Tipi di incontri: protocollo, struttura e contenuto

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

È impensabile immaginare il lavoro di qualsiasi organizzazione senza comunicazioni commerciali. La corretta comunicazione tra i dipendenti consente di risolvere i compiti in modo semplice e rapido.

Ci sono molti tipi di riunioni nelle organizzazioni e ognuna di esse ha le proprie caratteristiche e compiti. Conoscere tali sfumature aiuterà a facilitare la discussione di questioni aziendali. Questo articolo ti parlerà dei tipi di riunioni, ti aiuterà a capire perché si tengono e come vengono registrate nel lavoro d'ufficio.

Obiettivi delle riunioni di lavoro

L'obiettivo principale di organizzare qualsiasi tipo di riunione e riunione è sviluppare soluzioni costruttive specifiche per problemi urgenti e considerare problemi aziendali urgenti. Inoltre, durante l'incontro collettivo, lo staff ha l'opportunità di condividere opinioni, idee o fare una proposta sulla migliore soluzione ai problemi con i dirigenti superiori.

Qualsiasi tipo di incontro di lavoro ti consente di vedere un quadro completo della situazione nell'organizzazione, per determinarne i punti di forza e di debolezza. Va notato che quando si partecipa a questo formatola comunicazione aziendale è un rapido adattamento dei nuovi dipendenti dell'azienda o dell'impresa.

Compiti

Si possono distinguere i seguenti compiti di tutti i tipi di riunioni:

• risolvere problemi e problemi attuali;
• integrazione delle attività dei reparti in accordo con l'obiettivo strategico dell'azienda;
• valutazione dell'azienda e delle sue singole divisioni strutturali;
• mantenere e sviluppare la politica aziendale.

Per capire in quale formato organizzare un tale evento aziendale, devi decidere quale delle attività di cui sopra corrisponderà ad esso, e successivamente puoi capire a quale classificazione apparterrà.

Tipi e classificazioni

Una riunione, come tipo di comunicazione commerciale, può avere una diversa forma di svolgimento, che ne determina l'oggetto e l'elenco dei funzionari presenti.

Da evidenziare la classificazione principale degli incontri:

1. Regione di proprietà. Qui possiamo distinguere tali tipi di riunioni come amministrative (che prevedono la discussione di questioni problematiche), scientifiche (seminari e conferenze, il cui scopo è discutere questioni scientifiche di attualità), politiche (prevedendo una riunione di membri di qualsiasi partiti e movimenti) e tipi misti.
2. Scala. Qui si distinguono quelli internazionali, dove sono coinvolti specialisti di altri paesi o partner stranieri, nazionali, regionali e cittadini.
3. Regolarità. In qualsiasi formato di riunione, ci può esserepermanente o periodico.
4. Secondo la posizione - locale o in viaggio.

E anche tutti i tipi di incontri possono essere suddivisi come segue:

1. Istruttivo, prevedendo un formato direttivo di condotta, in cui un leader superiore trasmette informazioni direttamente ai suoi subordinati, che poi divergono e vengono trasmesse lungo la verticale del potere. Molto spesso, nel corso di tale comunicazione aziendale, vengono ascoltati gli ordini dell'amministratore delegato, che possono influenzare in modo significativo il corso dell'impresa e possono anche essere norme di comportamento o innovazioni importanti.
2. Operativo (sale di controllo). Lo scopo di questo tipo di riunione è ottenere informazioni sullo stato delle cose in un'organizzazione o impresa. Il flusso di informazioni in questo caso è diretto dai subordinati subordinati ai capi di dipartimento o al direttore generale. Fondamentalmente, nelle riunioni operative, vengono considerate le questioni relative all'attuazione delle road map, alle attività pianificate, ai piani strategici e operativi. Una differenza importante tra la riunione operativa (di spedizione) e tutte le altre è che si tengono regolarmente e hanno un elenco fisso di partecipanti. Vale anche la pena notare che durante la riunione potrebbe non esserci alcun ordine del giorno.
3. Problematico. Tale riunione viene convocata in caso di necessità urgente di prendere una decisione per completare le attività in breve tempo o per risolvere un problema globale per l'impresa.

Oltre a tutto quanto sopra, è possibile individuare separatamente uno dei tipi di produzione più popolaririunioni - pianificazione. Di norma, un tale evento si tiene ogni giorno o una volta alla settimana, in cui sono presenti il capo del dipartimento e gli esecutori diretti, che ricevono compiti per la giornata e discutono lo stato di avanzamento della loro attuazione.

L'argomento della riunione del personale dell'impresa alla riunione può essere qualsiasi tipo di problema che si presenta nel corso dell'impresa e il corso della discussione può essere dedicato ai cambiamenti nell'ambiente esterno in cui opera una particolare organizzazione.

Organizzazione di una riunione

Qualsiasi tipo di incontro, indipendentemente dal suo formato, richiede un'attenta preparazione, poiché la sua efficacia dipende da questo momento. Inizialmente, devi determinare i seguenti punti:

• bersaglio;
• problemi discussi;
• impostazione dei compiti per il personale (in base a funzionalità e subordinazione);
• passi per il completamento delle attività.

Oggi, la maggior parte delle riunioni sono condotte in modo molto mediocre, per cui il loro significato viene perso e i compiti assegnati possono essere eseguiti male. Pertanto, è estremamente importante pensare all'intero corso di tali riunioni di lavoro e costruire una discussione di lavoro in modo tale che non richieda solo tempo, ma abbia un feedback dal team.

Incontri

Va notato che le grandi aziende e organizzazioni che cercano di guadagnare una certa quota di mercato e sviluppare la propria azienda con l'obiettivo di realizzare grandi profitti fanno una grande scommessaper discutere questioni importanti proprio attraverso incontri. Dalla pratica dei manager di successo, puoi formare il seguente insieme di regole su come prepararti per una riunione:

In primo luogo, viene determinato l'elenco dei partecipanti. Dovrebbe essere chiaro chi invitare alla riunione e quale ruolo avrà in essa. Succede spesso che le persone invitate non capiscano il problema e siano invitate "per ogni evenienza", ma in quel momento potrebbero svolgere le loro mansioni lavorative e non perdere tempo.

È importante preparare un'agenda. Se l'incontro è programmato, viene elaborato in anticipo un ordine del giorno, che indica le questioni da discutere e determina anche i relatori principali. È importante ricordare che questo documento dovrebbe essere inviato ai responsabili della preparazione delle informazioni ea coloro che saranno presenti in modo che tutti i partecipanti possano preparare relazioni, proposte e domande aggiuntive. Se necessario, l'ordine del giorno può essere modificato.

Le questioni principali e strategiche dovrebbero essere poste in primo piano nella riunione. Relatori di tali temi devono essere necessariamente persone (direttori di dipartimento, sezioni, officine) che sono personalmente responsabili dell'attuazione di qualsiasi attività strategica dell'azienda.

Punti importanti

È importante ricordare che ogni riunione ha due fasi principali: la preparazione e l'effettivo svolgimento. La prima fase include la determinazione della rilevanza della conduzione di un'impresavengono indicati la raccolta, i compiti, gli obiettivi principali e secondari, viene formato un elenco di partecipanti e relatori, vengono preparati rapporti, presentazioni e un rapporto in base all'argomento o all'ordine del giorno precedentemente definito. La seconda fase prevede l'attuazione del corso della riunione precedentemente pianificato, l'ascolto dei rapporti e la discussione di questioni attuali e strategiche.

Se durante tale comunicazione aziendale è necessario decidere cosa ea chi fare dai dipendenti, allora possiamo individuare la terza fase: il processo decisionale. Di norma, le decisioni sono prese dal presidente, che presiede l'assemblea, a propria discrezione o mediante discussione o votazione collettiva.

Programma di incontro di esempio

Con un piano chiaro davanti a loro, qualsiasi manager può condurre una riunione in modo efficiente ed efficace, il che ti consentirà di ottenere feedback dal personale e impostare i compiti giusti per loro. Questo piano può includere quanto segue:

• discorso di saluto;
• ascoltare i rapporti e riassumere per un certo periodo di tempo (trimestre, settimana, semestre, mese);
• copertura di questioni attuali rilevanti per l'azienda;
• suggerimenti di ascolto per la risoluzione dei problemi (brainstorming);
• valutazione delle opzioni proposte e discussione sulla loro attuazione;
• accumulo di opzioni;
• votare per l'adozione dell'una o dell' altra opzione;
• determinare i limiti durante la risoluzione dei problemi (determinare chi è responsabile, tempi, metodi e metodi).

Registrazione

Grandealcuni tipi di riunioni devono essere fissati su carta (documento), che viene chiamato protocollo. Conservare questo tipo di documentazione consente di legittimare le decisioni prese. Inoltre, grazie al protocollo, puoi sempre tenere traccia dello stato di avanzamento dell'attuazione delle attività e, in caso di mancato completamento delle attività, determinare chi ne è responsabile.

La puntura, di regola, è condotta dal segretario del leader che è il presidente della riunione. Tuttavia, questa funzione può spesso essere svolta anche da altri lavoratori.

Funzioni e compiti della segretaria

Prima dell'inizio delle riunioni di lavoro, il segretario dovrebbe avere familiarità con l'elenco degli invitati e l'elenco delle questioni discusse. Tuttavia, vale la pena notare che se la riunione si tiene regolarmente, è questo funzionario che raccoglie tutta la documentazione (elenchi, piani, ordine del giorno, ecc.) e aiuta il leader a prepararsi per la riunione.

In primo luogo e se necessario, la segreteria può chiedere alle persone che si presentano di compilare un foglio di registrazione, dove saranno indicati i loro nomi completi. e posizione. Ciò sarà necessario durante la stesura del protocollo. Successivamente, il segretario comunica l'ordine del giorno, che segna l'inizio della riunione. Inoltre, quando i presenti iniziano a discutere le questioni, il segretario registra lo stato di avanzamento di questo evento. Al termine della riunione, questo funzionario prepara la versione definitiva del verbale, dopodiché la firma con il presidente e invia il tutto alle persone coinvolte.

È estremamente importante che il Segretario, durante la compilazione, paghi il dovutoattenzione alla redazione del verbale della riunione. Deve includere un'intestazione, una sede, un elenco dei partecipanti, le questioni discusse e le decisioni prese.

Conclusione

Dalle informazioni di cui sopra, diventa chiaro che tenere riunioni nelle imprese è estremamente importante. Tuttavia, vale sempre la pena ricordare che una preparazione di alta qualità per tali eventi porta oltre il 50% della chiave per il successo nella copertura delle informazioni, nella definizione degli obiettivi e nella loro implementazione di alta qualità.