costi di gestione e la riduzione del personale dell'impresa.
2. Diminuzione dei costi di produzione (riduzione relativa). Ciò può essere ottenuto aumentando il volume di produzione. In questo caso, verrà speso molto meno denaro per una parte.
3. Formazione di un'offerta attraverso ricerche di mercato. In questo caso viene stimolata la crescita del volume degli acquisti da parte dei clienti e si forma un afflusso di nuovi clienti.
4. Formazione di una rigida disciplina finanziaria. In questa variante, una cerchia ristretta di persone può dare il “via libera” alle spese.

Il programma di ottimizzazione della spesa del budget dovrebbe coprire le aree più ristrette. Allora sarà il più efficace possibile.

Percorsi di ottimizzazione

Un piano di ottimizzazione dei costi può includere tre direzioni in cui un'azienda può andare.

Evidenzia la riduzione espressa, la riduzione dei costi aziendali a un ritmo rapido, sistematicaabbreviazioni.

Ciascuno dei metodi viene utilizzato in una situazione specifica. Le misure adottate al riguardo dovrebbero essere in linea con lo stato attuale delle cose e dovrebbero anche basarsi su una pianificazione a lungo termine.

Riduzione Express

Scegliendo questo metodo per ridurre i costi, è urgente smettere di pagare le spese su alcuni articoli. Per determinare il risultato, è necessario scoprire le probabili conseguenze di ciascun metodo di ottimizzazione.

Tutti i costi sono divisi in:

• Priorità alta. Tali spese sono necessarie affinché l'impresa continui le sue attività. Questi includono il pagamento dei salari ai dipendenti, l'acquisto di materie prime per la produzione.
• Priorità. Questo è il costo del pagamento per le comunicazioni mobili, la pubblicità. Se smetti di pagare in base a questo articolo, il lavoro dell'azienda fallirà.
• Consentito. Questi includono benefici per i dipendenti, pagamento per cure sanatorie per il personale. Se l'azienda non dispone di fondi gratuiti, questi pagamenti possono essere sospesi, ma è preferibile mantenerli.
• Non necessario. Un esempio di tali costi è il pagamento di un volo privato per il capo della compagnia. L'annullamento di tali spese non influirà negativamente sulle operazioni della società.

Quando si sceglie una riduzione dei costi espressa, prima di tutto, i pagamenti per un articolo "non necessario" vengono interrotti e quelli consentiti sono fortemente limitati. Non è consigliabile ridurre le prime due categorie.

Riduzione rapida dei costi

L'ottimizzazione dei costi nell'impresa a un ritmo rapido è possibile come risultato diuna serie di eventi. Per ridurre i costi nel modo più efficace possibile, la direzione deve determinare prima dove risparmiare.

1. Risparmia sui materiali per la produzione e sulle materie prime. I modi per ottimizzare i costi possono essere diversi. La revisione dei contratti con i fornitori al fine di ottenere beni a un prezzo vantaggioso è il modo più efficace per ridurre i costi. Inoltre, i fornitori possono offrire dilazioni di pagamento, che daranno all'azienda l'opportunità di aumentare l'importo necessario senza ottenere prestiti aggiuntivi.
2. Analisi dei costi di trasporto e ottimizzazione di questa voce di spesa. Inoltre, puoi ridurre il costo dell'elettricità, delle telecomunicazioni. Il reparto trasporti può essere esternalizzato, per poi contattare il centro logistico, che elaborerà un programma per ridurre i costi di trasporto. Per ridurre il costo dell'elettricità, controllarne il consumo, monitorare il livello di illuminazione al buio, installare apparecchiature per il risparmio energetico. La riduzione dell'elenco dei dipendenti che hanno diritto alle comunicazioni mobili aziendali ridurrà notevolmente i costi. Puoi negoziare con un operatore di telefonia mobile o un fornitore di servizi di telecomunicazioni per concludere un contratto aziendale a condizioni favorevoli.
3. Tagli di personale e riduzione degli stipendi. L'outsourcing e il freelance riducono efficacemente il costo del pagamento degli stipendi al personale e le società di reclutamento o un dipartimento di reclutamento interno contribuiranno a sostituire i dipendenti inefficienti. Ad esempio, non è necessario avere una donna delle pulizie nel personale. personale addetto alla manutenzione in outsourcingfarà risparmiare fino al 20% dei pagamenti attribuibili a ciascun dipendente.

Un' altra opzione è ottimizzare i costi riducendo i salari, ma fornendo benefici sociali: ampliare l'elenco delle condizioni di assicurazione medica, fornire cibo ai dipendenti a spese dell'azienda o caffè gratuito nella macchina. Gli studi dimostrano che l'investimento in questo caso sarà redditizio a lungo termine, poiché aumenterà la fidelizzazione del personale.

Abbreviazioni sistematiche

Come suggerisce il nome di questo metodo di ottimizzazione, la sua essenza è svolgere attività periodiche volte a ridurre i costi.

1. Gestione degli investimenti. Gli investimenti a lungo termine dovrebbero sempre essere accuratamente giustificati. Affinché un'azienda possa acquistare attrezzature nuove e più efficienti, il dipartimento interessato deve discutere quale sarà il vantaggio per l'azienda quando il progetto si ripaga, quando inizia a produrre profitto. L'introduzione di nuove tecnologie competitive aiuta lo sviluppo del business. Tuttavia, quando si decide di acquistare qualcosa, la direzione deve tenere a mente l'obiettivo principale: la riduzione dei costi.
2. Gestione degli app alti. Consiste nella ricerca periodica di nuovi fornitori che forniscano prodotti di qualità a prezzi migliori.
3. Gestione dei processi aziendali. La "gestione improvvisa", così inerente al nostro Paese, incide molto sui principi del fare impresa. Dal punto di vista dei nuovi metodi, quando si organizzano i processi aziendali, si propone di guardare alla produzione dal lato dell'acquirente. Condurre un'analisi di processo. Il manager dell'impresa deve chiedersi, l'acquirente pagherà per questo? Il cliente non vorrà pagare per la movimentazione delle merci, i tempi morti, il riallestimento della produzione senza modifiche che migliorino il prodotto. Pertanto, tali spese dovrebbero essere ridotte il più possibile o completamente eliminate.

Regole di ottimizzazione

Quando si compila un piano d'azione per ottimizzare i costi, bisogna ricordare che una soluzione situazionale a un problema non è sempre la scelta migliore. Ridurre i costi è un compito che dovrebbe diventare una buona abitudine ogni giorno.

Seguendo le regole di ottimizzazione, puoi ottenere il massimo effetto con la minima perdita.

1. Non sempre i costi devono essere ridotti, più spesso devono essere gestiti in modo efficace. A volte, per ridurre i costi complessivi, è necessario aumentare l'importo dei costi in una direzione particolare.
2. I costi sono ridotti al minimo per ottenere il miglior risultato. La regola dell'efficienza dice che un'unità di costo deve necessariamente fornire il massimo risultato.
3. Ci sono sempre dei costi, che si tratti di azione o inazione.
4. Non ci sono cose da poco quando si tratta di spendere. Lascia che i dipendenti dell'azienda si arrabbino per il rapporto sull'uso della terza dozzina di penne in un mese. Ma una volta che si saranno abituati a prestare attenzione alle piccole cose, potrebbero vedere come risultato un aumento dello stipendio o migliori condizioni di lavoro.
5. Sforzarsi di mantenere i costi il più bassi possibile non è sempre utile. Potrebbe essere ottimale ridurre leggermente i costi e mantenerli sulla buona strada.livello richiesto.
6. L'ottimizzazione della spesa di bilancio è impossibile senza investimenti finanziari.
7. Esiste un tipo di spesa che ti permette di evitare perdite ancora maggiori. Questi includono l'assicurazione, l'assunzione di guardie di sicurezza, l'installazione di allarmi e il miglioramento della qualità del prodotto.
8. Tutti i dipendenti dell'azienda dovrebbero essere inclusi nel processo, ma ognuno dovrebbe avere il proprio compito importante per loro.
9. La cautela non è mai troppa. Un pensiero o un'intuizione che nasce a seguito della lettura del report obbliga ad un'analisi più approfondita degli indicatori e porta quasi sempre ad una riduzione dei costi.
10. L'ottimizzazione dei costi dovrebbe essere eseguita costantemente. Nuove voci di spesa incidono sull'utile dell'azienda. Apparendo improvvisamente e scomparendo improvvisamente inosservati, possono causare danni significativi al budget dell'azienda. Il monitoraggio delle spese dovrebbe essere un'attività obbligatoria che viene segnalata al top management dell'azienda.

Ottimizzazione di entrate e spese: procedure che vanno di pari passo. Le spese incontrollabili non porteranno profitti all'azienda e la crescita dei profitti è direttamente correlata al controllo dei costi.

Confusione di concetti

Il programma di ottimizzazione dei costi di Finance spesso contiene elementi non a costo.

Per creare il programma più efficace, il team di gestione deve comprendere la differenza tra i tipi di costi.

Ad esempio, il controllo dei costi basato su profitti e perdite non sarebbe considerato controllo dei costi.