Segreteria aziendale: doveri

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Per entrare nel mercato globale e diventare attraente per gli investitori, i creditori devono stabilire una governance. Al fine di aumentare l'efficienza del lavoro dell'azienda, una nuova posizione è stata aggiunta allo stato per legge: un segretario aziendale.

Questa persona è il volto dell'azienda. Grazie a lui, il segretario, c'è interazione tra i dipendenti dell'azienda: il consiglio di amministrazione, i top manager e i proprietari della società per azioni.

Pratica internazionale e russa

Nelle società straniere, il segretario della società o il segretario della società è apparso molto tempo fa e occupa una posizione significativa nella società. È un anello cardine nell'amministrazione delle principali aree di attività dell'azienda. Ciò è probabilmente dovuto al livello di gestione e alle tradizioni commerciali che si sono sviluppate in diversi paesi.

Norme legali inalcuni paesi obbligano le grandi società pubbliche ad avere questa posizione nel proprio personale. Ad esempio:

• The Companies Act 1985 (Regno Unito).
• Legge sulle società del 1991 (Australia).

Nelle aziende russe nel 2002 hanno menzionato le funzioni ei poteri dei segretari aziendali. La commissione autorizzata a livello federale per il mercato mobiliare ha sviluppato il Codice di condotta aziendale, approvato dal governo della Federazione Russa nello stesso anno.

Prima di tutto, le società per azioni hanno dovuto inserire questa posizione nel proprio personale, grazie alla quale, dopo un certo periodo di tempo, si sono notati risultati positivi.

Segreteria aziendale in Russia

Lavorare come segretaria aziendale è una grande responsabilità. È garante nei rapporti del consiglio di amministrazione con gli altri componenti della società. Il Segretario assicura la tutela degli interessi di tutte le parti nel rispetto degli atti legislativi e statutari interni.

Attraverso la risoluzione dei conflitti emergenti, i canali tra il consiglio di amministrazione e il consiglio sono notevolmente migliorati. Vi è un maggiore controllo sull'esecuzione delle decisioni proposte e sull'elaborazione delle informazioni, il che contribuisce a una gestione più equilibrata e produttiva.

Per chi è questa posizione?

Prima di scegliere qualcuno per questa posizione di responsabilità, vale la pena decidere i doveri del segretario della società. Elenco dei funzionarile funzioni incluse nello svolgimento del segretario aziendale sono piuttosto ampie. Ad esempio, si tratta di assistenza ai membri del consiglio e del comitato nel fornire consulenza professionale, copertura delle informazioni, organizzazione di riunioni degli azionisti e tenerle, risoluzione di situazioni di conflitto, mantenimento della documentazione interna e di qualsiasi azione societaria nell'ambito della legge. Questa lista non è completa, ma grazie ad essa puoi capire a chi dovrebbe essere affidata questa posizione.

In pratica, è stato osservato che gli avvocati svolgono il più delle volte le funzioni di segretario di società. Qualità come la conoscenza delle leggi, la tenuta dei registri e la divulgazione delle informazioni parlano a loro favore. Sono in grado di fornire protezione legale e fornire assistenza professionale. Il lato debole è la mancanza di capacità organizzative, la conoscenza insufficiente dello svolgimento delle assemblee degli azionisti.

Un segretario aziendale abbastanza bravo può essere il capo dell'ufficio legale. A differenza di un normale avvocato, ha capacità manageriali. A sua disposizione è un team di dipendenti che svolgono piccoli incarichi. Gli svantaggi di un tale candidato includono la riluttanza a fare piccoli lavori e il fatto che può costare all'azienda abbastanza costoso.

Spesso c'è un capo contabile che combina il lavoro di una segretaria. Molto probabilmente, questa nomina è guidata dal frequente adempimento dei doveri di altri dipendenti. È vero, ci sono più svantaggi che vantaggi. Positivo può essere chiamato gestione dei documenti e prestazioni di lavoro monotono. Gli svantaggi sono la mancanza di conoscenza del governo societario, del diritto societario, delle capacità di risoluzione dei conflitti, della mancanza di formazione legale e di competenza nell'organizzazione e nello svolgimento di assemblee degli azionisti.

Dalle informazioni di cui sopra, possiamo concludere che nessuno potrà sostituire completamente il segretario dell'azienda. Il segretario aziendale di una società per azioni possiede tutte le conoscenze necessarie. È vero, le qualità personali di una persona, i suoi desideri e le sue aspirazioni sono importanti.

Requisiti di base per il lavoro

Un'elevata responsabilità implica elevate esigenze. La nomina a una posizione come segretario aziendale è gestita dal consiglio di amministrazione.

I requisiti principali possono essere identificati:

1. Istruzione superiore (giuridica o economica).
2. Conoscenza dei mercati azionari (russi ed esteri).
3. Conoscenza delle leggi della Federazione Russa in materia di diritto azionario, redazione di regolamenti.
4. Esperienza nel campo della gestione, conoscenza dei principali standard della corporate governance russa e internazionale e delle attività economiche e finanziarie.
5. Responsabilità, socievolezza, senso dell'umorismo ed elevata resistenza allo stress. Oltre alla responsabilità, la capacità di risolvere situazioni di conflitto, capacità organizzative e analitiche.
6. Uso gratuito del PC.

Se i titoli della società di azionisti sono inclusi negli elenchi delle divise estere, il segretario aziendale devecomprendere il diritto internazionale.

Potrebbero esserci diversi dipendenti nello staff della segreteria aziendale che svolgono determinate funzioni. A seconda delle dimensioni dell'azienda, il loro numero può arrivare a sette persone. Lo stesso segretario dell'organizzazione può essere responsabile nei confronti del consiglio di amministrazione o del CEO.

Vantaggi di posizione

L'importanza di una tale posizione di segretario aziendale, i cui compiti non possono essere sottovalutati, è difficile da sopravvalutare. È in grado di influenzare il successo e la fecondità delle aspirazioni della società per azioni. La mancanza di comunicazione tra gli anelli della catena gerarchica in azienda può portare a molti problemi. Possiamo individuare problemi come responsabilità penale e amministrativa, conflitti aziendali, perdita di reputazione di una società per azioni e una possibile diminuzione dei prezzi delle azioni.

La fiducia degli investitori e degli azionisti dipende dalla reputazione dell'azienda. Si aspettano che la direzione agisca nel loro migliore interesse. Il segretario dell'associazione, i cui compiti e funzioni sono specificati nello statuto e nel codice della società per azioni, affronterà questo compito nel modo più efficace.

Funzioni principali

Le funzioni del Segretario aziendale sono dettagliate nel Codice di condotta aziendale. L'importanza del ruolo di questa posizione nella società è indicata da poteri quali:

• notare tutte le persone che partecipano all'assemblea degli azionisti;
• elencare coloro che lo farannopartecipa all'incontro;
• consegna dei bollettini agli azionisti dell'assemblea degli azionisti;
• fornire l'accesso alle informazioni necessarie;
• distribuzione di copie certificate dei materiali necessari agli azionisti durante l'assemblea;
• consultare e rispondere a domande di interesse per tutti durante l'incontro;
• raccolta e trasferimento delle schede complete della commissione di spoglio;
• fornire informazioni sui risultati finali della votazione;
• consulenza legale e tutela dei diritti degli azionisti.

Formazione

C'è un'opportunità per una formazione avanzata in una posizione come quella di segretario aziendale, la formazione aiuterà in questo. Con la crescita della domanda, le retribuzioni più elevate e le elevate esigenze della professione, in Russia sono apparsi tutti i tipi di istituzioni educative e seminari sul tema degli affari. C'è l'opportunità di seguire corsi di segreteria aziendale.

Conclusione

Le aziende russe, avendo adottato l'esperienza di quelle straniere, stanno sviluppando l'efficacia dell'istituzione dei segretari aziendali, praticando la creazione di attività organizzative di successo. Stanno cercando di dimostrare cambiamenti positivi nella trasformazione del governo societario, migliorando così l'immagine delle società per azioni russe.