Strategia di efficienza operativa: concept, approccio globale, fasi di sviluppo e risultati

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Ricorda il famoso "Veloce, di alta qualità, economico: scegline due". In linea di principio, l'adempimento simultaneo di tre desideri che si escludono a vicenda era considerato impossibile. Ora dobbiamo sbarazzarci di questo stereotipo.

La strategia dell'efficienza operativa è mirata proprio a migliorare la qualità del prodotto senza perdite di tempo e con costi di produzione minimi. Si tratta di un allontanamento da lavori urgenti e cause di forza maggiore verso un nuovo stato di società, il cui nome non è ancora molto ben definito. Questo è talvolta indicato come "agilità" negli affari, riferendosi a velocità, agilità e agilità.

L'efficienza operativa di un'impresa è il miglioramento della qualità del prodotto riducendo i costi. Non è un compito facile e il raggiungimento di obiettivi così ambiziosi richiede strategie e grandi cambiamenti nell'azienda.

Ma il gioco vale la candela, perché il principale vantaggio delle migliori aziende moderne è la capacità di rispondere in modo rapido e adeguato ai cambiamenti esterni, mantenendoquesto è il costo ottimale. La tecnologia per raggiungere un elevato livello di efficienza operativa deve essere ben compresa.

Qualcosa è andato storto. Tutto è andato storto

L'azienda opera da diversi anni con un buon profitto e una quota di mercato stabile. Non cambia nulla nel sistema di gestione, perché “il meglio è nemico del bene”, e perché, quando gli indicatori aziendali vanno di pari passo con i grafici dell'inflazione e le statistiche di mercato regionali. Va tutto bene.

Buono, ma non così buono. Perché in questa situazione appariranno sicuramente sintomi allarmanti:

• procedure extra e azioni normative superate, ma nessuno le ha eliminate;
• duplicazione del lavoro da parte di diversi reparti;
• mancanza di informazioni attuali e affidabili sullo stato delle risorse, comprese quelle finanziarie;
• mancanza di piani di ottimizzazione dei costi e dei costi;
• attrezzatura vecchia, tecnologia obsoleta;
• diminuzione dell'attività creativa dei dipendenti: semplicemente non hanno tempo.

Tali sintomi non possono portare a nulla di buono. Non lo fanno.

Ecco il risultato:

• lo stato è gonfiato, il libro paga sta crescendo in modo catastrofico - l'articolo sui salari;
• nessuno controlla i costi;
• appaiono documenti superflui - documenti di segnalazioni non necessarie, posizioni non redditizie nei rapporti, ecc.;
• nei magazzini - scorte eccessive e nei rendiconti finanziari - congelamento di denaro nelle scorte;
• l'umore dei dipendenti ricorda la sindrome depressiva generale dell'azienda,ogni motivazione ha smesso di funzionare, resta solo il metodo “sotto il bastone”.

La diagnosi, come puoi vedere, non è importante. Il miglior mezzo moderno di trattamento è aumentare l'efficienza operativa. Passiamo a come usarlo, dosaggio e controindicazioni.

Concetto, sfumature e differenze

Qual è la differenza fondamentale tra i metodi standard per migliorare l'efficienza dell'azienda e l'iniziativa progettuale "Efficienza operativa"?

Non ci sono mai sciocchezze nel blocco operativo delle attività dell'azienda. Un difetto apparentemente insignificante all'inizio o in un ramo laterale della catena di processo può portare a gravi conseguenze negative. Eliminare tali situazioni è solitamente molto costoso sotto tutti i punti di vista: psicologico, finanziario, di comunicazione, ecc.

Ad esempio, inizi ad agire in modo tradizionale e inizi a risolvere il problema dell'eccesso di scorte nei magazzini, per ridurre il livello delle scorte di prodotti finiti. Stai cercando una soluzione all'interno dell'azienda. E in una situazione del genere, c'è il rischio di ottenere un effetto collaterale negativo sotto forma di un conflitto con i produttori, ai quali hai fatto richieste impossibili per aumentare la velocità di rilascio del prodotto.

Purtroppo, l'effetto di cercare di vincere in un'area mentre si subiscono perdite in un' altra è onnipresente: una strategia per migliorare i singoli indicatori spesso porta all'introduzione di un altro programma IT, complicando i processi aziendali o semplicemente aumentando i costi.

La strategia della sala operatorial'efficienza implica un approccio equilibrato alla ricerca di opportunità per le riserve interne e la loro attuazione. È l'integrazione di tutte le attività dell'azienda.

L'efficienza operativa aziendale non è affatto una strategia, è molto importante capirlo. La strategia si sviluppa con la definizione degli indicatori target, delle modalità per raggiungerli, dei principali vettori di sviluppo. L'efficienza operativa è essenzialmente uno strumento tattico, è lo stato quotidiano dell'azienda con prestazioni stabili in tutte le posizioni.

Tutto, subito e velocemente

Il miglior rapporto tra i costi ei risultati finali del lavoro è la condizione principale per l'attuazione del concetto. Le aziende che operano in questo formato eseguono le stesse azioni più velocemente, meglio e con un numero minimo di difetti. È questa combinazione di proprietà che rappresenta un potente vantaggio competitivo sul mercato. Perché non sarà possibile raggiungere rapidamente indicatori di prestazioni elevate. È così costoso. Per implementare il concetto, servono pazienza, determinazione, elevate capacità comunicative, lo stesso programma di efficienza operativa e molto altro. Questi indicatori non possono essere "rubati" - non funzionerà in alcun modo per usare quelli di qualcun altro. Pertanto, l'efficienza operativa ha altre due proprietà preziose: sostenibilità e longevità.

Due in uno: un approccio integrato all'attuazione della strategia

Non esiste una chiara classificazione dei principali approcci alla gestione di un'organizzazione nell'economia. Non c'è dubbio che dovrebbe essere sistemico. Ma la sceltadei metodi di gestione disponibili può causare alcune difficoltà. Qual è l'approccio migliore per aumentare l'attività operativa: strutturale, funzionale, situazionale, di processo o di progetto?

Sembra che una soluzione ibrida sarebbe appropriata e logica: combinare i due approcci. Stiamo parlando dell'integrazione degli approcci di progetto e di processo. Per armonizzarli, sarà necessario sviluppare la struttura delle attività operative, creare e implementare processi utilizzando l'esecuzione unificata di progetti di efficienza operativa. Tutte queste azioni non sono nuove e superflue, sono comunque necessarie. Pertanto, la scelta del processo e degli approcci progettuali sembra abbastanza accettabile.

Fasi di sviluppo e implementazione

Ottimizzazione dei processi aziendali dell'organizzazione. Se l'approccio per processi non è implementato in azienda o implementato formalmente, questa situazione dovrà essere cambiata. Sarà necessario calcolare e costruire catene di azioni ottimali che portino a risultati migliori con costi minimi sotto forma di risorse materiali e umane. I dipendenti responsabili della "filosofia" di processo in azienda dovrebbero essere specificamente assegnati con una chiara descrizione delle responsabilità funzionali. La subordinazione diretta dovrebbe essere molto alta, soprattutto il capo o il primo vice capo

• La componente più importante e molto promettente è l'uso razionale delle risorse umane. Questo principio non è affatto limitato all'intelligibilestruttura organizzativa con responsabilità funzionali ben definite di ciascun dipendente. Si tratta di nuove tecnologie di recruiting, talent management, nuovi format per la formazione e lo sviluppo dei dipendenti. In altre parole, l'ottimizzazione delle risorse umane implica, in primo luogo, l'elevata qualità di queste risorse. Questi sono dipendenti competenti e istruiti.
• Principio "risorsa" - atteggiamento attento alle risorse. Al giorno d'oggi si usa spesso l'espressione "produzione snella", che non sembra molto professionale. Il fatto è che il sistema giapponese di "produzione snella" include requisiti piuttosto specifici e severi di cui molti non sono a conoscenza. In un modo o nell' altro, l'efficienza del sistema operativo include un problema di "risorse". Un punto importante da tenere a mente è che "atteggiamento attento" non significa risparmio di denaro, ma uso ottimale di risorse di ogni tipo.
• Monitoraggio dei cambiamenti di qualsiasi natura, interni ed esterni. Non è così semplice come potrebbe sembrare a prima vista. Informazioni su concorrenti, nuove tecnologie, modifiche legislative, liti tra capi di reparto, incidenti in magazzini distanti: tutto deve essere elaborato e trasmesso attraverso canali consolidati. La componente informativa dovrebbe essere ben scritta in un processo aziendale dedicato.
• Sistema di controllo e contabilità. Flusso di rendicontazione competente nel rispetto delle regole della burocrazia classica. Il concetto di burocrazia è immeritatamente screditato, significa il corretto flusso di lavoro: "il minimo necessario per le persone giuste". approccio al processo, così come altre modifiche dovrebbero essere documentate per un motivo: per tenere traccia dei risultati e delle modifiche nei KPI per le operazioni.

Compiti per le aziende russe

In un contesto caratterizzato da una rigida regolamentazione del mercato, consumatori più sofisticati, un rallentamento della crescita del PIL e molti altri eventi che non facilitano la crescita delle aziende, è necessario definire chiaramente l'ambito di applicazione. Possono anche essere chiamati combattimento e la loro attuazione urgente - attività in prima linea. Puoi fare a meno delle battute, ma le specifiche dovrebbero essere ferree:

• Fornire trasparenza con i partner, ottimizzare i costi, aumentare la copertura, aggiornare la strategia del canale di distribuzione.
• Costruire alleanze strategiche con partner chiave di un nuovo tipo: con integrazione e mutevoli condizioni contrattuali.
• Servizio di alta classe incondizionato: l'unico modo per mantenere i clienti e avere un vantaggio competitivo.
• Sviluppo e implementazione di nuovi standard per le vendite dirette e indirette.

Le aziende russe hanno tutte le opportunità per migliorare le funzioni aziendali e migliorare l'efficienza operativa. La strategia dovrebbe includere almeno quattro aree:

1. migliorare la produttività del lavoro;
2. efficacia della gestione del personale;
3. gestione razionale del capitale;
4. relazioni produttive con i clienti.

Gestione dell'efficienza operativa

Certo, questo è il compito del primo leader. Tra gli strumenti di controlloprestazioni dei compiti impostati, è inclusa anche la Balanced Scorecard, che svolge un ottimo lavoro con l'analisi e il calcolo dell'efficienza operativa.

Ci sono tre aree da tenere a fuoco:

1. Costruire e mantenere un sistema operativo snello e stabile.
2. Formazione di una nuova struttura organizzativa.
3. Integrare la cultura aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti in tutte le attività di miglioramento.

Quando si pianifica un'azione efficace, ci sono quattro domande da porsi:

• Come ottimizzare le condizioni e le risorse necessarie per questa azione?
• Quale personale dovrebbe essere coinvolto? Come verranno contattate le persone?
• Qual è la loro motivazione e cosa si dovrebbe fare per aumentarla?
• Le persone sono abbastanza competenti o hanno bisogno di essere addestrate?

Tutti i tipi di operazioni e attività si adattano perfettamente a blocchi di processi aziendali. Se non esistono già, dovranno essere descritti per poi essere ottimizzati secondo tutte le regole della moderna scienza della gestione aziendale. L'approccio al processo è fondamentalmente diverso da quello funzionale e, soprattutto, nella sua capacità di cambiare rapidamente e concentrarsi sul risultato finale.

Se, con l'approccio funzionale tradizionale, un'azienda è un insieme di dipartimenti, con un approccio per processi, è un insieme di operazioni sotto forma di processi. L'unità di lavoro principale dell'intera strategia di miglioramento sarà l'operazione, il principale mattone del successo.

Persone

Ora lo chiamano alla modaTermine delle risorse umane "coinvolgimento del personale", che in re altà è la componente più importante del successo. È importante non sostituire questo coinvolgimento con numerosi sondaggi interni ai dipendenti, come purtroppo spesso accade. Un sondaggio è un ottimo strumento di cui avrai sicuramente bisogno nel corso di tutto il lavoro. Ma prima di condurre un sondaggio, è necessario lavorare sodo in modo che ogni dipendente capisca dove e perché l'intera azienda nel suo insieme e la sua divisione in particolare si stanno muovendo. E la cosa più importante sarà capire il proprio ruolo in questo movimento. Tale motivazione non ha mai deluso nessuno, vale molto.

Oltre a una profonda comprensione da parte dei dipendenti di tutti i cambiamenti nell'azienda, è necessario implementare seriamente il sistema di indicatori chiave KPI. Dopotutto, a ben guardare, i classici indicatori chiave sono anche indicatori di efficienza operativa.

Risultati: oggi serve il successo

Molto probabilmente, oggi le aziende devono riconsiderare le proprie opinioni sul miglioramento tecnologico: non possono evitare attività di progetto per migliorare processi e operazioni. Alcuni anni fa, i vantaggi competitivi si sono formati concentrando i miglioramenti in una direzione, ad esempio riducendo i costi di produzione o rivedendo il programma di fidelizzazione dei clienti. Gli effetti delle modifiche apportate più spesso non si sono verificati immediatamente, ma nell'arco di diversi mesi o addirittura anni.

Oggitali tariffe sono inaccettabili. La situazione sta cambiando con velocità cosmica su tutti i fronti, ora l'installazione “success today” sta funzionando. Ma non si tratta solo di velocità. Avendo ottenuto un aumento degli indicatori di qualità della produzione sullo sfondo dell'ottimizzazione dei costi, fermarsi a questo è come la morte. Già nel secondo o terzo ciclo del processo, è necessario iniziare a ottenere maggiori profitti. Non aspettare che i sintomi negativi inizino un nuovo progetto per eliminarli: questo approccio non funziona più.

Oggi non ci sono e non possono esserci segreti aziendali o segreti associati a vantaggi specifici. Sviluppi di successo e vantaggi temporanei di qualsiasi direzione nell'attività dell'azienda sono quantità dal valore molto dubbio.

Mantenere il vantaggio competitivo non sarà possibile con prodotti o aree di attività specifiche, ma con la capacità dell'azienda di adattarsi in modo rapido ed efficace. La capacità di cambiare contemporaneamente su tutta la linea - risorse umane, gestione dell'inventario, flusso di lavoro, linea di prodotti, clienti chiave, gestione del rischio e altro - ecco come dovrebbe essere la gestione delle prestazioni operative come azienda permanente.

Invece di una conclusione: uno stile di vita sano

L'efficienza operativa di un'impresa è un processo costante e continuo che non dovrebbe mai fermarsi. Questo formato di lavoro dovrebbe diventare uno "stile di vita sano" per l'azienda, un modo di esistere. Parlando per metafore, non è necessario seguire una dieta rigorosa per perdere peso urgentemente entro l'estate. O abbattereaumento della pressione sanguigna con pillole dure.

Dire ai dipendenti lunedì mattina: "D'ora in poi, saremo più efficienti" non è un'opzione, i leader esperti lo capiscono bene. Coinvolgere tutti, spiegare il più possibile e fornire gli strumenti necessari: questo è il compito dei primi leader, in modo che le persone lo seguano.

Nessun incendio o causa di forza maggiore. Per essere sempre in forma, tenere traccia di eventuali cambiamenti, trovare soluzioni belle e intelligenti, agire in modo proattivo… Proprio così. Non c'è altro modo.