Pagare le indennità di viaggio: cosa devi sapere a riguardo?

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Il pagamento delle spese di viaggio non è solo un'opportunità di viaggiare a spese dell'azienda, ma anche una responsabilità che impone una serie di restrizioni alla libertà di movimento da parte del dipendente. Alcuni credono che la libertà di viaggio e un minimo di lavoro siano qualcosa per cui lottare quando un datore di lavoro assegna la responsabilità di compiti al di fuori della città o del paese. Che figata: puoi rilassarti e annoiarti un po' alle conferenze. Tuttavia, non tutto è come sembrava a prima vista.

Cosa può essere considerato un viaggio di lavoro?

Secondo l'articolo 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un viaggio di lavoro è un viaggio per un periodo specificato a spese del datore di lavoro per svolgere compiti ufficiali fuori dalle "mura" dell'ufficio. Un prerequisito è attraversare il confine del paese, ovvero viaggiare in un' altra città non è un viaggio d'affari. In questo caso, i giorni di partenza e di arrivo sono considerati obbligatori per l'inclusione in questo periodo di viaggio. Il dipendente rimaneufficio, ma l'orario di lavoro al di fuori del paese non è stabilito dalla società di invio.

È inoltre consentito considerare come viaggio di lavoro in casi eccezionali quei viaggi che richiedono un viaggio in una città vicina. Questa regola si applica a quelle posizioni che non comportano costanti necessità di attraversare il confine, ad esempio un tassista. Può viaggiare fuori città tutti i giorni, ma il tempo trascorso in viaggio non è considerato un viaggio di lavoro. La situazione è diversa con i funzionari che occupano posti di lavoro negli uffici e, a volte, hanno bisogno di recarsi in un' altra città per migliorare le proprie competenze e seguire dei corsi. Tutte le spese sono a carico del datore di lavoro, in quanto di sua competenza, e il diritto del dipendente di rifiutare prove e studi è preservato.

Differenze di viaggio aggiuntive

Viaggiare all'estero comporta alcune eccezioni alle regole. Sono principalmente legati a tempi e costi di tempo. Supponiamo che un dipendente venga inviato in un altro paese, dove deve rimanere per una settimana per avere il tempo di visitare una mostra o conoscere i nuovi prodotti di un fornitore. Il volo è in ritardo e il dipendente è costretto a rimanere in un altro paese con i propri soldi:

• Paga per una camera d'albergo.
• Mangia.
• Usa il trasporto all'interno del paese/città.
• Avere le forniture necessarie per la cura e l'igiene.

Tutte le spese devono essere sostenute da assegni e ricevute, in modo che in seguito, dopo il ritorno al lavoro, per rafforzare il supporto materiale perrimborso. Se stiamo parlando di un viaggio in un' altra città, l'indennità di viaggio viene pagata solo in parte: trasporto e cibo.

Per cosa paga esattamente l'azienda?

L'azienda sostiene tutte le spese di viaggio di uno o di un gruppo di dipendenti. Il prezzo include non solo viaggio, alloggio, biglietti e visite a determinati musei o mostre. L'indennità di viaggio include anche i pagamenti obbligatori:

• Assicurazione sanitaria.
• Assicurazione personale.
• Pagamento del bagaglio e relativa assicurazione.
• Dichiarazione dell'importo richiesto.
• Premi assicurativi per il noleggio auto (se il dipendente non dispone di veicoli personali o aziendali).

Vengono presi in considerazione anche i fine settimana, poiché una persona è costretta a essere in missione al di fuori dell'orario di lavoro in relazione a un ordine di partenza. Il pagamento per i viaggi di lavoro nei fine settimana viene calcolato separatamente e riportato nei rendiconti finanziari come spese una tantum o spese giornaliere. Questo è necessario affinché una persona possa mangiare qualcosa e muoversi. Il resto del surplus (andare a teatri, musei, caffè, ristoranti, shopping) il dipendente provvede a se stesso.

Procedura per il pagamento dell'indennità di viaggio: quando viene emesso e restituito il denaro?

In primo luogo, dovrebbe essere emesso un ordine a un dipendente che, secondo il parere dei superiori, è competente in questioni che devono essere risolte all'estero. Questi devono essere funzionari che adempiono a determinati obblighi e soddisfano i criteri di selezione per la posizione. In altre parole, se un dipendente non conosce uno stranierolingua, le autorità sono obbligate a pagargli un interprete, se necessario per negoziare con la società invitante. Dopo aver esaminato l'ordine, il dipendente lo firma e riceve un anticipo per l'ordinazione dei biglietti e l'affitto di un hotel entro e non oltre 24 ore prima della partenza.

Importante! L'anticipo deve essere pari al 50% dell'importo stanziato per il viaggio. Deve coprire tutte le spese previste durante il soggiorno all'estero. Il pagamento delle spese di viaggio giornaliere non si applica alle comunicazioni cellulari e al traffico Internet mobile.

La metà rimanente dell'importo verrà utilizzata per ricalcolare le spese rimanenti, che saranno considerate impreviste o aggiuntive. Il dipendente fornisce loro assegni e solo all'arrivo a casa può contare sul risarcimento delle perdite. Ad esempio, è stato fornito un autista che fornisce il trasporto. Per lui viene assegnata un'indennità di viaggio separata per la riparazione della macchina, la sostituzione di parti, i rifornimenti e il rifornimento di carburante. Un altro dipendente non può richiedere il rimborso delle spese di trasporto, in quanto vengono forniti un trasferimento e un autista personale.

Un altro caso, se i biglietti sono stati ordinati, ma il volo è stato ritardato. L'operaio è stato richiamato d'urgenza e ha dovuto acquistare i biglietti dell'autobus con i suoi soldi. Quindi le spese vengono rimborsate. Quando non ci sono soldi, l'azienda li invia al conto del destinatario nel modo più veloce e conveniente.

Quando è vantaggioso per il viaggiatore?

Viaggiare per lavoro non è sempre associato a spese personali. C'ècasi in cui il mittente rimborsa il costo del cibo e il dipendente rimane "in nero". Questo vale per i momenti in cui la parte ospitante paga tutte le spese di vitto all'interno dell'hotel in cui soggiorna la persona, o spese con denaro personale (l'ospite arriva alla casa / appartamento). Allo stesso tempo, gli viene restituito il 50% delle spese previste per il cibo del cittadino senza la necessità di presentare le ricevute per l'acquisto di cibo o cibi preparati in ristoranti e caffè.

Ciò è previsto dalla legge, ed è dovuto al fatto che una persona ha il diritto di rifiutare il cibo che gli è indesiderabile per motivi di salute. Pertanto, può acquistare qualcosa secondo il suo gusto e le sue esigenze, ma il pagamento dei giorni di viaggio sarà effettuato secondo le modalità previste dalla legge. A volte le spese possono essere rimborsate di comune accordo tra il dipendente e il capo.

Pagare le indennità di viaggio: viaggi e comunicazioni nei fine settimana

Se una persona è costretta a svolgere attività lavorative nei fine settimana, ad esempio la conclusione di contratti o la loro sottoscrizione, le comunicazioni mobili devono essere pagate. Tali spese impreviste ma previste possono essere parzialmente o integralmente rimborsate di comune accordo. In pratica, capita spesso che un viaggio di lavoro all'estero possa comprendere non solo un diverso fuso orario, ma anche giorni della settimana o stagioni.

1. Se un dipendente è stato inviato negli Stati Uniti, dove la domenica è considerata un giorno lavorativo, le spese della giornata verranno rimborsate al 100%. Tuttavia, nola fiducia dovrebbe essere trascurata, perché anche questo dovrà essere dimostrato.
2. Se il viaggiatore è diretto in Sud Africa, vengono presi in considerazione anche la stagionalità e il cambio di stagione. Ad esempio, "dall'inverno alla primavera" volare con le valigie di vestiti invernali è un carico aggiuntivo di biancheria intima intercambiabile per la stagione calda. Il pagamento del deposito bagagli è diviso a metà se le parti sono d'accordo: il dipendente non prende molte cose - paga il manager, c'è una franchigia per colpa del dipendente - il costo.

La stessa cosa accade in altri casi, quando ci sono disaccordi e questioni controverse sui costi. A volte il pagamento dei giorni di viaggio implica il suo verificarsi eccezionale per colpa dell'azienda, ma questo fatto dovrebbe essere dimostrato anche al dipendente. È importante tenere conto di alcune altre circostanze che influiscono sulla separazione degli obblighi.

Stipendi

Il capo deve pagare lo stipendio mentre il dipendente è all'estero? Questa è una questione controversa, poiché il dipendente sta già svolgendo le sue attività, ricevendo detrazioni. Trascorre invece il suo tempo libero, che potrebbe trascorrere con la famiglia o in vacanza dal lavoro. E invece è costretto a lavorare nei fine settimana, ma solo a scapito delle detrazioni per il viaggio.

Poiché l'indennità di trasferta per il fine settimana è solo parziale, dovresti pagare le ore lavorative del dipendente, valutando il suo contributo allo sviluppo dell'azienda al tasso base in base al contratto di lavoro firmato. Lo stipendio non deve incidere sui viaggi aggiuntivi se è nel migliore interesse dell'azienda, euna persona è obbligata ad adempiere ai suoi poteri. Ma il motivo potrebbe essere una situazione speculare, quando gli straordinari in viaggio d'affari possono influenzare l'entità della somma forfettaria. Ciò significa che l'indennità giornaliera, secondo la parte 1 dell'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, vengono aggiunti alla retribuzione.

Quali influenze sull'indennità giornaliera nelle diverse strutture organizzative?

Il pagamento dell'indennità di viaggio giornaliera non dipende dal paese e dal luogo di residenza di una persona. Secondo la decisione della Corte di Cassazione n. CAS 05-151 del 26.04.2015, le spese giornaliere sono interamente coperte fino alla partenza. Se sono stati superati, devono essere rimborsati dalla direzione. Si tratta di "spese di tasca" necessarie per svolgere attività lavorativa al di fuori della sede di lavoro a tempo indeterminato in relazione a momenti di lavoro o incarichi d'ufficio. Vale la pena notare che il denaro viene pagato dal bilancio generale, che costituisce il fondo statale.

Se un dipendente appartiene a un'organizzazione di bilancio, ha un fondo separato da cui provengono i soldi per tali spese. Stiamo parlando del Ministero degli Affari Interni: gli aspetti sociali e medici di questa organizzazione sono completamente forniti dallo stato, non avendo nulla a che fare con i fondi assicurativi e provvedendo ai cittadini che lavorano in posizioni non governative.

Qui, il pagamento delle spese di viaggio nelle istituzioni di bilancio dipende interamente dal tipo di gestione statale e dalla fornitura di unità. Quando si tratta di servizio militare, le detrazioni sono leggermente superiori a quelle delle strutture non statali o delle imprese private. “Poiché il dovere e il compito del dipendente è compito del Paese, quindi le speseil paese paga.”

Tasse di viaggio

Per l'attuale periodo di rendicontazione si applica la seguente legge: non ci sono limiti minimi e massimi per le organizzazioni, ovvero ogni azienda può stabilire il proprio limite di pagamento per fornire un dipendente per una giornata fuori dal posto di lavoro. Tuttavia, se parte per alcune ore, l'indennità giornaliera viene pagata per intero, poiché non si tratta di un vantaggio, ma di una copertura dei costi.

Le piccole imprese cercano di limitarsi a un'indennità giornaliera di 700 rubli, perché l'importo non è tassato ai sensi del paragrafo 3 dell'art. 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa. L'imposta sul reddito delle persone fisiche dovrà essere trattenuta dall'importo che costituisce la differenza in eccesso rispetto al minimo stabilito.

Importante! Se un dipendente viene inviato all'estero, il limite esentasse è di 2.500 rubli. Il pagamento delle spese di viaggio in un istituto di bilancio viene effettuato esattamente allo stesso modo.

Esempio di calcolo delle detrazioni dai pagamenti giornalieri

Supponiamo che il signor Petrov sia andato in viaggio d'affari per 5 giorni, di cui 2 giorni nel fine settimana. Ha diritto a 1000 rubli per ogni giorno trascorso in un' altra città, come deciso dalle autorità. Di questi 5.000 rubli, l'importo pari a 5700=3.500 rubli non è tassato. Il restante mille e mezzo è soggetto a tassazione e pagamento di premi assicurativi.

Quando si viaggia all'estero per gli stessi 5 giorni, una persona riceve 3.000 rubli al giorno. Dei 15.000 rubli rimane l'importo di 2.500 rubli, soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche econtributi. In questo caso, in ogni caso, non è richiesta la presentazione di assegni e ricevute.

Quali documenti devono essere presentati?

Immediatamente vale la pena iniziare con i trasporti - se viaggi con un'auto privata, l'ufficio contabilità emette una lettera di vettura in cui vengono emessi assegni e ricevute per il pagamento di carburante e altri materiali di consumo. I biglietti per aerei, treni e autobus devono essere conservati fino al tuo ritorno a casa. Anche i passaporti muniti di contrassegno di frontiera devono essere fotocopiati da allegare alla lettera di vettura. Per i viaggi in città all'interno del paese, è necessario emettere rapporti sull'incarico: questo è un foglio che riflette l'elenco degli obblighi di servizio.

Se l'hotel è stato prenotato personalmente da un dipendente, dovresti scoprire in anticipo se ha i moduli n. 3-G da rilasciare agli ospiti. In caso contrario, l'alloggio sarà a carico del dipendente, poiché KKM non è necessario per tali organizzazioni. Quando si emette un promemoria (per le organizzazioni di bilancio), è necessario allegare inoltre i biglietti con la data di partenza e di arrivo. Il pagamento delle indennità di viaggio nei fine settimana può essere forzato se viene redatto un atto locale e viene firmato un ordine nel modulo T-9. Questi documenti hanno la precedenza sulle leggi che guidano i contabili. Devono prima essere presi in considerazione per non pagare più del dovuto il risarcimento del viaggio.

La principale differenza tra imprese di bilancio e imprese private è la fornitura obbligatoria di un dipendente che è "per colpa" della leadership al di fuori del paese. È importante fare tutto in modo che il dipendente possa essere tempestivo e attentocompletare tutti i compiti dell'azienda. Raramente le aziende private sono interessate a tali pagamenti, poiché c'è sempre documentazione aggiuntiva da compilare e pagamenti fiscali da detrarre. Pertanto, controlla in anticipo tutto ciò che verrà rilasciato e firmato a tuo nome. Scopri anche quali organizzazioni al di fuori della città o del paese rilasciano i documenti pertinenti. A volte è abbastanza difficile ottenere un biglietto con i mezzi pubblici per provare il fatto di un viaggio per affari ufficiali.