2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
Un attributo essenziale di qualsiasi attività commerciale è la corrispondenza commerciale. I dipendenti di ogni azienda comunicano con colleghi e clienti, con fornitori e consumatori. In generale, la routine quotidiana di qualsiasi ufficio include certamente la partecipazione alla corrispondenza.
Nonostante il fatto che la maggior parte dei dipendenti nelle aziende e nelle organizzazioni invii e riceva numerosi messaggi ogni giorno, non tutti aderiscono alle norme e alle regole stabilite durante la loro creazione. Si scopre che scrivere una lettera commerciale in modo corretto e corretto non è così semplice. Ci sono una serie di requisiti e modelli che vengono applicati nel mondo e relativi al flusso di lavoro. Includono le regole per scrivere una lettera commerciale, nonché i punti principali relativi al design.
Quando si compone un messaggio a un'organizzazione di terze parti o semplicemente a un collega di un dipartimento vicino, è necessario attenersi a uno stile rigoroso (ad eccezione della corrispondenza amichevole, per la quale non esisterestrizioni simili). Non usare parole troppo emotive nemmeno per descrivere l'importanza della transazione o la gioia dei prodotti testati. Una lettera commerciale deve essere chiara, concisa e ragionevolmente contenuta.
Il messaggio dovrebbe iniziare dal destinatario. Se è destinato a un dipendente di un'organizzazione di terze parti, devi sicuramente indicarne il nome, la posizione del destinatario, nonché il suo nome completo. Nel caso in cui il documento rimanga in azienda è sufficiente un cognome con le iniziali (puoi anche aggiungere la posizione ricoperta).
Una lettera commerciale a un'organizzazione esterna dovrebbe essere su carta intestata dell'azienda (indipendentemente dal fatto che sia inviata elettronicamente o su carta). Se è assente, puoi semplicemente indicare i dettagli del mittente nell'"intestazione" del documento.
Prima di iniziare a compilare il testo, devi pensare alla sua struttura, identificare i punti principali e gli obiettivi della scrittura. Questo renderà il processo di scrittura molto più semplice. La lettera deve terminare con una firma, che indichi non solo il nome del mittente, ma anche la posizione, nonché il nome dell'impresa che rappresenta.
Quando invii un'offerta a un potenziale cliente o partner, alla fine, devi sicuramente esprimere gratitudine per la cooperazione e sperare in un ulteriore lavoro congiunto.
Oltre alle regole usate nella corrispondenza commerciale, ci sono anche delle raccomandazioni. Ad esempio, qualsiasi documento indirizzato a una persona specifica dovrebbe iniziare con le parole "caro" con il nome completo enon iniziali. Non è necessario utilizzare abbreviazioni nelle lettere, ad esempio scrivere "uv". o ridurre la posizione del destinatario, il suo luogo di lavoro.
Il flusso di documenti internazionali è considerato il più difficile, poiché ogni stato ha le sue sfumature di comunicazione e la lingua in cui devi corrispondere con i partner stranieri non è sempre chiara a chi scrive la lettera, quindi tu devono utilizzare i servizi di traduttori. Prima di ricorrere ai servizi di un tale specialista, dovrebbe essere chiarito se sa scrivere una lettera commerciale in inglese o se stiamo parlando di una banale traduzione letterale. Se si prevede di mantenere costantemente il flusso di documenti stranieri, è meglio assumere un dipendente che parli una lingua straniera abbastanza da scriverci una lettera commerciale.
In generale, il raggiungimento del compito per molti aspetti dipende da come viene redatto il documento e da come è concepito. Quindi non sottovalutare mai l'importanza dell'etichetta aziendale durante la comunicazione.
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