2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
La nota spese è un documento che conferma la spesa dei fondi emessi ai dipendenti responsabili. Viene redatto dal destinatario del denaro e inviato all'ufficio contabilità per la verifica. Successivamente, la relazione anticipata viene presentata al gestore per l'approvazione. Le spese riportate nel documento sono soggette a cancellazione secondo le modalità stabilite dalla PBU. Consideriamo ulteriormente le caratteristiche e l'esempio della compilazione del rapporto anticipato.
Esborsi
Il ricevimento di contanti da parte di un dipendente responsabile viene effettuato presso la cassa dell'impresa. La base per questo è l'ordine di spesa. Dovrebbe indicare lo scopo dei fondi.
Il capo dell'impresa emette un ordine in cui fissa l'elenco dei dipendenti che hanno diritto a ricevere i fondi per le necessità domestiche. Lo stesso atto locale stabilisce i termini per i quali gli importi possono essere emessi.
Presentazione di una relazione anticipata
Questo documento viene presentato all'ufficio contabilità entro tre giorni dalla fine del periodo per il quale sono stati emessi i fondi. Il modulo viene inviato insieme ai documenti che confermano la spesa di denaro. Allo stesso tempo, il dipendente calcola i costi esaldo.
Modello di nota spese: lato anteriore
Il documento viene fornito in una copia.
Se prendi una nota spese di esempio, puoi vedere che è compilata su entrambi i lati. Sulla parte anteriore del dipendente responsabile indica:
- Numero documento.
- Data di completamento della nota spese.
- F. I. O., posizione e dipartimento in cui lavora.
- Numero personale (se disponibile).
- Assegnazione dell'anticipo.
Sul lato sinistro dello stesso lato devi compilare la tabella. Elenca l'anticipo precedente, i fondi attualmente ricevuti, le spese, le spese eccessive e il saldo.
Retro
La parte inversa dell'esempio di nota spese ha lo scopo di indicare l'elenco dei documenti che confermano i costi. Possono essere:
- ID viaggio.
- KKM assegni.
- Ricevute.
- Prodotti, lettere di vettura.
- Fatture, ecc.
Il dipendente responsabile indica anche l'importo delle spese sui documenti. La numerazione degli elaborati allegati alla relazione viene effettuata nell'ordine in cui sono indicati nel modulo.
Sfumatura
Sul lato anteriore c'è la riga 1a e sul retro - 6 e 8. Nel rapporto anticipato, questi campi vengono compilati se i fondi sono stati emessi alla persona responsabile in valuta estera. Ad esempio, un dipendente è stato mandato in viaggio d'affari all'estero.
Raccomandazioni per un contabile
Lo specialista compila per primofronte del modulo. Innanzitutto, nella tabella "Voci contabili" è necessario inserire le informazioni sui numeri dei conti corrispondenti e gli importi.
Il retro del modulo riflette le spese accettate per la contabilità. Nella relazione anticipata, queste informazioni sono inserite nelle colonne 7 e 8. Inoltre, sono indicati i conti (sottoconti) sul cui addebito vengono registrati i costi (colonna 9).
Successivamente, vengono redatti i documenti giustificativi, viene verificata la correttezza del modulo e la spesa mirata dei fondi. Dopo aver completato tutte le procedure, il contabile mette un segno sul rapporto. Indica che il documento è stato controllato e l'importo delle spese è stato approvato (è scritto in numeri e in parole).
Sul lato anteriore viene compilata anche una ricevuta che viene trasferita al dipendente responsabile.
Il modulo deve essere firmato dal dipendente che ha verificato il documento e dal cap. ragioniere con trascrizioni.
Se necessario, le informazioni sugli importi del saldo o sulle spese eccessive, i dettagli dei documenti (ordini) per i quali verrà effettuato il saldo finale sono inseriti nel modulo di segnalazione.
Approvazione da parte del gestore e cancellazione degli importi
Un rapporto verificato viene inviato al direttore dell'organizzazione. Deve firmarlo. Per questo, c'è una colonna corrispondente nella parte superiore sul lato anteriore del documento. Il modulo può essere firmato non solo dal capo, ma anche da un altro dipendente con autorità. Dopo l'approvazione, il rapporto viene accettato per la contabilizzazione dei fondi di addebito.
Il saldo dell'anticipo viene accreditato alla cassa dell'impresa.
Divieti
Se la persona responsabileha un debito su anticipi precedentemente forniti, l'emissione di fondi non è consentita. Inoltre, è vietato trasferire a terzi denaro ricevuto dai dipendenti.
Durata a magazzino
Sono stabiliti dalla legge. Documenti diversi hanno i propri periodi di conservazione. Di norma, le imprese scelgono il periodo massimo.
Basato sul sub. 8 1 del comma 23 dell'articolo TC, le carte tributarie, contabili e gli altri certificati devono essere conservati per almeno 4 anni. Il comma 4.283 della norma del Codice prevede un periodo di 10 anni per i documenti attestanti le perdite. Vale la pena dire che le informazioni sulle spese vengono utilizzate dalle organizzazioni per ridurre la base imponibile.
FZ n. 402 stabilisce che la documentazione primaria deve essere conservata per almeno 5 anni dalla fine del periodo di rendicontazione.
Lavora in "1C"
Il rapporto anticipato viene redatto, di norma, su un computer. Per fare ciò, puoi utilizzare il programma Excel o "1C". Quest'ultimo è utilizzato nella maggior parte delle imprese. Considera brevemente lo schema di progettazione in "1C".
Per funzionare, devi aprire il documento "Rapporto anticipato". Viene creato dalla scheda "Produzione" o "Cassa". Seleziona la voce desiderata nel menu.
Questo aprirà il registro della documentazione. Qui è dove vengono archiviati tutti i dati del rapporto. Per creare un nuovo documento, fare clic sul pulsante "Aggiungi". Successivamente, devi selezionare "Individuale".
Dopodiché, viene selezionato il tipo di documento richiesto. Ad esempio, "Emissione fondi al botteghino per le liquidazioni". Successivamente, si aprirà il registro degli ordini. Il documento desiderato viene selezionato qui.
La sezione tabellare riflette le informazioni contenute negli ordini.
Dopodiché, la seconda scheda viene riempita. Qui è necessario specificare i prodotti acquistati dal dipendente responsabile. Ad esempio, possono essere moduli. Cliccando sul "+", puoi aggiungere una nuova posizione.
Se durante l'acquisto è stato utilizzato un imballaggio a rendere, queste informazioni devono essere riportate nella colonna appropriata.
Quando si registrano materiali e merci utilizzando l'account. 631 viene utilizzata la scheda "Pagamento". La colonna "Altro" riflette le informazioni sui costi aggiuntivi. Ad esempio, può essere il costo di carburanti e lubrificanti, l'uso di Internet, ecc.
Per stampare il documento su carta, è necessario fare clic sul pulsante "Stampa".
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