Gestione del progetto - che cos'è? Pro e contro

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-17 18:56

La gestione dei progetti è un elemento integrante del moderno sistema di gestione in Russia. Molte aziende nazionali ed estere utilizzano la gestione dei progetti per migliorare la qualità di prodotti e servizi, ridurre i costi, aumentare i profitti. Che cos'è la gestione dei progetti e quali sono i suoi principali vantaggi?

Che cos'è un progetto?

Il concetto di "progetto" può essere interpretato in modi completamente diversi. La prima opzione prevede la definizione del progetto come insieme di documentazione, secondo la quale è possibile la costruzione di un edificio o di una struttura. Questo articolo discuterà il secondo significato della parola "progetto".

Ci sono molte definizioni di un progetto, anche se sono tutte d'accordo su una cosa: un progetto è un'idea che implica l'attuazione di un compito materiale specifico in un periodo di tempo limitato. Allo stesso tempo, le caratteristiche principali del progetto sono chiamate:

• Unicità (un progetto è qualcosa che viene creato per la prima volta).
• Tempo limitato (il progetto ha sempre delle scadenze per la sua attuazione).
• Finalità (il progetto è sempre realizzato per risolvere problemi specifici, espressi, di norma, in unità quantitativemisure).

Se tutte e tre le condizioni sono soddisfatte, l'insieme di attività può essere definito progetto.

Programmi e portafogli

I progetti sono spesso raggruppati in programmi e portfolio. Allo stesso tempo, i programmi sono un insieme di progetti uniti da un obiettivo comune. Ad esempio, un programma per migliorare la qualità dell'istruzione per la popolazione può includere progetti per aumentare del 20% gli stipendi degli insegnanti, la costruzione di 15 nuove scuole, l'uscita di 26 nuovi libri di testo nelle materie di base.

Un portfolio di progetti riunisce progetti finanziati da un'unica fonte, indipendentemente dai loro obiettivi. Ad esempio, il portafoglio di progetti della società N può includere progetti di beneficenza, la costruzione di un nuovo ufficio aziendale, la celebrazione dell'anniversario del direttore e un aumento del fatturato annuo del 10%.

I progetti nei portfolio e nei programmi dovrebbero anche avere le tre caratteristiche principali sopra descritte.

Principi di base della gestione dei progetti

In considerazione del mercato in via di sviluppo dinamico delle tecnologie progettate per facilitare il processo di gestione, è difficile nominare metodi specifici che descrivano completamente la gestione del progetto.

La gestione del progetto include molti approcci e strumenti e si basa sui seguenti principi di base:

• Orientato ai risultati. Questo principio è determinato dal significato del termine "progetto". La gestione del progetto non è solo una gestione della qualità, è un insieme mirato di azioni correlate.
• Principio del "triangolo del design". Inla gestione del progetto dovrebbe essere guidata dalle interdipendenze tra: tempi, budget, qualità del progetto. Un cambiamento in uno dei fattori porta ad un cambiamento negli altri, il che li rende, per così dire, lati dello stesso triangolo.



• Contabilità del ciclo di vita del progetto. Il ciclo di vita di un progetto inizia con la formazione dell'idea stessa di creare un progetto e termina alla scadenza del periodo di tempo specificato nel progetto. Il ciclo di vita di un progetto, di norma, termina nel momento in cui inizia il ciclo di vita del prodotto, creato come risultato del progetto.
• Approccio per processi alla gestione. Questo principio implica la valutazione del progetto come insieme di processi interconnessi e culminano in risultati intermedi sotto forma di semilavorati o documenti importanti. Questo approccio consente di controllare il progetto senza le cosiddette "zone cieche".

Metodi per incoraggiare i partecipanti al progetto

In genere si presta particolare attenzione all'incentivazione dei partecipanti al progetto quando si seleziona il project management per svolgere compiti specifici. La gestione del progetto di solito include meccanismi motivazionali tangibili e intangibili.

Gli incentivi materiali includono bonus, multe, pagamenti aggiuntivi per il completamento anticipato delle attività intermedie.

I metodi immateriali di motivazione includono certificati e doni disciplinari sotto forma di congedo, nonché lo spiegamento della competizione tra i partecipanti al progetto come parte di una competizione competitiva.

Le fasi principali della gestione del progetto

La gestione del progetto avviene nelle fasi del ciclo di vita del progetto e nelle fasi della complessità della gestione. La relazione tra fasi e fasi è mostrata nella tabella seguente.

FASI:	Gestione dei costi	Devota gestione	Gestione dei contenuti	Gestione del rischio
FASE:	1	2	3	4
Iniziazione	Stima di finanziamento preliminare	Stima preliminare della sequenza temporale del progetto	Definizione di compiti chiave	Analisi preliminare di possibili fattori negativi
Pianificazione	Calcolo del budget e ricerca delle fonti di finanziamento	Calcolo della pianificazione del progetto	Calcolo degli obiettivi del progetto	Calcolo dell'aggiustamento per il rischio
Attuazione	Finanziamento graduale del progetto	Monitoraggio dell'attuazione del programma	Monitoraggio del raggiungimento degli indicatori intermedi	Monitoraggio dei cambiamenti nei driver chiave
Chiusura	Stima profitto/perdita	Punteggio gamba/di vantaggio	Valutazione del completamento/fallimento degli obiettivi del progetto	Analisierrori commessi

Quindi, le aree della gestione del progetto includono le aree finanziarie, del personale e strutturali dell'organizzazione.

Ambito di gestione del progetto

La struttura di gestione del progetto include la divisione di tutto il lavoro dell'organizzazione in progetti limitati in termini di tempo e obiettivi. Allo stesso tempo, si formano un team di ogni progetto e un team di project manager, che riferiscono al manager sullo stato di avanzamento del loro progetto.

A questo proposito, la gestione dei progetti viene utilizzata, di norma, in organizzazioni di vari settori e dimensioni, con un'ampia gamma di ordini eseguiti contemporaneamente. Tuttavia, nelle piccole imprese, utilizza anche la gestione dei progetti per risolvere problemi specifici di modernizzazione della produzione o, ad esempio, l'introduzione di un nuovo prodotto.

Project management nel settore edile

Nel settore edile, l'uso della metodologia di gestione dei progetti è particolarmente rilevante. Nelle aziende che svolgono le funzioni di cliente o app altatore, la gestione del progetto utilizza una naturale divisione del lavoro in progetti (secondo il principio del prodotto, ovvero la costruzione di ogni edificio è un progetto separato) e la struttura del top management praticamente non richiede una seria ristrutturazione.

Anche la gestione di un'organizzazione di progetto viene spesso eseguita secondo il principio del progetto, utilizzando con successo team già formatidesigner come team di progetto.

Gestione dei progetti nelle strutture statali

La gestione dei progetti nel governo è una tendenza abbastanza nuova del nostro tempo. Il metodo di gestione dell'obiettivo del programma, che si è sviluppato dal periodo sovietico, ha ora assunto la forma della gestione dei progetti in tutto il paese. Ora, per risolvere compiti strategicamente importanti per lo stato, vengono utilizzati programmi che includono singoli progetti con indicatori di destinazione e scadenze di attuazione. Tuttavia, la stessa metodologia per la gestione di tali programmi è ancora lontana dall'essere ideale e richiede modernizzazione e aggiornamento.

Esperienza nell'implementazione della gestione dei progetti nella regione di Belgorod

La pubblica amministrazione basata su progetti si è dimostrata valida in tutto il mondo. In Russia, c'è esperienza nell'applicazione di questa tecnologia nella regione di Belgorod.

Questo esperimento su larga scala ha interessato quasi tutti gli aspetti del servizio civile nella regione di Belgorod. Tra gli elementi principali vi sono la formazione sulla gestione dei progetti, il supporto organizzativo e metodologico, le ispezioni in loco, la motivazione, la valutazione delle competenze dei dipendenti, le commissioni di esperti per la revisione del progetto.

La gestione dei progetti della regione di Belgorod ora include gli organi collegiali di gestione dei progetti:

• Commissione interdipartimentale che gestisce le attività di progetto.
• Commissioni di esperti settoriali che decidono l'apertura/chiusura dei progetti.
• Ufficio progetti regionale che controlla il rispetto della metodologiagestione del progetto.

Sportello unico

È stato nell'ambito del passaggio al project management che la Regione di Belgorod, già nel 2010, è passata al coordinamento dei progetti di investimento attraverso il sistema “one window”, ormai ben noto a Mosca. Il ruolo di questa finestra è svolto solo da uno dei servizi di nuova introduzione: l'ufficio progetti regionale. Ora, esattamente un mese dopo aver presentato domanda all'ufficio progetti, l'entità aziendale riceve un documento di approvazione.

Sistema informativo automatizzato "Gestione progetti"

L'informazione e il supporto tecnico per la gestione dei progetti nella regione di Belgorod vengono effettuati attraverso il sistema informativo automatizzato (AIS) "Project Management". Questa è un'applicazione web senza software che esegue le seguenti funzioni per progetti, portfolio e programmi:

• Mantenimento del registro (database).
• Pianificazione.
• Budget.
• Monitoraggio dell'attuazione a livello regionale e comunale.
• Distribuzione dei poteri e delle responsabilità della squadra.
• Cambia contenuto.
• Sistema di avviso sugli eventi imminenti e imminenti per i progetti.
• Flusso di documenti.
• Report analitici automatizzati.
• Integrazione con il governo elettronico della regione di Belgorod.

Vantaggi e svantaggi della gestione dei progetti

L'esperienza descritta di implementazione della gestione dei progetti nella regione di Belgorod si è rivelata vincente. L'effetto di questi cambiamenti è stato espresso principalmente inun aumento del tasso di crescita del prodotto regionale lordo dello 0,1% (oltre 3 miliardi di rubli), una riduzione del tempo impiegato per l'approvazione del progetto (di 2 mesi per ciascun progetto) e un aumento del tasso di sviluppo degli investimenti in la regione del 23%. Tuttavia, il risultato più importante è la formazione di un pensiero progettuale tra i dipendenti che analizzano attivamente e cercano di risolvere il problema, a volte anche utilizzando metodi innovativi non standard.

La motivazione e la ristrutturazione della struttura manageriale hanno permesso di ottenere un effetto positivo non solo per la funzione pubblica, ma anche per le imprese, creando un clima favorevole agli investimenti e rimuovendo le barriere all'imprenditorialità.

La popolazione della regione partecipa ora attivamente alla selezione e al controllo dell'attuazione di importanti progetti strategici. Per le persone, la gestione dei progetti è un'opportunità per usufruire di servizi di alta qualità e di un'elevata mobilità.

Tuttavia, nonostante tutti i vantaggi della struttura di gestione del progetto, questo approccio presenta anche degli svantaggi.

Prima di tutto, il periodo di transizione. Ci vuole un certo tempo prima che il team di progetto lavori insieme e svolga le proprie funzioni come un meccanismo ben coordinato.

In secondo luogo, quando si implementa la gestione dei progetti in un'impresa, la ricerca di un buon project manager può essere ritardata. Requisiti molto elevati sono imposti alle qualità personali e professionali di un project manager: qualifiche complete, full immersion nel progetto, esperienza di project management delle specifiche richieste.

Il terzo svantaggio della gestione dei progetti può essere considerato la necessitàdividere le risorse aziendali tra i progetti. Nelle aziende "povere" questo potrebbe non essere affatto fattibile. I project manager dovranno "combattere" per i finanziamenti e il personale, cosa inaccettabile in condizioni di controllo totale di tutte le fasi del ciclo di vita del progetto.

Uno degli svantaggi più importanti del percorso di gestione del progetto in un'organizzazione è l'assunzione dei membri del team di progetto e del project manager dopo che il progetto è stato completato. Come sapete, il carico di lavoro del team è la regola più importante per un'attività di successo e, nel caso di project work, compaiono regolarmente gruppi di specialisti "sospesi per aria", che perdono immediatamente il loro costante carico di lavoro.

Riassumendo quanto sopra, possiamo concludere che la gestione dei progetti è parte integrante del moderno spazio aziendale e studiarne le basi è semplicemente necessario per il processo decisionale di gestione competente sia a livello statale che all'interno di una singola azienda.