Tipi e funzioni del controllo di gestione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Il processo di gestione si compone di cinque funzioni: pianificazione, organizzazione, personale, direzione e controllo. Pertanto, il controllo è parte del processo di controllo.

Il controllo è la principale funzione obiettivo della gestione in un'organizzazione: il processo di confronto delle prestazioni effettive con gli standard aziendali stabiliti. Ogni dirigente deve monitorare e valutare le attività dei suoi subordinati. Il controllo di gestione aiuta a intraprendere azioni correttive da parte del manager in modo tempestivo per evitare circostanze impreviste o perdite finanziarie per l'azienda.

Il processo di controllo di base comprende tre passaggi:

• Definizione degli standard.
• Misurazione delle prestazioni rispetto a questi standard.
• Correzione delle deviazioni da standard e piani.

Come parte del piano strategico generale dell'organizzazione, i leader stabiliscono obiettivi perunità in termini operativi specifici, precisi che includono la pianificazione delle prestazioni rispetto ai risultati effettivi.

Gli standard rispetto ai quali verranno confrontate le prestazioni effettive possono essere derivati da esperienze passate, statistiche e benchmarking (basati sulle migliori pratiche del settore). Per quanto possibile, gli standard vengono sviluppati su base bilaterale piuttosto che il top management che prende decisioni unilateralmente basate sugli obiettivi dell'organizzazione.

Perché è necessario il controllo manageriale?

Se il personale facesse sempre ciò che è meglio per l'organizzazione, non ci sarebbe bisogno di controllo e gestione. Ma è chiaro che le persone a volte non sono in grado o non vogliono agire nel migliore interesse dell'organizzazione e una serie di controlli devono essere messi in atto per prevenire comportamenti indesiderati e incoraggiare l'azione desiderata.

Anche se i dipendenti sono adeguatamente attrezzati per svolgere bene il proprio lavoro, alcuni scelgono di non farlo perché gli obiettivi individuali e gli obiettivi organizzativi potrebbero non essere esattamente gli stessi. In altre parole, non c'è allineamento degli obiettivi. In questi casi, è necessario adottare misure per aumentare la motivazione e la produttività dei dipendenti.

Un'organizzazione efficace è quella in cui i manager capiscono come gestire e controllare. Lo scopo del controllo come concetto e processo è aiutare a motivare e guidare i dipendenti nei ruoli assegnati. Comprensionei sistemi di controllo di processo e di gestione sono essenziali per l'efficacia a lungo termine di un'organizzazione.

Senza sistemi di controllo sufficienti, confusione e caos possono sopraffare un'organizzazione. Tuttavia, se i sistemi di controllo soffocano un'organizzazione, potrebbe soffrire di una mancanza di innovazione imprenditoriale.

Un controllo inadeguato sull'attuazione delle decisioni manageriali può portare a una diminuzione della produttività o almeno ad un aumento del rischio di scarsi risultati finanziari. All'estremo, se le prestazioni non vengono monitorate, può verificarsi un fallimento organizzativo.

Caratteristiche di un efficace sistema di gestione

Un efficace sistema di gestione aziendale è un insieme integrato di processi e strumenti di gestione che aiutano ad allineare la strategia aziendale e gli obiettivi annuali con le attività quotidiane, monitorare le prestazioni e avviare azioni correttive.

Un sistema di controllo di gestione è un processo continuo di miglioramento delle prestazioni mediante la definizione di obiettivi individuali e collettivi in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, la pianificazione delle prestazioni per raggiungere tali obiettivi, la revisione e la valutazione dei progressi e lo sviluppo delle conoscenze, abilità e abilità delle persone. Il sistema di controllo dovrebbe concentrarsi sui risultati.

Un efficace sistema di gestione ha le seguenti caratteristiche:

1. Aiuta a raggiungere gli obiettivi organizzativi.
2. Facilita l'uso ottimale delle risorse.
3. Migliora in generaleperformance dell'organizzazione.
4. Motiva e aumenta il morale dei dipendenti.
5. Il controllo stabilisce anche disciplina e ordine.
6. Metriche di performance chiaramente definite e comprensibili.
7. Garantisce la pianificazione futura rivedendo gli standard.
8. Gli obiettivi strategici si applicano a tutti i livelli dell'organizzazione.
9. Un controllo efficace riduce al minimo gli errori.
10. Rafforzare la gestione e il coinvolgimento dei dipendenti.
11. Raggiungere gli obiettivi prioritari più velocemente.

Il processo di controllo di gestione regola le attività delle imprese in modo che la performance effettiva corrisponda al piano preventivamente stabilito. Un efficace sistema di controllo consente ai manager di evitare circostanze che portano perdite all'azienda.

18 funzioni di controllo gestionale

Il controllo di gestione è qualsiasi processo, strumento o sistema impostato per consentire alla direzione di regolare le attività di un'azienda in conformità con i suoi obiettivi.

Il controllo viene effettuato ai livelli di gestione inferiore, medio e superiore. Ad ogni livello, il controllo sarà diverso: il top management sarà coinvolto nel controllo strategico, il middle management nel controllo tattico e il livello inferiore nel controllo operativo.

Le seguenti sono le funzioni di controllo delle decisioni di gestione:

1. Strategia di pianificazione. Il processo di definizione di un piano d'azione per raggiungere gli obiettivi.
2. Controllorequisiti. Documentazione formale dei piani come requisiti e gestione delle modifiche a tali piani secondo necessità.
3. Controllo finanziario. Monitoraggio e contabilità del budget aziendale.
4. Gestione delle prestazioni. Il processo per concordare una serie di obiettivi con i dipendenti e valutare le loro prestazioni rispetto a tali obiettivi.
5. Controllo del lavoro. Monitorare i dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza e la qualità del lavoro.
6. Programma e gestione dei progetti. Implementazione del cambiamento.
7. Controllo del rischio. Un processo ripetuto di identificazione, analisi ed eliminazione del rischio.
8. Controllo di sicurezza. Identificazione ed eliminazione delle minacce alla sicurezza e implementazione di modi per ridurre vari rischi.
9. Controllo di conformità. Implementazione di processi, procedure, sistemi, audit, misurazioni e rapporti in conformità con le leggi, i regolamenti, gli standard e le politiche interne dell'organizzazione.
10. Metriche e rapporti. Calcolo e comunicazione di misurazioni significative delle prestazioni organizzative.
11. Benchmarking. Processo iterativo di benchmarking dei risultati rispetto al settore dell'azienda, ai concorrenti o alle migliori pratiche attuali.
12. Miglioramento continuo. Il processo di misurazione delle prestazioni, miglioramento e misurazione di nuovo.
13. Controllo di qualità. Garantire che i prodotti di output soddisfino le specifiche. Ad esempio, implementando un processo di test del prodotto su una linea di produzione.
14. Garanzia di qualità. La garanzia della qualità è il processo per prevenire futuri errori di qualità. Ad esempio, la pratica di indagare le cause profonde di tutti i guastiper cercare miglioramenti alla produzione.
15. Automazione. Aumenta la produttività, l'efficienza e la qualità attraverso l'automazione.
16. Gestione dei dati. La pratica di raccogliere informazioni che potrebbero essere utili in futuro, così come l'analisi dei dati.
17. Gestione scorte. Gestione dell'inventario e contabilità per evitare carenze o eccedenze.
18. Gestione patrimoniale. Controllo di risorse come impianti di produzione, infrastrutture, macchinari, software e proprietà intellettuale.

Tipi di controllo e loro caratteristiche

Le organizzazioni hanno bisogno di controlli per determinare se i loro piani sono stati raggiunti e, se necessario, intraprendere azioni correttive. I principali obiettivi del controllo delle decisioni manageriali:

1. Adattamento al cambiamento. Il sistema di controllo può prevedere, monitorare e rispondere alle mutevoli condizioni ambientali.
2. Ridurre al minimo gli errori. Il controllo di gestione produttivo e la contabilità limiteranno il numero di errori che si verificano nelle attività dell'impresa.
3. Ridurre al minimo i costi e massimizzare i profitti. Se l'organizzazione del controllo di gestione viene implementata in modo efficace, può ridurre i costi e aumentare la produttività.

Le aziende installano sistemi di controllo in diverse aree ea diversi livelli di gestione. La responsabilità del controllo delle decisioni di gestione è ampia. Esistono diverse classificazioni e caratteristiche di questa funzione di controllo. Uno dei più comuni assomiglia a questo:

1. Il controllo in avanti, noto anche come controllo feedforward, si concentra sulle risorse che un'organizzazione estrae dal proprio ambiente. Controlla la qualità e la quantità di queste risorse prima che raggiungano l'organizzazione.
2. Il monitoraggio si concentra sul mantenimento degli standard qualitativi e quantitativi del prodotto o servizio nel processo di trasformazione.
3. Il controllo finale, noto anche come controllo del feedback, si concentra sui risultati dell'organizzazione una volta completato il processo di trasformazione. Sebbene il controllo finale possa non essere efficace come quello preliminare o attuale, può fornire alla direzione informazioni per la pianificazione futura.

Secondo un' altra classificazione, il controllo è diviso in due grandi categorie: controllo normativo e normativo, e all'interno di queste categorie ci sono diversi tipi. I tipi di controllo gestionale sono riportati nella tabella seguente.

Controllo normativo	Controllo normativo
Bureaucratico Finanziaria Qualità	Comando Organizzazione

Le sezioni seguenti descrivono ogni tipo e sottotipo di controllo nelle attività di gestione.

Controllo normativo

Il controllo normativo deriva da procedure operative standard, suscitando critiche a questo tipo di implementazione del controllo di gestione in quanto obsoleta e controproducente. Implica il controllo completo e totaletutte le aree dell'organizzazione.

Man mano che le aziende sono diventate più agili negli ultimi anni, grazie all'appiattimento delle gerarchie organizzative e all'espansione dei confini, i critici sottolineano che il controllo normativo potrebbe piuttosto ostacolare il raggiungimento dell'obiettivo. La chiave dal punto di vista del controllo dell'organizzazione delle decisioni di gestione è la conformità del controllo con gli obiettivi organizzativi.

Controllo burocratico

Il controllo burocratico deriva da linee di autorità che dipendono dalla posizione nella gerarchia organizzativa. Più alto è il livello di subordinazione, più la persona avrà il diritto di dettare la sua politica. I controlli burocratici hanno avuto un brutto colpo, e giustamente. Le organizzazioni che fanno troppo affidamento sulle relazioni della catena di comando ostacolano la flessibilità in caso di situazioni impreviste. Tuttavia, ci sono modi in cui i manager possono rendere un'azienda flessibile e reattiva alle preoccupazioni dei clienti come qualsiasi altra forma di organizzazione di controllo di gestione.

Come mantenere la catena di comando mantenendo flessibilità e reattività nel sistema? È proprio questo il problema che il controllo burocratico deve risolvere. Una soluzione sono le procedure operative standard che delegano la responsabilità lungo la gerarchia dell'azienda.

Controllo finanziario

I controlli finanziari regolano gli obiettivi finanziari chiave per i quali i manager sono responsabili. Tali sistemi di controllo di gestione sono comuni tra le aziende organizzate come multiple strategic business unit (SBU). SBUè un prodotto, servizio o linea geografica che ha manager che sono gli unici responsabili di profitti e perdite. Sono responsabili nei confronti dell' alta dirigenza per raggiungere obiettivi finanziari che contribuiscono alla redditività complessiva della società.

Questa categoria di controllo delle decisioni di gestione impone limiti alla spesa. Per i dirigenti, un aumento delle spese deve essere giustificato da un aumento delle entrate. Per i capi dipartimento, il rispetto del budget è solitamente uno degli indicatori chiave delle prestazioni.

Quindi il ruolo del controllo finanziario è migliorare la redditività complessiva e mantenere i costi ragionevoli. Per determinare quali costi sono necessari, alcune aziende confronteranno i risultati di altre aziende nello stesso settore e quindi eseguiranno un'analisi di controllo di gestione. Questo benchmarking fornisce dati per determinare se i costi sono in linea con le medie del settore.

Controllo di qualità

Il controllo di qualità descrive il grado di variazione nei processi o nei prodotti che è considerato accettabile. Per alcune aziende, lo standard è l'assenza di difetti, ovvero l'assenza di modifiche. In altri casi è accettabile una deviazione statisticamente insignificante.

Il controllo di qualità influisce sul risultato finale di un prodotto o servizio offerto ai clienti. Quando un'azienda mantiene costantemente una qualità eccellente, i clienti possono fare affidamento sugli attributi del prodotto o servizio dell'azienda, ma è anchecrea un interessante dilemma. Un controllo di qualità eccessivo dei prodotti esistenti può ridurre la risposta alle esigenze specifiche dei clienti.

Controllo normativo

Invece di fare affidamento sulle politiche e procedure standard dell'organizzazione, come nei precedenti tipi di controllo, il controllo normativo governa il comportamento dei dipendenti e dei dirigenti attraverso modelli di comportamento generalmente accettati.

Il controllo normativo decide quanto un certo tipo di comportamento è giusto e un altro meno. Ad esempio, uno smoking può essere un abbigliamento accettabile per una cerimonia di premiazione per uomini d'affari americani, ma completamente fuori luogo in una cerimonia di premiazione per gli scozzesi, dove il kilt formale è più in linea con le usanze locali. Tuttavia, non è stato adottato alcun codice di abbigliamento scritto.

Quindi, la differenza tra il sistema normativo e quello normativo di controllo delle decisioni manageriali è una formalità. Il controllo normativo è un sistema di governance informale, opposto al controllo normativo.

Controllo dei comandi

Questa organizzazione di controllo sulle decisioni di gestione è diventata un luogo comune in molte aziende. Le norme del team sono regole informali che rendono i membri del team consapevoli delle proprie responsabilità nei confronti dei colleghi.

Mentre il compito del team è solitamente formalmente documentato, i modi in cui i partecipanti al processo interagiscono di solito vengono sviluppati nel tempo mentre il team attraversa fasi di crescita. Anche la leadership è concordata in modo informale: a volteil leader nominato può avere meno influenza del leader informale. Se, ad esempio, l'opinion leader ha più esperienza del team leader formale, è probabile che i membri del team si rivolgano all'opinion leader per una guida che richiede abilità o conoscenze specifiche.

Le norme del team tendono a svilupparsi gradualmente, ma una volta formate possono avere un forte impatto sul comportamento dell'azienda.

Controllo organizzativo

Anche le norme basate sulla cultura organizzativa sono un tipo di controllo normativo. La cultura organizzativa include i valori condivisi, le credenze e i rituali di una particolare organizzazione. Pertanto, questo tipo di controllo risiede nel corretto allineamento di norme e obiettivi.

Sistemi di governance formali e informali

È stato accennato in precedenza che il controllo normativo e tutte le sue sottospecie appartengono al sistema di controllo formale, mentre il controllo normativo appartiene a quello informale. La tabella seguente descrive le differenze tra i due sistemi di controllo.

Sistema di gestione formale	Sistema di governance informale
L'organizzazione ha procedure, regole e linee guida chiare per spiegare i vari requisiti di gestione Motivano il management, così come i subordinati, a completare i compiti assegnati in modo tale da raggiungere gli obiettivi operativi nel lasso di tempo ottimale Utilizzato per coordinare il comportamento di superiori e subordinati	L'organizzazione è caratterizzata daprocessi informali e non scritti per la supervisione della gestione Mirano a fornire una maggiore motivazione tra i dipendenti e garantire la corretta attuazione degli obiettivi e delle strategie dell'organizzazione I sistemi di governance informale aumentano anche l'allineamento degli obiettivi
Un esempio di sistema formale sarebbero le regole e le linee guida utilizzate dalle Risorse umane per funzioni quali il reclutamento e lo sviluppo del personale.	Un esempio di sistema di controllo informale è la le altà verso l'organizzazione e il rispetto della cultura organizzativa come stile di comportamento per i dipendenti.

Le ampie categorie di controllo normativo e normativo sono presenti in quasi tutte le organizzazioni, ma l'enfasi relativa di ciascun tipo varia. All'interno della categoria normativa ci sono i controlli burocratici, finanziari e di qualità. La categoria normativa comprende il comando e le norme organizzative. Entrambe le categorie di norme possono essere efficaci. Il compito della direzione è allineare il comportamento dei dipendenti agli obiettivi dell'organizzazione.

Pertanto, un controllo manageriale efficace può essere ottenuto in diversi modi. I sistemi di controllo sono progettati per raccogliere dati e utilizzare queste informazioni per aiutare un'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi. Il sistema si concentra sull'efficacia di vari elementi organizzativi, daattività umana ai risultati finanziari.

Un sistema di monitoraggio consolidato può apportare vantaggi reali a un'azienda: evidenziare i problemi, pianificare nuove strategie e garantire un migliore coordinamento tra i diversi dipartimenti e divisioni.