Assegnazione di servizi in viaggio d'affari

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'organizzazione manda i suoi dipendenti in viaggio d'affari, assegnando a ciascuno di loro un incarico di lavoro specifico. Può essere individuale o di gruppo. Tutto è determinato dai compiti specifici che devono affrontare i dipendenti distaccati.

Un'organizzazione che invia dipendenti in viaggio d'affari emette un ordine o un'istruzione che indica lo scopo del viaggio, la località in cui viene inviato il dipendente, i tempi e l'elenco delle persone inviate. Ai dipendenti in viaggio devono essere rilasciati certificati di viaggio con un incarico di lavoro. Si tratta di documenti obbligatori che confermano la validità della partenza verso il luogo di lavoro al di fuori dell'organizzazione. Una nota di partenza è apposta sul certificato di viaggio. All'arrivo sul posto, i dipendenti nel certificato di viaggio devono ricevere un segno di arrivo e, al termine, di partenza. Quando torni alla tua organizzazione, assicurati di segnare il tuo ritorno da un viaggio di lavoro.

Gli specialisti che prestano servizio in un' altra area per risolvere determinati problemi ricevono un incarico di lavoro individuale. Ad esempio, i lavoratori della catena di approvvigionamentosono inviati alle strutture con cui la loro impresa ha rapporti commerciali per la fornitura di materiali specifici, parti componenti e assiemi. A volte la comunicazione telefonica non basta per discutere i termini di consegna o le eventuali caratteristiche dei prodotti forniti: il coordinamento delle specifiche tecniche, la definizione dei parametri, la scelta delle caratteristiche ottimali.

Anche i dipendenti dei dipartimenti di marketing, oltre ai servizi tecnici e di ingegneria, ricevono un incarico di lavoro. Ad esempio, la partecipazione alle fiere richiede la presenza non solo dei responsabili commerciali che possono presentare i propri prodotti e determinarne il prezzo. Possono essere utili anche designer, tecnici e addetti alla produzione, che chiariscono esigenze e desideri speciali da potenziali consumatori. Durante tali viaggi di lavoro, gli specialisti si scambiano esperienze, delineano le prospettive per lo sviluppo dei loro impianti di produzione.

Alcune organizzazioni indirizzano interi gruppi di persone verso determinati oggetti, assegnando loro un compito di servizio, un esempio del quale viene fornito sotto forma di istruzioni o fogli di percorso. Affinché il gruppo distaccato possa svolgere chiaramente il compito ufficiale, il capo del gruppo responsabile della sua attuazione deve essere nominato con ordinanza. Soprattutto nel caso dell'introduzione di apparecchiature o di interi complessi presso l'azienda del cliente, sorge la necessità di tali viaggi di lavoro. Affinché il team della nuova sede possa lavorare in modo più efficiente, sono in corso di elaborazione le questioni relative alla residenza temporanea: prenotazione di hotel o appartamenti. I luoghi in cui saranno i dipendenticibo, nonché le condizioni per la consegna dei dipendenti sul luogo di lavoro. I biglietti per il trasporto avanti e indietro sono pagati dall'impresa che ha inviato i suoi dipendenti. In tali casi, i termini sono strettamente limitati. Si pagano anche le diarie. Le retribuzioni sono trattenute per l'intero periodo di assenza dei dipendenti.

Quando si inviano specialisti, vengono redatti documenti di viaggio, che includono certificati di viaggio e un elenco di attività. A seconda delle caratteristiche e del tipo di attività, gli specialisti distaccati completano gli strumenti e i dispositivi necessari. L'attività di servizio è in questo caso il criterio principale per la selezione delle forniture necessarie.

A seguito dei risultati del lavoro in trasferta, i dipendenti che sono rientrati in azienda redigono una relazione sul lavoro svolto. Tali relazioni sono approvate dal capo o dai suoi delegati. Per la nota spese vengono redatte relazioni anticipate, alle quali si allegano i documenti disponibili a conferma delle spese.

Un viaggio di lavoro è considerato completato con successo a condizione che l'attività di servizio sia completamente completata. In caso di inadempimento (possono sorgere situazioni di parziale espletamento dell'incarico o di impossibilità a portarlo a termine), devono essere indicate le ragioni. Spesso le ragioni sono abbastanza giustificate, ma a volte c'è negligenza dei dipendenti. La direzione dell'organizzazione prende una decisione sulla base dei risultati dell'esame di tutte le ragioni che impediscono di ottenere una decisione positiva dai lavoratori distaccati.