Spese di viaggio: pagamento, dimensioni, registrazioni

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Per adempiere ai propri doveri ufficiali, i dipendenti vengono spesso mandati in trasferta. Tutte le spese relative a viaggio, vitto e alloggio sono a carico dell'organizzazione. Ulteriori informazioni su come vengono calcolate e pagate le spese di viaggio nel 2018.

Regolamento legislativo

L'indennità giornaliera è la spesa del dipendente associata alla sua vita fuori dal luogo di residenza. Secondo l'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, questi costi devono essere pagati dal datore di lavoro nell'importo prescritto nella politica legale dell'organizzazione.

Le spese di viaggio in Russia non sono compensi per lavoro, ma compensi. Le indennità giornaliere non dipendono dallo svolgimento delle funzioni lavorative da parte del dipendente. Anche se questi compiti non sono stati svolti durante un viaggio d'affari a causa di tempi di fermo, l'impresa deve comunque pagare per diem.

A livello legislativo, ci sono norme per le spese di viaggio che non sono tassate. Secondo l'art. 217 del Codice Fiscale, se l'importo del risarcimento non supera i 700 rubli per i viaggi d'affari all'interno del paese e i 2500 rubli per i viaggi d'affari all'estero, alloral'organizzazione potrebbe non pagare le tasse. Ciò non significa che l'organizzazione non abbia il diritto di stabilire un pagamento superiore alla norma. Devi solo pagare le tasse sulla differenza. Se la politica contabile dell'impresa indica l'importo dell'indennità di viaggio a livello di 1000 rubli, l'imposta sul reddito delle persone fisiche dovrebbe essere trattenuta dalla differenza (1000 - 700=300 rubli).

Procedura di pagamento

L'indennità giornaliera viene rimborsata per ogni giorno trascorso in viaggio d'affari. Si pagano anche i fine settimana, non lavorativi, festivi e di viaggio. Se un dipendente è partito la domenica mattina ed è tornato una settimana dopo il sabato, tutti i fine settimana per questo periodo (4 giorni) devono essere risarciti. La normativa non prevede il pagamento dell'indennità giornaliera giornaliera, ma il datore di lavoro, a sua discrezione, può introdurre tale clausola nella politica contabile. Allo stesso tempo, è obbligato a rilasciare un anticipo prima del viaggio.

Spese rimborsabili:

• per viaggi e alloggi in affitto;
• spese di soggiorno (al giorno);
• altre spese sostenute per direzione o con il permesso del gestore, anche se non preventivamente concordate.

Esempio 1

La politica contabile dell'azienda prevede un pagamento di 45 euro (3.330 rubli) al giorno di soggiorno in viaggio d'affari all'estero e 700 rubli. - sul territorio della Federazione Russa. Il dipendente è stato assente per 10 giorni: dal 1° al 10 luglio. Per i primi 9 giorni ha diritto a un pagamento di 45 x 9=405 euro (29.965 rubli). Il giorno del ritorno in Russia viene pagato al tasso di 700 rubli. Alla data del pagamento anticipato, il tasso di cambio dell'euro era di 70 rubli e il giorno dell'approvazionerelazione anticipata - 68 rubli. Calcola l'importo delle spese di viaggio.

Poiché il dipendente ha ricevuto un compenso prima del viaggio, il ricalcolo degli importi emessi verrà effettuato al tasso di emissione dei fondi:

• 405 x 70=28.350 rubli - per i primi 9 giorni.
• Totale maturato: 28.350 + 700=29.050 rubli
• L'aliquota dei pagamenti esentasse secondo la legge=9 x 2500=22.500 rubli.
• Differenza: 29.050 - 22.500=6.550 rubli - l'imposta sul reddito delle persone fisiche dovrebbe essere trattenuta da questo importo.

Documentazione

La base per partire per un viaggio è un ordine scritto del datore di lavoro - un ordine. L'organizzazione può utilizzare il modulo unificato n. T-9 o svilupparne uno proprio. Il documento deve indicare il luogo, la data, lo scopo del viaggio, il numero del certificato, l'incarico. Lo stesso atto prescrive l'importo dell'indennità giornaliera e altri pagamenti limitati.

Prima del viaggio, il dipendente deve ricevere un pagamento anticipato e, al ritorno, fornire un rapporto sull'utilizzo dei fondi e sull'attività completata. Tre giorni sono assegnati per la preparazione del documento. L'organizzazione sviluppa autonomamente il modulo di relazione. Oltre al documento, devono essere allegati gli originali di tutti i documenti di consumo.

Se il manager accetta il lavoro del dipendente, il contabile è obbligato a riportare tutte le spese nel bilancio. Se lo scopo del viaggio non è soddisfatto, una parte delle spese può essere detratta dal reddito del dipendente. Se un dipendente ha speso più soldi di quelli che ha ricevuto dal registratore di cassa, alloraci sono stati cambiamenti nelle spese di viaggio, dovresti pagare il superamento. L'importo non speso deve essere restituito alla cassa, altrimenti il saldo verrà detratto dal reddito del dipendente.

Viaggi di lavoro all'estero

Sui viaggi internazionali, la data di attraversamento del confine è il primo giorno di un viaggio d'affari all'estero e quando si viaggia nella Federazione Russa, viene pagato alla tariffa prevista per i viaggi d'affari nazionali. I calcoli vengono effettuati in base ai marchi delle autorità di frontiera sul passaporto.

Se un dipendente parte per un viaggio all'estero, dovrà acquistare la valuta del paese ospitante. Tale funzione può essere assunta dall'ente prescrivendo in atti locali il pagamento di fondi in valuta estera. Dollari ed euro possono essere cambiati in qualsiasi banca del paese, a differenza di unità nazionali più rare. Questo dovrebbe essere preso in considerazione quando si redigono atti locali. Se l'organizzazione è pronta a pagare le spese di viaggio in valuta estera, è meglio cambiare con il dollaro o l'euro.

La contabilizzazione di tali importi nelle scritture contabili viene ancora effettuata in rubli, ma tenendo conto delle seguenti caratteristiche:

• se un pagamento anticipato viene trasferito su una carta in rubli, l'importo deve essere calcolato al tasso di cambio alla data del pagamento;
• se il pagamento viene effettuato in contanti, deve essere applicato il tasso di conversione del rublo specificato nel certificato di acquisto della valuta.

Numero di giorni

La durata effettiva del soggiorno in viaggio d'affari è determinata dai documenti di viaggio, ovvero dai biglietti. Se il dipendente è andato in viaggio d'affari in auto, calcolagiorni possono essere su un promemoria, che è obbligato a fornire al suo ritorno. Inoltre, devono essere allegati tutti i documenti attestanti l'utilizzo del trasporto (lettera di trasporto, bollette, ricevute, assegni, ecc.)

Gite di un giorno

Non esiste un periodo minimo specificato dalla legge per un viaggio d'affari. Il compito del leader può essere completato in un giorno. Come posso recuperare i costi in questo caso? Il processo di documentazione di un viaggio di lavoro non dipende dalla sua durata. L'ufficio contabilità deve redigere un ordine, apporre un segno nel foglio presenze ed emettere un anticipo al dipendente. Dopo il ritorno, è obbligato a riferire sulle spese sostenute e restituire la differenza alla cassa dell'organizzazione. Non è prevista alcuna indennità giornaliera per viaggi brevi. Tuttavia, lasciare un dipendente senza soldi non è una buona idea. In questo caso, il datore di lavoro può pagargli un determinato importo, ad esempio il 50% del compenso dovuto al giorno. Questo compenso è esentasse.

Paesi della CSI

I viaggi nei paesi della CSI vengono presi in considerazione separatamente. Poiché non c'è timbro sul passaporto quando si attraversa il confine, il periodo è determinato dai documenti di viaggio. Il giorno di partenza è la data di partenza del veicolo e il giorno di arrivo è il giorno in cui cade l'ora di arrivo del veicolo nella città natale. L'importo del pagamento è determinato dal datore di lavoro. Gli importi non imponibili della compensazione rimangono gli stessi: 700 e 2500 rubli. I ritardi sulla strada sono pagati dalla decisione del capo se ci sono documenti che confermano il fatto di forzaturaritardi.

Esempio 2

Un dipendente parte per un viaggio di lavoro per 3 giorni.

• 10.08.17 alle 22:10 il dipendente ha preso il treno per Astana.
• 11.08.17 alle 11:00 il treno è arrivato ad Astana. Cioè, il dipendente ha attraversato il confine già il 17.08.11.
• 11.08 e 12.07 il dipendente era in servizio.
• 12.08 - il treno per la Russia è partito alle 15:05.
• 12.08 alle 23:40 il treno è arrivato in Russia. Cioè, il dipendente ha attraversato il confine già il 17.08.12.

L'indennità giornaliera nella Federazione Russa per un importo di 700 rubli è stata maturata per il 10 e 12 agosto. Per l'11 agosto dovrebbe essere maturato un pagamento di 2.500 rubli. In totale, per il periodo del viaggio di lavoro, il dipendente riceverà: 700 x 2 + 2500=3900 rubli

Operazioni in BU

La contabilizzazione delle spese di viaggio nel 2018, come prima, viene effettuata sulla base di una relazione anticipata. Gli importi delle spese si riflettono nei conti contabili dei costi, poiché un viaggio di lavoro è un viaggio di lavoro.

Un prerequisito per il viaggio è l'emissione preliminare di un anticipo. Il contabile può emettere fondi dal registratore di cassa o trasferire su una carta di credito. L'anticipo viene calcolato in base alla durata del viaggio e ai costi approssimativi del viaggio di lavoro. In BU tale operazione si effettua come segue:

• Dt 71 Ct 50 - emissione di importi contabili dalla cassa.
• Dt 71 Ct 51 - trasferimento di importi contabili sulla carta.

L'ulteriore registrazione delle spese di viaggio dipende dallo scopo del viaggio. I costi saranno addebitati alla contabilità analitica dell'unità i cui problemi sono indirizzati.decide il dipendente. Ad esempio:

• Dt 20 Kt 71 - il dipendente è stato mandato in trasferta per svolgere un lavoro con il cliente.
• Dt 44 Kt 71 - il viaggio è relativo alla vendita di merci.
• Dt 08 Ct 71 - un dipendente va in viaggio d'affari per completare una transazione per la vendita di una proprietà.
• Dt 28 Kt 71 - la necessità di viaggi di lavoro per restituire i prodotti difettosi.
• Dt 19 Kt 71 - contabilizzazione IVA sugli anticipi.
• Dt 68 Ct 19 - detrazione fiscale in fattura.

Il ritorno dei fondi non spesi si riflette nelle seguenti transazioni:

• Dt 50 Kt 71 - pagamento anticipato alla cassa.
• Dt 51 Kt 71 - depositare il saldo dei fondi sul conto corrente.
• Dt 70 Kt 71 - trattenuta sul salario il saldo dell'anticipo.

Puoi trattenere l'importo solo se è trascorso più di un mese e il dipendente non si oppone a questa operazione. In caso contrario, il datore di lavoro dovrà adire il tribunale.

UST, contributi sociali e altre tasse

Secondo la legge federale n. 216 "Sulla modifica del codice fiscale della Federazione Russa", dal 01.01.2008 rimborso delle spese di viaggio superiori a 700 rubli. e 2500 rubli. per ogni giorno di viaggio d'affari nel territorio della Federazione Russa e all'estero, sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche, all'UST e ai contributi sociali. Il datore di lavoro stesso stabilisce l'importo delle indennità. Indipendentemente dalla loro entità, la base imponibile viene ridotta dall'effettivo pagamento del risarcimento.

A fini fiscali, le spese dell'organizzazione includono:

• Il viaggio del lavoratore versoentrambi i lati.
• Affitto dell'alloggio, comprensivo di servizi aggiuntivi in hotel (ad eccezione del costo del servizio al bar, in camera, per l'utilizzo dei servizi benessere).
• Rilascio e rilascio di visti.
• Ingresso veicolo.

Caratteristiche dei calcoli

Il dipendente non è tenuto a segnalare dove ha utilizzato la diaria. Tuttavia, il Servizio fiscale federale può verificare l'equo calcolo dell'importo in base alla durata del viaggio. Questi possono essere documenti che confermano il viaggio, l'alloggio o un documento di viaggio.

Durante un viaggio di lavoro, potrebbero esserci delle spese non concordate in anticipo. Ad esempio, il costo dell'imballaggio dei bagagli. Il rimborso di tali spese è consentito solo se la possibilità del loro indennizzo è specificata nell'atto locale e vi è la prova che l'operazione è stata eseguita a fini di produzione. Cioè, era necessario imballare i documenti, proprietà dell'organizzazione. In caso contrario, tali spese dovranno essere imputate al reddito del lavoratore dipendente con la successiva trattenuta dell'Irpef.

Il rimborso dei pasti non è correlato ai viaggi di lavoro. Resta inteso che il dipendente compensa autonomamente tali spese nell'importo dell'indennità giornaliera. Ma la direzione può, con atti locali, prevedere il costo del vitto oltre all'indennità giornaliera e trattenere l'Irpef da tali importi. Se il costo dell'alloggio in hotel, volo o viaggio include il costo del cibo, la tassa non viene trattenuta.

Considereremo separatamente la situazione in cui il viaggio viene avviato dall'organizzazione ordinante. Molto spesso le parti sono d'accordoil rimborso sarà basato sui costi effettivi. Tuttavia, un'organizzazione può inviare solo i suoi dipendenti in viaggio d'affari. E in questo caso, il cliente non trattiene le spese contabili, poiché questa è considerata un pagamento per i servizi di un' altra organizzazione (esecutore testamentario). In questo caso, il contratto tra imprese dovrebbe prevedere che il rimborso di tali spese sarà compreso nel prezzo della merce, nonché indicare i requisiti per i documenti e le scadenze per la loro presentazione. Per i biglietti di viaggio e altri controlli, il cliente può solo verificare la correttezza del calcolo del costo. Se l'app altatore è nel sistema fiscale generale, il costo dei servizi è soggetto all'IVA. Se il cliente è una società straniera, non è previsto alcun rimborso fiscale.

Conclusione

Se un dipendente viene mandato in viaggio d'affari, dovrebbe essere rimborsato per le spese di viaggio. L'indennità giornaliera è fissata dal datore di lavoro ed è fissata in atti locali. L'indennità giornaliera viene pagata per ogni giorno in viaggio d'affari, compresi i giorni di ferie, i giorni festivi. Prima del viaggio, il dipendente deve maturare e versare un anticipo. Riferisce su tutti gli importi contabili dopo il viaggio. Gli importi non spesi devono essere restituiti al cassiere e le spese eccessive devono essere risarcite al dipendente immediatamente dopo l'approvazione del rapporto di viaggio.