2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
La documentazione si riferisce alla registrazione di informazioni secondo le regole regolamentate, ovvero la procedura per il trattamento dei documenti in modo speciale. Poiché il processo di registrazione dei dati può essere effettuato con vari mezzi, i documenti nella pratica delle attività di gestione sono molto diversi: materiali manoscritti, grafici, tipografici, fotografici e video.
La documentazione delle attività di gestione è una procedura regolamentata, che le conferisce una garanzia di forza legale, una qualità che è nella legislazione vigente.
Oggi vengono utilizzati vari mezzi di documentazione: da quelli semplici (come matite e normali penne a sfera) a quelli elettromeccanici più complessi (questo include registratore, videocamera, dispositivo fono, ecc.) e automatizzati, computer. I metodi di documentazione dipendono anche dai mezzi utilizzati. Può essere di testo, elettronico, cinematografico e fotografico.
L'attività di gestione di solito utilizza documenti di testo scritti a mano o creati su un computer. Ecco perchèsono chiamati record di gestione.
La documentazione è sempre la fissazione di alcune informazioni su un vettore specifico, con dettagli speciali, attraverso i quali viene poi identificata. La documentazione delle attività di gestione crea i mezzi e le basi per regolare le attività sia di un singolo funzionario che le azioni finanziarie o organizzative dell'intera impresa.
La documentazione può differire per funzioni, scopo, contenuto, grado di segretezza e disponibilità delle informazioni. I fattori di indirizzamento consentono di classificarlo in interorganizzativo ed esterno. Il primo, che non va al di là di un'istituzione o di un'organizzazione, ed è condotto tra i suoi partecipanti, è chiamato servizio. La seconda - la documentazione esterna - è svolta tra organizzazioni di vario tipo, singoli funzionari che non sono direttamente subordinati tra loro.
La documentazione tecnica viene eseguita nel rispetto di standard prestabiliti, diversi per ogni tipo di documento. Per qualsiasi attività di gestione, questo è particolarmente importante, perché in questo modo la documentazione acquista valore legale, che funge da prova più sicura dell'autenticità delle informazioni in essa contenute.
La documentazione delle attività di gestione impone responsabilità specifiche ai funzionari o agli organi di gestione che la svolgono. Quindi, durante la creazione di eventuali documenti ufficiali devono essere osservatinorme legislative vigenti, regole di registrazione, che sono a livello nazionale. Inoltre, ogni documento deve essere accompagnato dai dettagli dell'organizzazione, giuridicamente significativi: il suo nome e la decodifica, le firme e i sigilli della direzione o di un determinato dipartimento dell'impresa, la data di compilazione e il numero nel libro di registrazione, i timbri di approvazione, eccetera. Infine, la documentazione delle attività di gestione dovrebbe rilasciare documenti strettamente di propria competenza.
I documenti differiscono per il grado di autenticità. Le bozze o le copie della documentazione principale contengono solo un determinato testo e non hanno la stessa forza legale degli originali. Il documento autentico è considerato quello che contiene le informazioni e i dettagli di cui sopra che ne confermano la validità e l'autenticità.
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