Event management è la gestione dell'organizzazione di eventi. Gestione degli eventi e suo sviluppo in Russia

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

La gestione degli eventi è un insieme di attività svolte per creare eventi di massa e aziendali. Allo stesso tempo, i primi sono chiamati a fornire un potente supporto alle società pubblicitarie, mentre i secondi mirano a rafforzare lo spirito all'interno delle società.

La gestione degli eventi è anche conosciuta con un nome diverso: "gestione degli eventi". Il suo compito principale è organizzare un evento su larga scala da un evento ordinario, che sarà ricordato per molto tempo dopo il suo completamento.

Un po' di storia

Se consideriamo questo concetto nella traduzione dall'inglese, allora questo è un evento, un evento. È noto da fonti primarie che i primi eventi di intrattenimento apparvero all'inizio del XIX secolo. A quel tempo iniziò la vendita dei biglietti per varie competizioni negli sport professionistici. Allo stesso tempo, possono essere classificati come intrattenimento anche i Giochi Olimpici, ad esempio nell'antica Grecia, o varie competizioni nell'antica Roma.

Il manager di eventi cult Joe Goldblatt dimostra che la professione di organizzare vari eventi di intrattenimento risale al 20°secolo (1955 - l'apertura di Disneyland). Ci si può fidare di questa persona eccezionale, dal momento che è il fondatore della comunità internazionale di gestione degli eventi. Ha anche sviluppato i primi corsi di formazione al mondo e un programma di certificazione professionale in quest'area.

Stato attuale della gestione degli eventi

Come sai, la società moderna ha due caratteristiche principali: produzione di massa e consumo. Sono stati loro a influenzare la necessità sempre crescente di marketing di eventi.

Come sai, la società moderna ha due caratteristiche principali: produzione di massa e consumo. Sono stati loro a influenzare la necessità sempre crescente di marketing di eventi.

In Russia, la gestione degli eventi non ha messo radici subito. Quindi, in URSS, questo tipo di servizio è stato fornito dallo stato per molto tempo ed è stato anche responsabile dell'organizzazione di feste grandiose (ad esempio le Olimpiadi).

Le società di eventi professionali in Russia hanno iniziato la loro attività solo negli anni '90 del 20° secolo. A causa delle specificità di questo campo di attività, si è scoperto che la maggior parte degli specialisti proveniva dal mondo dello spettacolo. Pertanto, in quegli anni si tennero alcuni eventi non in nome di portare benefici, ma per il consueto spettacolo.

Con lo sviluppo della cultura aziendale, la domanda ha continuato a crescere non solo per il marketing di eventi, ma anche per i professionisti della gestione degli eventi. Non solo devono essere creativi, ma devono anche essere esperti in vari strumenti e conoscenzearee della psicologia. Nelle moderne agenzie di questa direzione, ci sono dipendenti qualificati nello stato che sono in grado di organizzare qualsiasi evento. Si può anche presumere che questo settore dei servizi continuerà a svilupparsi.

Motivo di tali eventi

Allora come può iniziare un evento? I motivi che fanno da “preludio”, dopo il quale si realizza l'organizzazione degli eventi, possono essere completamente diversi. A seconda della natura e delle finalità, è necessario evidenziare le seguenti azioni: seminari, concorsi, corsi di aggiornamento, incontri e incontri, nonché ricorrenze. Gli eventi gestiti dalla gestione degli eventi includono: raccolta fondi (raccolta fondi per scopi specifici), congratulazioni, cerimonie, celebrazioni, competizioni sportive, concerti e spettacoli musicali, nonché celebrazioni di massa. La cosa principale in questo processo è l'uso corretto di ogni occasione e l'organizzazione della vacanza con il massimo beneficio.

È noto per esperienza che l'organizzazione di eventi, anche di piccola scala, può richiedere notevoli costi e sforzi (materiali e intellettuali). Pertanto, per una formazione di alta qualità, è necessaria un'idea chiara degli obiettivi finali, degli obiettivi e delle proteste pubbliche desiderate. Solo dopo aver ricevuto le risposte complete a queste domande, puoi iniziare direttamente la gestione degli eventi. Tuttavia, alcuni punti chiave dovrebbero essere considerati durante la pianificazione, che saranno discussi di seguito.

Budget

Questo termineviene determinato il costo degli eventi futuri. Ad esempio, una festa aziendale ben organizzata costa fino a 20mila unità convenzionali. E un altro evento su larga scala (ad esempio, un concerto di un artista eccezionale) è una gestione dell'evento completamente diversa. Questa è una festa di altissimo livello con ulteriori eventi organizzativi: conferenza stampa, interviste alla stampa e trasmissioni televisive. Il costo di tali eventi su larga scala è spesso enorme.

Piano d'azione

Una fase altrettanto importante su cui si basa l'organizzazione dell'evento è il piano. Redigere un elenco specifico delle problematiche da risolvere e determinare le tempistiche consentirà non solo di organizzare correttamente una determinata vacanza, ma anche di stilare in modo ottimale un preventivo di spesa.

Personale

La risoluzione della questione del personale è semplicemente necessaria per il corretto svolgimento del lavoro sull'organizzazione degli eventi. Quindi, nella fase iniziale, è necessario determinare il numero di artisti, ingegneri del suono, specialisti dell'illuminazione che lavorano in una particolare vacanza. È necessario comprendere chiaramente quante persone saranno coinvolte nella consegna delle attrezzature, nella preparazione dell'area e nella negoziazione con gli app altatori.

Attrarre sponsor

L'organizzazione e lo svolgimento di eventi sono spesso effettuati con la sponsorizzazione. Tuttavia, a volte una vacanza aziendale presso l'azienda si svolge da sola. Tutto dipende dalle dimensioni di una particolare festa.

Riprendere l'attenzione del pubblico

Uno dei compiti più importanti cherisolvere la gestione degli eventi significa ottenere la necessaria protesta pubblica. Pertanto, quando si pianifica un'azione, è necessario immaginare con precisione in quali volumi e quale tipo di risposta a un particolare evento si desidera ricevere.

Esternalizzazione

In ogni caso, questa domanda viene affrontata da un event manager o da un responsabile marketing alle prime armi. L'organizzazione di eventi di più ampia portata è affidata a professionisti. Sebbene tali vacanze possano costare un po' di più a un'azienda, un'agenzia dedicata eviterà la maggior parte dei problemi assumendosi l'intero onere di tutto il lavoro.

Gli specialisti, agendo secondo le regole accettate, sviluppano prima un concetto generale. E solo allora, usando il loro potenziale creativo, offrono un'idea che esprima al massimo l'individualità e l'essenza dell'evento futuro.

Il passo successivo è la selezione di attrezzature e locali adeguati. Un punto piuttosto importante in questo processo è la creazione di uno script finito. Gli specialisti di tali agenzie organizzeranno trattative con gli app altatori, cercheranno ingegneri del suono e presentatori professionisti. Inoltre, i professionisti troveranno il modo di risparmiare su alcune piccole cose, ma allo stesso tempo non perderanno nulla nel trambusto festivo.

L'organizzazione di eventi sarà più efficiente con il coinvolgimento di specialisti dell'agenzia competente, soprattutto nelle pubbliche relazioni. Ad esempio, le agenzie di comunicazione che hanno contatti di lunga data con i media possono raggiungere il pubblicorisonanza molto più veloce. Per raggiungere gli obiettivi, i professionisti utilizzano una varietà di modi per diffondere le informazioni: posta diretta, pubblicità esterna e trasmettere informazioni al pubblico di destinazione utilizzando fonti speciali. Pertanto, le moderne grandi aziende russe si trovano ad affrontare la necessità di organizzare una vacanza con la partecipazione di professionisti.

Confronto con la pratica occidentale

In Occidente, la gestione degli eventi è un tipo di attività abbastanza nuovo, non può durare più di vent'anni. L'attenzione degli imprenditori russi è stata attirata su questo tipo di attività solo a metà degli anni '90. In questo periodo l'economia domestica ricevette un nuovo sviluppo e vari lavori iniziarono a nobilitarsi in un certo modo. Un event manager è diventato uno degli specialisti più ricercati nel mercato della comunicazione. Il numero di agenzie che forniscono questo tipo di servizi è in continua crescita e gli eventi di massa stanno iniziando ad acquisire un orientamento europeo non solo a Mosca, ma anche nei grandi centri.

Tuttavia, l'organizzazione di un evento di qualsiasi portata dovrebbe tenere conto delle peculiarità della mentalità domestica: se una festa - allora fino al mattino. Tale ampiezza dell'anima russa a volte crea delle difficoltà, ma ciò non pregiudica in alcun modo il risultato.

È inoltre necessario notare che questo campo di attività ha ampie prospettive. Allo stesso tempo, è anche prematuro affermare che un tale mercato dei servizi è completamente formato. Spesso la presenza di prezzi bassi a scapito della qualità in aziende con questo tipo dil'attività è dovuta alla mancanza di una cultura della gestione degli eventi in varie aziende. Quindi, molte persone ricordano che devono festeggiare il nuovo anno o l'anniversario dell'azienda pochi giorni prima dell'evento. Ma in effetti, i costi corrispondenti dovrebbero essere inclusi nel preventivo per almeno altri sei mesi di tale celebrazione.

Corsi di gestione degli eventi

Purtroppo, non ci sono istituzioni educative in cui tali specialisti potrebbero essere formati. Questa professione è solitamente dominata da artisti, psicologi, inserzionisti e insegnanti. Nella maggior parte dei casi, le persone senza istruzione speciale ottengono la professione di "event manager". I corsi sono adatti solo a coloro i cui argomenti risuonano con le basi della gestione degli eventi. Sfortunatamente, oggi ce ne sono anche pochissimi.

Spesso le stesse agenzie di eventi sono impegnate nella preparazione dei propri dipendenti. Per questo, gli stagisti vengono assunti. E già i migliori sono iscritti allo stato.

Requisiti del candidato

Si può affermare con sicurezza che il lavoro di un manager di questa categoria è il suo modo di vivere. Ecco perché una persona che ha scelto questa professione deve avere qualità che risuonano direttamente con le sue attività professionali.

Qualità personali necessarie per un event manager:

- carattere aperto e allegro, socievolezza e aspetto attraente;

- capacità creative e artistiche;

- pensiero analitico e creativo;

- prestazioni elevate e resistenza allo stress;

-qualità di leadership;

- capacità organizzative;

- disponibilità all'auto-miglioramento.

Sulla base dell'elenco di qualità di cui sopra, possiamo concludere che i pantofolai e le persone flemmatiche non dovrebbero applicarsi a quest'area.

Le persone in questa professione dovrebbero avere talenti artistici e creativi. Tuttavia, anche le capacità organizzative giocano un ruolo importante in questo caso. Il manager deve stabilire correttamente le priorità e raggiungere l'obiettivo ad ogni costo. Deve anche avere la capacità di lavorare con un'enorme quantità di informazioni e il talento della persuasione.

Quindi, può sembrare che questa gestione degli eventi sia una cosa molto complicata. Anche dove studiare in questo caso non è del tutto chiaro. Una cosa è certa: se una persona ha almeno la metà delle qualità annotate in questo articolo, può già provare ad aiutare a organizzare un evento, ad esempio nell'impresa in cui lavora. E se lo fa bene e gli piace farlo, puoi già offrire i tuoi servizi ad altre aziende.

Indirizzi principali per la gestione degli eventi

Oggi, i professionisti del settore PR hanno individuato le seguenti aree di gestione degli eventi: organizzazione di eventi aziendali interni volti a rafforzare lo spirito dell'impresa; promozioni su larga scala.

Tuttavia, in ogni singolo caso, gli specialisti procedono dai compiti che devono risolvere. Una dichiarazione accurata dell'obiettivo ti aiuterà a scegliere da un'ampia gammastrumenti nella forma adatta in un caso particolare. Considera un esempio.

Ad esempio, un'azienda farmaceutica ha ordinato a un'agenzia di eventi di celebrare il suo quinto anniversario. Una celebrazione di questa portata, prima di tutto, aiuta a rafforzare lo spirito aziendale. Pertanto, come opzione migliore, è stata considerata la partenza della squadra per il country club. Le gare a squadre e le staffette sportive sono state scelte come mezzo di comunicazione abbastanza adatto e il momento clou della vacanza è stata l'opportunità per chiunque di vedere la città da un cesto di palloncini.